И научаваме правилата за изчисляване на срока на съхранение на документите в счетоводното и данъчното счетоводство, вкл. нека вземем предвид термина давностен срок... Помислете за изключенията от това правило, например: характеристики на фактури, документи за по-рано получени загуби, документи за придобиване на ценно имущество с дълъг период на амортизация (сгради - 31 години и др.). Нека да разберем кога е възможно да се унищожат документи, за които в Списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, е установено изискването „подлежи на проверка (ревизиране)“. Ще разберете как да се държите, когато данъчните изискват документи с изтекъл срок на валидност, както и пострадали от пожар или наводнение. Ще можете да оцените рисковете от санкции.

Изискването на действащото законодателство е такова, че всяка операция в живота на една организация трябва да бъде придружена от подкрепящи документи (и често не един, а няколко). В резултат на това те се натрупват толкова много, че просто няма къде да се поставят, а съхранението за дълго време е скъпо. Всеки от счетоводните документи има свои собствени срокове на съхранение, установени от законодателството. След края на тези срокове организацията има право да унищожи документите. Ако все пак се вземе такова решение, е необходимо да се изберат тези от тях, чието унищожаване няма да доведе до проблеми по време на възможни проверки.

Нека да разгледаме изискванията, които законодателството налага към срока на съхранение на счетоводни и данъчни документи. Има много изключения от общото правило и те представляват най-голям интерес, т.к не всички специалисти знаят за тях.

Общо правило за съхранение ...

... счетоводни документи

Вписване в счетоводството не може да се направи без регистрация първични счетоводни документи, които по принцип трябва да се съхраняват най-малко пет години след отчетната година или след годината, в която са били използвани за отчитане (член 29 от Федералния закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-долу - Закон № 402-FZ).

В същото време е необходимо да се съсредоточи върху определените срокове за съхранение на документи, към които се позовава самият Закон № 402-FZ, в случай че този период е по-дълъг.

Например, поддържайте целостта на годишния счетоводни отчети предписва се постоянно, тримесечно - за 5 години и месечно - за 1 година (чл. 351 от Списъка). Изисква се постоянен срок на годност документи (протоколи, актове, заключения) за разглеждане и одобрение счетоводни отчети (Член 355 от списъка).

Документи (изчисления, обобщения, справки, таблици, информация, кореспонденция) за изчисляване и прехвърляне на данъци в бюджета на всички нива и извънбюджетни средства всички нива се изискват да се съхраняват 5 години (чл. 382 от Списъка), както и връщане на данъци юридически лица за всички данъци (чл. 392 от Списъка). Съгласно чл. 658 Списък i> лични карти на служители.

Както виждате, сроковете са значителни. И изчисляването се извършва от 1 януари на годината, следваща годината, в която документите са били използвани за изготвяне на счетоводни (финансови) отчети за последно (част 2 от член 29 от Закон № 402-FZ).

Пример 1

Свиване на шоуто

Като цяло, ако срокът на съхранение е предписан за 5 години и документът е съставен например през май 2014 г., тогава периодът на съхранение ще започне да се изчислява от 1 януари 2015 г. и ще приключи на 31 декември 2019 г.

... срок на съхранение на данъчни документи

Данъчното счетоводство се извършва въз основа на данни от първични документи (член 313 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Потвърждение на данните данъчно счетоводствоможе да има не само първични счетоводни документи, но и аналитични данъчни книги, изчисления данъчна основа.

По силата на алинея 1 на чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, разходите се признават за разумни разходи (а в случаите, предвидени в член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация, загуби), потвърдени от документи, съставени в съответствие със законодателството на Руската федерация. Руска федерация.

Освен това данъкоплатецът трябва гарантира безопасността на данъчните счетоводни данни и документи, които служат като основа за изчисляване и плащане на данъци , вкл. потвърждаване на получаването на направените приходи и разходи, за поне четири години (алинея 8, член 1, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Тук в законодателството няма препратка към Списъка. Но финансовият отдел често се позовава на него, когато разглежда този въпрос (например в писмото на Министерството на финансите на Русия от 26.04.2011 г. № 03-03-06 / 1/270).

Посочените първични счетоводни документи се изискват от данъчните власти, за да следят за спазването на законодателството от данъкоплатците на данъците и таксите, включително при данъчни ревизии.

Унищожаване на документи

От изложеното по -горе заключението предполага, че когато се взема решение за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение, човек трябва да се ръководи най -малко от:

• Списък на Министерството на културата,
• Закон за счетоводството и
• Данъчния кодекс на Руската федерация.

Освен това е необходимо правилно да се прецени времето за съхранение на всеки от документите, които трябва да бъдат унищожени, така че в бъдеще да не се забъркате, когато проверяващите органи изведнъж поискат да им предоставят някои от вече унищожените документи.

За това в организацията се създава експертна комисия, която проверява архива от документи. Създава се със заповед (указ) на ръководителя на организацията. Освен това не е задължително да се издава такава заповед ежегодно, достатъчно е да се направи веднъж и след това да се промени състава на членовете само ако някой от тях напусне.

В хода на работата си комисията съставя акт със списък на документите, подлежащи на унищожаване. Когато актът е готов, той се одобрява от ръководителя на организацията. На негова основа се извършва унищожаването на първични документи.

В този случай е по-целесъобразно да се съставят отделни актове за групи документи, които се унищожават по различни начини: използване на шредер, огън, предаване като рециклируеми материали. Най-„ценните“ документи, съдържащи поверителна информация (те обикновено са малцинство), е най-добре да се унищожат независимо и безвъзвратно (например изгорени или раздробени), а по-голямата част може да бъде дадена за рециклиране.

След като извърши унищожаването и подписа документите за това, организацията може да счита, че е изпълнила задълженията си, предвидени от законодателството, и има в ръцете си документи, потвърждаващи факта на извършената процедура.

Изключения от общото правило

Разписка за доставка и фактура

Нека започнем с един привидно прост пример. Да приемем, че организация е закупила материал и е получила известие за доставка и фактура от доставчик през март 2014 г. През същия месец материалът е внесен в склада и след това изпратен в производство.

Документите за регистрация на фактури, изготвени на хартиен носител или в електронна форма, се съхраняват в организацията най-малко четири години от датата на последното вписване (клауза 24 от раздел II от приложение № 4, клауза 22 от раздел II от Приложение № 5 и клауза 13 от раздел II на приложение № 3 към Постановление на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137 „За формите и правилата за попълване (поддържане) на документи, използвани при изчисляване на добавената стойност Данък").

Периодът на задържане на фактурата в подкрепа на приспадането на ДДС започва след отчетния (данъчния) период, в който документът е използван последно. Нека припомним, че ДДС се изчислява на тримесечие, а мартенската фактура е включена в изчисляването на ДДС за първото тримесечие на 2014 г. Следователно в този случай периодът на съхранение може да се брои от 01.04.2014 г., той ще приключи след 4 години, тоест 31.03.2018г. Но в средата на годината документите не се унищожават, а се съхраняват до края на годината (т.е. до 31.12.2018 г.) и едва тогава се отразяват в акта за унищожаване.

Трябва да се има предвид, че приспадането на ДДС може да бъде направено за закупени стоки само след като те са били регистрирани (член 1 от член 172 и член 171 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Ето защо е важно също така да запазите документа, потвърждаващ факта на тяхната покупка - фактурата - за периода, изчислен по-горе за фактурата (до 31.12.2018 г.).

За да счетоводствоТоварният лист (обикновено използван в унифицираната форма № TORG-12) е основният счетоводен документ и срокът му на годност е най-малко пет години. Следователно, за отчитане в този пример, срокът му на годност е по-дълъг. Периодът на съхранение започва да се отчита след годината, в която е бил използван за отчитане, тоест от 01.01.2015 г. и приключва на 31.12.2019 г.

Както можете да видите, един документ (фактура) може да има няколко функции, всяка от които попада в собствените си правила, така че периодите на съхранение за тях могат да се различават (в този случай за целите на данъчното счетоводство - 31.12.2018 г. и за счетоводството цели - 31.12.2019 г.) ... След това избираме максималния от тях - 31.12.2019г.

Изглежда, че всичко е ясно. Но житейската ситуация може да се усложни.

Срокът на годност на фактурата и фактурата, ако правото на данъчно приспадане е било използвано по -късно

Данъкоплатецът може да няма продажби през определено тримесечие (данък по ДДС). В резултат на това сумите на начислен ДДС липсват, а сумите за приемане на ДДС за приспадане са например сумата на ДДС от под наем, закупени материали и др.

Официалното становище на данъчните власти е, че е невъзможно да се приеме ДДС за приспадане в периода, когато данъкоплатецът няма продажби (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 14.12.2011 г. № 03-07-14 / 124).

Въпреки че честно, отбелязваме, че в писмото на Федералната данъчна служба на Руската федерация от 28 февруари 2012 г. № ED-3-3 / [защитен с имейл]е изложено обратното мнение. Той е подкрепен и от решението на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 03.05.2006 г. № 14996/05 (в него се посочва, че продажбата на стоки (работи, услуги) не е по силата на закона, условие за прилагане на данъчно облекчение) и определението на Десети апелативен арбитражен съд от 12.07.2012 г. по дело № А41-41514 / 11. Но в този случай организацията не може да избегне данъчен одит, тъй като в края на данъчния период (тримесечие) в декларацията за ДДС тя ще отразява размера на ДДС, изчислен за възстановяване от бюджета.

Не искате данъчна ревизия? Какво да правя? Нека припомним, че приспадането на ДДС е право на данъкоплатеца, а не задължение. И той може да упражни това право в рамките на три години след края на съответния данъчен период (клауза 2 от член 173 от Данъчния кодекс на Руската федерация и писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 април 2009 г. 03-07-08 / 105).

С други думи, ако използвате условията на примера, организацията може да приложи данъчното приспадане на ДДС върху получената фактура за три години, считано от 01.04.2014 г., например след една година през първото тримесечие на 2015 г. В резултат на тази операция периодите на съхранение според документите също трябва да бъдат отложени с една година:

• по фактура от март 2014 г. - от 31.12.2018 г. до 31.12.2019 г.;
• съгласно товарителницата - от 31.12.2019 г. до 31.12.2020 г.

Ако упражнихме правото на приспадане на ДДС дори по -късно, например през III тримесечие на 2016 г., тогава:

• фактурата трябва да се съхранява до 31.12.2020 г.;
• и товарителницата - до 31.12.2021г.

Ако фактурата е получена по-късно от стоката и фактурата

Същата ситуация за изчисляване на срока за съхранение на документи ще възникне за организация, когато получи фактура за закупената стока (услуга, работа) в по-късен данъчен период от периода на получаване на стоката и товарителницата. Но в същото време важно условиеза приспадане, потвърждение на по-късния факт на получаване на фактурата е потвърждение - може да бъде плик с печат на пощенска станция.

Сроковете за съхранение на първични документи, потвърждаващи в този случай факта на получаване на материала, също се отлагат (например фактура). В крайна сметка едно от условията за приспадане на ДДС, както казахме по -горе, е фактът, че материалът е приет за регистрация.

Ако закупеният материал бъде пуснат в производство през следващата година

Да приемем, че организацията закупи материала през март 2014 г. (както в първия ни, много прост пример), получи фактурата и фактурата едновременно, но даде материала за производство на следващата година - през януари 2015г. периодите на съхранение на първичния документ (товарителница) също трябва да бъдат изместени за една година - в счетоводството и данъчното счетоводство.

В този случай приспадането на ДДС е направено по-рано. А обратното броене на срока на годност на фактурата се провежда от март 2014 г. Фактът, че материалът се прехвърля в производство на по-късна дата, се отразява само в производствения процес, а не върху потвърждението на правото на приспадане на ДДС.

Ако материалът е получен, но не е платен

Също така се случва материалът да е доставен заедно с всички документи (фактура, фактура), но да е останал неплатен.

След изтичане на давностния срок (три години) дългът се отписва. Тогава срокът на годност на фактурата се брои от края на годината, през която е отписан дългът - общо седем години (три години давност плюс четири години според правилата на данъчното счетоводство). В противен случай няма да има нищо, което да потвърди размера на дълга и датата на дълга (решения на ФАС Волго-Вятска област от 08.11.2012 г. по дело № A11-2321 / 2011 г. и ФАС на Волжския окръг от 03.10.2012 г. по дело No А72-7995 / 2011 г.).

Но не забравяйте, че преди годишните финансови отчети се извършва инвентаризация, включително дълговете. В случай на подписване на акт за съгласуване с доставчика, давността започва да се брои отново, тоест от датата на подписване на акта. В резултат на това може да се движи ежегодно и по този начин да продължи неограничено време, същото се случва и със срока на съхранение на документите (фактура и фактура).

Организация, която е изпратила стоките, но не е получила плащане, има подобна ситуация - "огледално изображение". Тя също ще трябва да съхранява документите „за неопределено време“, когато подписва годишните декларации за съгласуване. Освен това може да има насрещни одити от данъчните власти.

Закупуване на дълготрайни активи (амортизация)

Предприятието е придобило ценно имущество с дълъг срок на годност, като сграда, и има полезен живот от 31 години. През този период ще бъде начислена амортизация на този дълготраен актив, което означава, че удостоверението за приемане и други документи, свързани с покупката на сграда, трябва да се съхраняват за този период и едва след изтичането му ще започне четиригодишният период на съхранение на документи съгласно Данъчния кодекс на Руската федерация ... В резултат на това срокът за съхранение на документи ще бъде 35 години.

В противен случай ще бъде трудно да се докаже икономическата обосновка на разходите, както и данните за дълготрайния актив (време за въвеждане в експлоатация, първоначална цена, амортизация) по време на одита, извършен от данъчната инспекция (резолюция на Федералната антимонополна служба на Москва). Район от 11 март 2009 г. No КА-А40 / 1255- 09 по дело No А40-32554 / 08-129-101).

Документи за направени загуби и разсрочени разходи

В писмото на Министерството на финансите на Русия от 02.08.2011 г. № 03-02-07 / 1-272 се посочва: в съответствие с параграф 4 от чл. 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатецът е длъжен съхранява документи, потвърждаващи размера на претърпената загуба за целия период, в който намалява данъчната основа текущия данъчен период за сумата на получените по -рано загуби. И този период е 10 години след данъчния период, в който е получена тази загуба (клауза 2 от член 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Загубата се идентифицира в предприятието в края на годината (данъчния период) и се изчислява като разлика между всички приходи и разходи, направени от организацията за изминалата година. Следователно тя трябва да съхранява всички документи за направените разходи, както и за получените приходи за годината (данъчния период), когато е получена загубата.

По мнение на регулаторните органи в този случай към установения срок на съхранение следва да се добавят още четири години, предвидени в алинеи. 8 стр. 1 чл. 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Основанието е предположението, че 4-годишният срок на съхранение не следва да се брои от момента на съставяне на документите, а от края на данъчния период, в който е отчетена съответната загуба. Ако това не бъде направено, тогава прехвърлянето на загуби ще се счита за незаконно.

Този подход може да бъде намерен в съдебни решения, например в резолюциите на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 02.03.2006 г., 26.02.2006 г. No KA32-A40 / 785-06 и Президиума на Висшия арбитражен съд на на Руската федерация от 24.07.2012 г. No 3546/12. Има и друг арбитражна практикакойто не е съгласен с тази гледна точка: решения на ФАС Севернокавказки окръгот 25.09.2009 г. по дело No А32-8964 / 2007-12 / 190 и на ФАС на Северозападен район от 22.11.2004 г. по дело No А56-10982 / 04.

Имате две възможности: да запазите максимално документи или да бъдете готови за битки в съдилищата, чийто изход не е гарантиран.

Липса на документи в резултат на пожар, наводнение, кражба

Организацията трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводни документи и тяхната защита от промени (чл. 29 от Закон № 402-FZ). Но какво ще стане, ако документите липсват поради пожар (наводнение, кражба) и данъчните власти са получили искане за тяхното представяне?

Това смятат от финансовия отдел те трябва да бъдат възстановени (писмо от 07.06.2013 г. No 03-02-07 / 1/21191). Има съдебни решения с подобна позиция (постановление на Девети арбитражен апелативен съд от 13.10.2010 г. No 09AP-24752/2010-AK, No 09AP-25298/2010-AK по дело No A40-4800 / 10- 115-55), където съдът стигна до заключението, че ръководителят на организацията трябва да предприеме мерки за възстановяване на онези първични документи, които подлежат на възстановяване и съхранение в рамките на срока, установен от закона.

В същото време в решението на ФАС на Волго-Вятска област от 30 юли 2007 г. по дело № не е имал реална възможност да го направи своевременно. Данъчният орган е получил отказ за събиране на неустойки.

Има и други случаи, когато съдиите са застанали на страната на данъкоплатците (решения на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 25 юни 2010 г. № KA-A40 / 6480-10, FAS на Волжския окръг от 25 юни 2010 г. по дело № A55 -967 / 2011).

Въпреки това, ако данъкоплатецът не може да потвърди, че не е имал документи към момента на получаване на искането, тогава глоба не може да бъде избегната (резолюция на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 28.04.2009 г. № KA-A40 / 3228 -09). Всички документи от компетентните органи, които ще потвърдят факта на наводнение (декларация за наводнение и/или удостоверение от обслужваща организация), пожар (декларация за пожар, получена от противопожарната служба), грабеж, кражба с взлом (сертификат от полицията ), и т.н. ще ви бъдат полезни тук.

Съдилищата считат глобата за оправдана и в случаите, когато след загубата на документи данъкоплатецът не е предприел мерки за тяхното възстановяване (решение на ФАС на Уралски окръг от 28.04.2010 г. № F09-2782 / 10-C2 ).

Документите са унищожени, но искането дойде

Може да възникне ситуация, когато организацията е претеглила всички плюсове и минуси, е взела решение за унищожаване на документите, попълвайки всичко правилно и данъчният орган изисква тяхното представяне.

Съдилищата често заемат страната на данъкоплатеца.

Арбитражна практика

Свиване на шоуто

В решение на ФАС на Уралски окръг от 14 октомври 2011 г. № F09-6531 / 11 по дело № A07-18923 / 2010 г. (определение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 2 декември 2011 г. № техния законно унищожаване. Данъчните органи нямат основание да прилагат метода на изчисление, установен с клауза 7 на чл. 166 от Данъчния кодекс на Руската федерация, за да се определи данъчното приспадане, което е възможно само при наличието на конкретни документи (членове 171, 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Арбитражна практика

Свиване на шоуто

Съдът счете, че липсата на първични счетоводни документи, потвърждаващи първоначалната стойност на дълготрайните активи, поради тяхното унищожаване, тъй като срокът на съхранение на тези документи е изтекъл, не може да бъде причина за отказ да се вземе предвид остатъчната стойност на посочените дълготрайни активи. активи като част от разходите (решение на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 11.03.2009 г. № КА-А40 / 1255-09 по дело № А40-32554 / 08-129-101).

Арбитражна практика

Свиване на шоуто

Данъчната инспекция е внесла изискване дружеството да плаща допълнителни данъци поради непредставяне задължителни документиза отписване на горива и смазочни материали. Част от документите според тях са неправилно оформени, а другата част е унищожена. Данъчните посочиха, че документите трябва да се съхраняват най-малко 5 години в съответствие със счетоводните стандарти.

Но арбитрите имаха свое собствено виждане за тази ситуация. Те се произнесоха в полза на дружеството, като посочиха, че то отписва ГСМ по установените норми и на база месечни актове. В този случай съдиите не смятат наличието на дефекти при попълването на товарителниците, както и липсата на някои документи, като причина за признаване на незаконността на отписването на разходите за гориво и смазочни материали (Решения на Федералния антимонопол Обслужване на Северозападен район от 06.16.2000 г. No A56-31018 / 99 и от 07/08/2002 г. No A56-8533 / 02).

Тестово състояние

Бих искал да насоча вниманието ви към още един важен момент. В Списъка на Министерството на културата на Руската федерация за някои документи периодът на съхранение започва да се отчита „подлежи на проверка (ревизиране)“. Например, без проверка е невъзможно да се унищожат първични документи (член 362 от списъка).

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Списъкът на стандартните административни архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558)

В случая говорим за данъчни ревизии. За тях се казва в чл. 87 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Въз основа на резултатите както от данъчни проверки на място, така и от камери, данъчният орган изготвя одитен доклад (процедурата и сроковете за неговото изготвяне са посочени в член 100 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Ако се открият нарушения и данъкоплатецът се съгласи с тях, последният прави съответните промени в счетоводството: прави допълнителни данъци, плаща неустойки и глоби и др.

Освен това ще се извърши бюронен одит, ако данъкоплатецът подаде ревизирана декларация за данъчни периоди по -рано от последните три години.

Но, както знаете, давността е три години (клауза 1 от чл. 113 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните органи могат да подават искове и да налагат санкции в този срок. Ако се открият нарушения за по-ранни периоди, глобите не могат да бъдат събирани от данъкоплатеца.

В същото време Данъчният кодекс на Руската федерация не изисква унищожаване на документи, финансовият отдел посочва, че унищожаването на документи с изтекъл срок на съхранение е право на данъкоплатеца. А данъчна проверка може изобщо да не се случи.

Какво трябва да направи една организация? Първо, от горното присъдиможе да се види, че в случаите, когато данъкоплатецът не е могъл да предостави документи с изтекъл срок на съхранение по искане на проверяващите органи поради тяхното унищожаване, съдилищата са взели страната на данъкоплатеца. Разбира се, в тези ситуации последният трябва компетентно да извърши самата процедура за унищожаване (да я документира правилно). В случай, че се изискват законно унищожени документи, това става принципен въпрос.

Второ, данъчната инспекция не може да глоби за нарушение на времето за съхранение на документи, установено в Списъка на Министерството на културата на Руската федерация.

Оказва се, че ако счетоводните / данъчните документи бъдат унищожени поради изтичане на сроковете им за съхранение, тогава организацията не заплашва санкции от данъчните органи, дори ако тези документи не са преминали данъчна ревизия... В крайна сметка, както си спомняме, дори стандартните срокове на съхранение на счетоводни и данъчни документи (пет години и четири години) са по -дълги от давността (три години), да не говорим за други характеристики и изключения, когато стандартните срокове на съхранение се увеличават.

Отговорност

Бих искал да обърна внимание на читателите към санкциите, които могат да бъдат приложени към данъкоплатец при липса на първични документи. Нека разгледаме най-често срещаните.

Ако първичните документи бъдат унищожени след определения период на съхранение - добре, можете да спите спокойно. Но понякога, когато изчисляват срока, те се ръководят от общи правила (предписани в Закон № 209-FZ, Данъчния кодекс на Руската федерация и Списъка на Министерството на културата на Руската федерация) и забравят за специалните „резервации“. “, като по този начин се унищожават документи, които все още трябваше да се съхраняват. И в този случай най -често възникват проблеми.

Непредставяне на документи от данъкоплатеца на данъчните органи в определения срок или друга информация, предвидена от Данъчния кодекс на Руската федерация и други законодателни актове за данъци и такси, води до прилагане на отговорност по чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация:

• ако тези документи не съдържат признаци на данъчни нарушения по чл. 119 и 129.4 от Данъчния кодекс на Руската федерация, тогава глобата ще бъде 200 рубли. за всеки непредставен документ (чл. 119 е посветен на подаването на данъчни декларации, а чл. 129.4 - на уведомленията за контролирани сделки);
• ако организацията откаже да предостави документите, с които разполага, или им предостави умишлено невярна информация и такъв акт не е свързан с чл. 135.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация (непредставяне на сертификати / извлечения за транзакции и сметки на банката), тогава размерът на глобата ще бъде 10 000 рубли.

Недвусмислено за избягване на наказателно преследване по чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация е възможно, ако срокът на съхранение на документите, поискани от данъчните органи, е изтекъл и към момента на искането те вече са унищожени от организацията, но това все още трябва да бъде доказано (вж. Решения на ФАС на Уралски окръг от 17.11.2009 г. № Ф09-8891 / 09-СЗ по дело № А47-5018 / 2008 г.; ФАС на Северозападен окръг от 06.07.2009 г. по дело № А05- 8773 /2008 (с решение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 13.10.2009 г.

Ако по време на проверката инспекторите установят липса (или ще бъдат унищожени) на първични документи, фактури, счетоводни или данъчни регистри, тогава компанията може да бъде глобена в размер на (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация) :

• 10 000 рубли - ако нарушението е извършено в рамките на един данъчен период;
• 30 000 рубли - ако нарушението е извършено през повече от един данъчен период.

Ако в същото време се установи подценяване на данъчната основа, тогава компанията ще бъде глобена в размер на 20% от неплатения данък, но не по-малко от 40 000 рубли. (клауза 3, член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Не може да има две мерки за данъчна отговорност за едно и също нарушение, така че организацията може да бъде наказана или по чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация или съгласно чл. 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Тези наказания няма да се сумират.

Кодексът за административните нарушения на Руската федерация също съдържа редица разпоредби относно глобите за нарушаване на времето за съхранение на документи. Размерът на глобата зависи от вида на нарушението.

Член 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация предвижда глоби за нарушаване на времето за съхранение на документи, чието задължение за съхранение е предвидено от законодателството за АД, LLC, държавни и общински унитарни предприятия, пенсионни и инвестиционни фондове, както и приетите в съответствие с него нормативни правни актове. Оказва се, че тук говорим преди всичко за съхранение корпоративни документи, фигуриращи в тази група нормативни правни актове, към които не попадат голяма част от счетоводните документи.

Но това включва например счетоводни балансиАД, техните отчети за печалби и загуби, одиторски доклади(клауза 2.1.10 от Правилника за реда и сроковете за съхранение на документи акционерни дружестваодобрен с постановление на Федералната комисия за пазара на ценни книжа на Русия от 16 юли 2003 г. № 03-33 / пс).

Превъртете Документи на LLC, за загубата на който може да се приложи член 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, е малко по-различен. Той е даден във v. 50 от Федералния закон от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ "За дружествата с ограничена отговорност". Трябва да се отбележи, че, наред с други неща, се казва, че LLC е длъжно да съхранява „други документи, предвидени от федералните закони и други правни актове Руска федерация, устава на дружеството, вътрешните документи на дружеството, решенията на общото събрание на участниците в дружеството, съвета на директорите (надзорния съвет) на дружеството и изпълнителните органи на дружеството." Очевидно това включва и финансови отчети.

Размерът на глобите по чл. 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация са:

• от 2500 до 5000 рубли - за длъжностни лица;
• от 200 000 до 300 000 рубли. - за юридически лица.

Прилагането на този член е малко вероятно при липса на първични документи, въпреки че такава възможност не може да бъде напълно изключена.

Ако нарушението на сроковете за съхранение на документи доведе до изкривяване на сумите на начислените данъци и такси с най-малко 10%, тогава на виновните длъжностни лица ще бъдат наложени санкции в размер на 2000 рубли или повече. до 3000 рубли (член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Ако съгласно Данъчния кодекс на Руската федерация (членове 120 и 126) юридическите лица са наказани, тогава за същото нарушение виновното длъжностно лице може да бъде глобено по чл. 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, но само веднъж (съгласно част 5 на член 4.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация два пъти за едно и също административно нарушениеникой не може да носи административна отговорност).

Чл. 23. Задължения на данъкоплатците (налози)

1. Данъкоплатците са длъжни:

8) в рамките на четири години да осигури безопасността на счетоводните данни и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци, както и документи, потвърждаващи получени приходи (за организации - също направени разходи) и платени (удържани) данъци;

Чл. 89. Визитна данъчна ревизия

Ако длъжностните лица, извършващи проверката, имат достатъчно основания да смятат, че документите, свидетелстващи за извършване на престъпление, могат да бъдат унищожени, укрити, променени или заменени, тези документи се изземват по реда на чл.94 от този кодекс, съгласно акт. изготвен от тези длъжностни лица. Актът за изземване на документи трябва да обоснове необходимостта от изземване и да предостави списък на документите, които трябва да бъдат иззети. Данъкоплатецът има право да прави забележки при изземване на документи, които трябва да бъдат вписани в акта по негово искане. Иззетите документи трябва да бъдат номерирани, завързани и подпечатани или подписани от данъкоплатеца (данък агент, данъкоплатец). Ако данъкоплатецът (данъчен агент, данъкоплатец) откаже да подпечата или подпише иззетите документи, за това се прави специална бележка. Копие от документа за изземване на документи се предава на данъкоплатеца (данъчен агент, платец на таксата).

Член 94. Изземване на документи и вещи

1. Изземването на документи и предмети се извършва въз основа на мотивирано решение на длъжностното лице на данъчния орган, извършващо данъчната ревизия на място.

Това решение подлежи на одобрение от ръководителя (негов заместник) на данъчния орган, който е взел решението за извършване на данъчна проверка.

2. Не се допуска изземване на документи и предмети през нощта.

3. Изземването на документи и предмети се извършва в присъствието на свидетелстващи свидетели и лица, от които се извършва изземването на документи и предмети. Ако е необходимо, специалист е поканен да участва в припадъка.

Преди започване на запора длъжностното лице на данъчния орган представя решение за запора и разяснява на присъстващите техните права и задължения.

4. Длъжностно лице на данъчния орган предлага на лицето, от което се извършва изземването на документи и предмети, да ги предаде доброволно, а при отказ да ги изземе принудително.

Ако лицето, от което се извършва изземването, откаже да отвори помещенията или други места, където могат да се намират документите и предметите, които трябва да бъдат иззети, длъжностното лице на данъчния орган има право да направи това самостоятелно, като избягва ненужно причиняване на увреждане на запек, врати и други предмети.

5. На изземване не подлежат документи и вещи, които не са свързани с предмета на данъчната ревизия.

6. За изземване, изземване на документи и предмети се съставя протокол в съответствие с изискванията, предвидени в чл. 99 от този кодекс и този член.

7. Иззетите документи и предмети се описват и описват в протокола за изземване или в придружаващите го описи с точно посочване на наименованието, количеството и индивидуалните характеристики на предметите, а по възможност и стойността на предметите.

8. В случаите, когато за събития данъчен контролняма достатъчно копия на документите на проверяваното лице и данъчните органи имат достатъчно основания да смятат, че оригиналите на документите могат да бъдат унищожени, скрити, коригирани или заменени, длъжностното лице на данъчния орган има право да изтегли оригиналите на документите по реда, предвиден в този член.

При изземването на такива документи от тях се правят копия, които се заверяват от длъжностно лице на данъчния орган и се предават на лицето, от което са иззети. Ако е невъзможно да се направят или прехвърлят копията, направени едновременно с изземването на документи, данъчният орган ги прехвърля на лицето, от което са иззети документите, в рамките на пет дни след изземването.

9. Всички иззети документи и предмети се представят на свидетелстващите свидетели и други лица, участващи в изземването, и при необходимост се опаковат на мястото на изземване.

Иззетите документи трябва да бъдат номерирани, завързани и подпечатани или подписани от данъкоплатеца (данък агент, данъкоплатец). Ако данъкоплатецът (данъчен агент, платец на таксата) откаже да подпечата или подпише иззетите документи, в протокола за изземване се прави специална бележка.

10. Копие от протокола за изземване на документи и вещи се връчва срещу разписка или се изпраща на лицето, от което са иззети тези документи и вещи.

Заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 г. № 558 одобри нов Списък на стандартните административни архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват периодите на съхранение (по-долу - Списък 2010 г., нов списък).

Новият списък се различава от Списъка на стандартните документи за управление, формирани в дейността на организациите, посочващи сроковете на съхранение, одобрени от Росарчив на 06.10.2000 г. и признати със заповед на Росархив от 26.08.2010 г. No 63 за невалидни (по -долу - Списък 2000 ), много по-голям - почти два пъти - по обем и следователно по-голям брой заглавия на документи с посочване на периодите на тяхното съхранение. Освен това периодите на съхранение на някои документи също са променени.

Предлагаме ви кратък преглед на новите видове документи, включени в Списъка 2010 г., които представляват най-голям интерес за службите по управленска документация – секретариати, офиси, общи отдели и др.

Структурата на Списъка се е променила леко, броят на частите (12) е останал същият, а имената им не са претърпели съществени промени. Трябва да се отбележи, че Насоките за прилагане на Списък 2000 бяха разделени на три раздела:

1. Общи разпоредби.

2. Структурата на списъка и процедурата за неговото прилагане.

3. Организиране и изпълнение на подбора на документи за съхранение и унищожаване.

В новия списък е запазен само раздел „Общи разпоредби“ с описание на структурата на документа. Изключението от Насоките в раздел 3 е съвсем разбираемо, тъй като правилата за избор на документи за съхранение и унищожаване са подробно описани в Основните правила за архивите на организациите, утвърдени с решение на Колегията на Росархив от 06.02.2002 г. Вторият раздел на Ръководството за прилагане на Списък 2000 съдържа подробни разяснения относно реда за прилагане на срока на съхранение "постоянно" от организации, които са източници на придобиване на държавни и общински архиви и не са такива. организации от всички форми на собственост , чиито документи не постъпват в държавните, общинските архиви, преди ликвидацияна тези организации. Новият списък не съдържа този списък и обясненията се свеждат до няколко бележки под линия в края на документа:

Срокът на съхранение "до края на нуждата" не може да бъде по-малък от една година.

Маркировката „EPK“ („CEC“, „EK“) означава, че част от документите могат да бъдат приписани към периода на съхранение „за постоянно“.

<**>Тук и по-нататък звездички<**>означават, че при ликвидиране на организации, които не са източници на придобиване на държавни, общински архиви, документите се приемат за постоянно съхранение въз основа на подбор от организации и документи.

И още една съществена промяна: в клауза 1.4 от Насоките за прилагане на списъка от 2000 г. беше казано за нормативен (т.е. задължителен) характердокумент: „Списъкът е предназначен да се използва като основен нормативен документпри определяне на сроковете за съхранение и подбор за съхранение и унищожаване на стандартни документи за управление, т.е. общи за всички или повечето от организациите (включително неправителствените) “. Новият Списък не съдържа такова указание. Но в същото време не трябва да забравяме, че Списъкът от 2010 г. е одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия и тази заповед е регистрирана от Министерството на правосъдието на Русия на 09.08.2010 г. № 18380, което, разбира се, придава на документа нормативен характер.

между другото

Имайте предвид, че клауза 1.3 от Списъка за 2010 г., вече съгласуван с Решение на Централната комисия за експертен преглед в Росархив от 15 септември 2009 г., но все още неодобрен от Министерството на културата на Русия, е формулиран по следния начин: „Списъкът е предназначени да се използват като основен нормативен документпри определяне на сроковете за съхранение и подбор за съхранение и унищожаване на стандартни административни архивни документи”. А в клауза 1.4 са изброени случаите, когато Списъкът 2010 се прилага:

● при разработване на секторни списъци с документи, посочващи сроковете на тяхното съхранение, както и приблизителни номенклатури на делата;

● при определяне на състава и сроковете на съхранение на стандартните административни архивни документи, генерирани в дейността на организациите, в процеса на разработване на номенклатури на делата, при формиране на дела;

● при подбора и предаването на архивни документи за постоянно съхранение в държавни, общински архиви;

● в практическа работаекспертни комисии за преглед (EPC) на федералните държавни архиви и упълномощени изпълнителни органи на съставните образувания на Руската федерация в областта на архивното дело, както и централни експертни комисии (CEC) и експертни комисии (ЕК) на организации.

Документът предоставя подробни инструкции как да се прилагат временни и постоянни срокове за съхранение на документи - точно както в Списък 2000.

Важни указания се съдържаха в клауза 2.5 от разглежданата ревизия на Списъка 2010: „За да се определят сроковете за съхранение на документи, е необходимо, след като се намери съответната статия в Списъка, да се извърши сканиране лист по лист на делата . Не се допуска подбор на калъфи за съхранение или унищожаване само по рубрики в описите или на кориците на касите.

Ако едни и същи видове документи в този Списък и в конкретен секторен списък на документи или приблизителна номенклатура на делата имат различни срокове на съхранение, тогава този Списък трябва да се ръководи от. В някои случаи може да се приложи по-висок срок на съхранение, даден в секторния списък на документите или приблизителната номенклатура на делата.

Съгласно точка 2.11 от това издание намаляване на срока на годностустановено от Списъка, забранено.

Росархив предостави и други уточнения, които не бяха отразени в окончателния вариант на новия Списък.

Организация на системата за контрол

Раздел 1.1 се нарича в новия Списък "Управление", а не "Административни дейности", както беше в Списък 2000. Изпълнението и текущото съхранение на много видове документи в този раздел е отговорност на офис услугите, така че ние ще се опитаме да ви разкажем подробно за направените допълнения в раздела.

Лидерски задачи

Ако вашата организация има по-висша организация, тогава ще бъде полезно да знаете, че чл. 6 от Списъка за 2010 г. е определен постоянен срок на съхранение на заповеди на висши организации и документи за тяхното изпълнение, но ако заповедите се отнасят до оперативни въпроси на дейността, срокът им на съхранение е 5 години EIC.

Що се отнася до указанията на ръководството на организацията към структурните подразделения и документите за тяхното изпълнение, те следва да се съхраняват в продължение на 5 години EIC (чл. 7 от Списъка 2010), освен това съгласно бележката към чл. 7 срокът на съхранение на издадените инструкции с виза върху документа съответства на срока на съхранение на документа. Например, заповедта на генералния директор за изготвяне на споразумение за предоставяне на научна и техническа помощ на всяка руска компания, съставена на входящо писмо, което съдържа искане за такава помощ и адресирано до структурно звено на организацията , трябва да се съхранява в продължение на 10 години от EIC, тъй като в съответствие с чл. 493 от Списъка на 2010 г. кореспонденцията от този вид има точно такъв период на съхранение.

Забележка.В офис практиката те се прилагат помирителни визи(с вътрешно одобрение на документа), но в този реквизит, в съответствие с клауза 3.24 GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи ", включва заглавието на длъжността, личен подпис, декодиране на подписа на длъжностното лице, което подписва документа, и датата на одобрение, и посочването на каквито и да било инструкции във визите не е предоставено... На практика инструкциите от ръководството се съставят не с виза, а резолюциявърху документа.

Административни документи

Член 21 от Списъка за 2010 г. предвижда съхраняване на документи по изпълнението на административните документи в продължение на 5 години на ЕИК.

Ако в чл. 72 от Списъка на 2000 г. униформа - постоянна - срокът на съхранение е установен за книги и дневници за регистрация на всички административни и регулаторни документи на организацията, а след това в чл. 258 раздела 1.5 "Документационна поддръжка на управлението и организацията на съхранение на документи"от новия списък, сроковете за съхранение на регистрационните журнали са дадени отделно за всяка група административни документи:

	Книги, карти (бази данни), регистри, регистрационни и контролни дневници:		(1) Съхранява се в организацията. Подлежат на допускане до държавните, общински архиви, ако могат да се използват като научно -справочен апарат (2) За дисциплинарни санкции, годишни платени отпуски, отпуски във връзка с обучение, смени, краткосрочни вътрешни и чуждестранни командировки - 5 стр.
	а) административни документи за основната (основната) дейност
	б) административни документи за персонала (2)
	в) административни документи за административно-стопански дейности

Както можете да видите, регистрационните формуляри трябва да се съхраняват толкова дълго, колкото документите, регистрирани в тях - това е много важно правило за нашата работа, отдавна подтикнато от канцеларската практика, сега е залегнало в регулаторен документ.

Правила, инструкции, наредби

Член 31 от Списъка за 2010 г. определя кореспонденцията по прилагането на правилата, инструкциите, наредбите, препоръките да се съхранява в продължение на 5 години от ЕПК.

Членове 33–35 от Списъка за 2010 г. определят единен срок за съхранение - 5 години на EIC - за кореспонденция в основните (профилни) области на дейност с висшестоящите, подчинените (подчинените) и други организации.

В раздела се появиха много нови видове документи 1.2 "Организационни основи на управлението".

Учредителни документи, документи за регистрация, реорганизация и ликвидация

Член 37 от Списъка за 2010 г. установява единен срок за съхранение на документите за държавна регистрация и за прекратяване на дейносттаюридическо лице, а в член 38 - физическо лице като индивидуален предприемач- 15 години ЕПК след прекратяване на дейността; единственото изключение е решениякоито трябва да се съхраняват постоянно.

Забележка.Както е посочено в обясненията към Списъка 2010, при ликвидиране на организации, които не са източници на придобиване на държавни и общински архиви, документите се приемат за постоянно съхранение въз основа на извадка от организации и документи. чл.255 от разд 1.5 "Поддръжка на документация за управление и организация на съхранение на документи"Списъкът от 2010 г. предвижда, че заключенията на държавния, общинския архив относно състава на документите на приватизираната и ликвидирана организация подлежат на постоянно съхранение.

Информационните писма, известията, известията са подчертани в отделна статия (40) при регистрацияв съответните регистрационни органи - имат 5-годишен срок на годност.

Член 48 от Списъка за 2010 г. определя срока за съхранение на кореспонденция относно реорганизация и преименуванеорганизации и прехвърляне от една система в друга - 5 години ЕПК.

Лицензиране

Член 96 от Списъка за 2010 г. определя срока за съхранение на лицензионните документи, чийто подробен списък е даден в колона „Вид документ“:

Правилник за структурните подразделения, за колегиалните, експертните и други органи на организацията

Член 56 от новия Списък премахна всички съмнения относно срока на съхранение на разпоредбите за поделения, които са част от по-големи структурни поделения:

Документи, свързани с режима на ограничаване на достъпа до документи

Няколко статии от новия Списък са посветени на документите относно поверителна информация... По-специално, списъкът с информация, правилници и други документи за установяване на режима на търговска, служебна, професионална тайна в организацията, в съответствие с чл. 62 Списък 2010, трябва да се съхранява за постоянно<**>.

Към раздел 1.5 "Документационно осигуряване на управление и организация на съхранение на документи", за който ще говорим подробно по-късно, включва три нови члена, регламентиращи сроковете за съхранение на документи, свързани с режима на поверителност:

● Член 207 - установява 5 -годишен период на съхранение на планове за мерки за защита търговски тайнив организацията (след замяна с нови);

● чл.208 - установява един и същ срок на съхранение на документи (списъци, заявления, становища) за регистрация и приемане за обслужване на притежателите на поверителна информация (след дерегистрация);

● Член 209 - установява същия - 5 -годишен - срок за съхранение на документи (списъци, задължения, разписки) на лица, поели задължения да не разкриват информация с ограничен достъп (след премахване на печата за ограничаване на достъпа до информация).

Персонална маса

Член 73 от Списъка за 2010 г. установява 3-годишен период на запазване на кореспонденция относно разработването и промяната на щатното разписание (след одобрение).

Пълномощно

Сега няма нужда да се обръщате към други източници на информация за търсене на условията за съхранение на пълномощните: съгласно чл. 60 от Списъка за 2010 г., издадените пълномощни за извършване на определени видове дейности към клонове и представителства следва да се съхраняват 5 години ЕИК след изтичането им, като в съответствие с чл. 61 от Списъка на пълномощните за представителство на интересите на организацията от 2010 г. подлежат на постоянно съхранение<**>.

Организационни проверки

В бележката под линия към чл. 173 от Списък 2010 е посочен срокът на съхранение на документите вътрешни одитиорганизации:

Сертификати, удостоверения за собственост

В допълнение към чл. 185 от Списъка 2010 г., който потвърди срока на постоянно съхранение на удостоверения, удостоверения за собственост, владение, ползване на имущество, регистрация и пререгистрация на фирмени имена, марки за услуги, бяха въведени два нови члена:

● Член 186, който установява постоянен срок за съхранение на документи (резолюции, пълномощни, заявления, становища, решения) за удостоверения и удостоверения;

● чл.187, съгласно който се води кореспонденция за учредяване на права на собственост на юридически и физически лицатрябва да се съхраняват 5 литра. ЕПК след издаване на удостоверение за собственост.

Правоприлагащи въпроси, правна експертиза

Раздел допълнен с чл. 190, който установява срока за съхранение на кореспонденция по правоприлагащи въпроси - 5 години ЕИК.

Ако се наложи да се извърши правна проверка на документи, трябва да запомните, че в съответствие с чл. 192 от Списъка на 2010 г. документите (заключения, удостоверения, кореспонденция) за провеждане на правна експертиза трябва да се съхраняват 5 години от ЕПК.

Номенклатура на делата на организацията и структурното звено

Номенклатурата на делата на организацията, както и досега, трябва да се съхранява постоянно. Но сега вместо обобщената формулировка „Документи по организацията на документите в деловодството на организацията”, в която чл. 67 от Списъка 2000 г. включваше номенклатури, списъци и класификатори на дела и документи, а новият Списък включва чл. 200, който установява специфични срокове за съхранение на консолидираната номенклатура на делата на организацията и номенклатурите на структурните подразделения:

Контрол на изпълнението на документи

В практиката на работата на офис услугите се формират документи за отстраняване на документи от контрол и за удължаване на сроковете за тяхното изпълнение. Досега не беше ясно колко време трябва да се съхраняват. Списъкът за 2010 г. включва чл. 203, съгласно който срокът за съхранение на тези документи е 1 година след отстраняване на съответните документи от контрол.

Забележка.Напълно не е ясно как на практика офис служителите ще следят периодите на съхранение на тези документи. Различни документи се премахват от контрол по различно време - проследяването на изтичането на едногодишен период на съхранение поотделно за всеки документ изглежда много проблематично. Много по-разумно би било да се брои срокът на съхранение от 1 януари на годината, следваща годината на приключване на работата в офиса на такива документи.

В чл. 258г от Списъка за 2010 г. се установява 3-годишен срок за съхранение на дневници (карти) за контрол на изпълнението на документи.

Изпращане по пощата, изпращане на документи

Не трябва да бързате да унищожавате списъците с адреси на задължително разпространение на документи веднага след замяната им с нови! Член 204 от Списъка за 2010 г. определя 3-годишен период на съхранение за такива списъци.

Новият Списък взема предвид дори такъв рядък случай като нарушаване на правилата за изпращане на документи. Член 205 установява срока за съхранение на кореспонденция по този въпрос - 1 година.

Член 259в от Списъка за 2010 г. установява 3-годишен срок за съхранение на документи, отчитащи липсата (повреда) на документи (прикачени файлове) в пощенските пратки.

Форми на стриктно отчитане

Определя се с новия Списък и срокът на съхранение на отчети и актове за използване и унищожаване на строга отчетни формуляри. Съгласно чл. 208 Опис 2010, тези документи трябва да се съхраняват три години. Имайте предвид, че същият срок на съхранение е установен от чл. 259 от новия Списък на счетоводните документи на строги отчетни форми.

Електронен цифров подпис

Няколко статии от Списъка за 2010 г. са посветени на информационната сигурност, антивирусната и криптографската защита. Повече от десет членове определят сроковете за съхранение на документи, свързани с използването на електронни цифрови подписи със сертификати за ключ за подпис. Ако е необходимо, можете лесно да зададете сроковете за съхранение на тези документи според Списък 2010.

Организиране на архивно съхранение на документи

В Списък 2010 въпросът за организиране на архивното съхранение на документи е разработен много по-добре, отколкото в Списък 2000.

В сравнение с чл. 74 от Списък 2000 относно времето за съхранение на запасите в подобен чл. 248 от новия списък предоставя повече информация и допълнителни обяснения. В частност:

● в бележката под линия към чл. 248 съдържа много важно указание, че описите на делата за постоянно съхранение структурни звенатрябва да се запази 3 годинислед одобрение на EIC или EK на консолидирания годишен раздел на описа;

● Член 248а установява постоянен период на съхранение на кадровата документация, а в бележката към този член е посочено, че след ликвидацията на организацията тези описи следва да бъдат предадени за постоянно съхранение в държавния или общинския архив.

В чл. 251 от Списъка 2010 г. освен счетоводни документи за издаване на дела за временно ползване са посочени счетоводни документи изземване на делаи документи издаване на материални запасиза временно ползване. Срокът за съхранение на всички документи все още е 3 години. Но има едно изключение: в бележката под линия към чл. 251 е посочен срокът на съхранение на актовете за издаване на дела за временно ползване други организации- 5 години ЕПК.

Срокът на съхранение на договори и споразумения с архивни институции, други организации по въпросите на архивната дейност и деловодството остава в съответствие с чл. 254 от Списъка 2010, първият е 5 години EPK, но бележката към този член е допълнена с важно обяснение: споразумения за депозитарно съхранение на документи, споразумения за прехвърляне и приемане на документи за постоянно съхранение, споразуменията за сътрудничество трябва да бъдат запазил постоянно.

Член 256 от Списъка за 2010 г. определя срока за съхранение на кореспонденция по деловодство и архивни въпроси - 5 страници. EPK.

Ако организацията изготвя отчети, сертификати за обема на работния процес, трябва да се има предвид, че чл. 257 от Списъка за 2010 г. е инструктирано тези документи да се съхраняват за 1 година.

В чл. 258 и предвижда съхранение за 1 година на регистрационни дневници на заявления, заповеди, заповеди за фотокопиране на документи.

И накрая, чл. 259ж е предвидено, че записите за регистриране на показанията на уредите за измерване на температура и влажност (което е особено важно да се прави в помещенията на архивите) трябва да се съхраняват 1 година.

В раздела се появиха две нови статии, които определят сроковете за съхранение: книги и списания за счетоводство на електронни носители, удостоверения за електронни цифрови подписи, копиращи бази данни и др. (чл. 260) и книги (списания) за записване на документи и електронни носители, съдържащи информация с поверителен характер (чл. 261). Ако организацията разполага с изброените видове документи, трябва внимателно да прочетете посочените статии от Списък 2010.

Планиране и отчитане

V раздел 2.2 "Текущо планиране"Вместо един член за периода на съхранение на държавните поръчки (чл. 89 от Списъка от 2000 г.), са включени няколко члена, които установяват сроковете за съхранение на документи, свързани с изпълнението на държавни и общински договори за доставка на стоки, изпълнение на работа, предоставяне на услуги, както и тръжна документация (чл. 273-279 Списък 2010).

Членове 280–284 от Списъка за 2010 г. са посветени на документи, свързани с участие в конкурси за безвъзмездни средства.

Член 287 от Списъка от 2010 г. установява постоянен срок за съхранение на планове, одобрени от ръководството на организацията, програми от мерки в области на дейност като отстраняване на извънредни ситуации, природни бедствия и спешни видове работа.

Срокът на съхранение на годишните планове на структурните подразделения не се е променил (5 листа), но в бележката към чл. 290 от Списъка за 2010 г. обяснява, че при липса на годишни работни планове на организацията те трябва да се съхраняват постоянно.

Установен е срокът за съхранение на индивидуалните планове на служителите - в съответствие с чл. 291 от тях трябва да се съхраняват за една година.

Отделно трябва да се каже относно счетоводните документи и условията за тяхното съхранениеот регистрацията и текущото съхранение на някои от тях може да са част от задълженията на деловодството.

Въведена е нова статия за сроковете за съхранение на отчети на клонове, представителства и дъщерни дружества:

Член 475 от Списъка за 2010 г. определя срока на съхранение на годишните отчети за работата на структурните подразделения на организацията - 5 години, а при липса на годишни, тримесечни отчети за работата на организацията - постоянно.

Индивидуални доклади на служители, в съответствие с чл. 476 Списък 2010, трябва да се съхранява една година.

Не са забравени отчетите за изпълнението на държавни и общински договори за доставка на стоки, изпълнение на работа, предоставяне на услуги (чл. 471), както и отчети за изпълнението на безвъзмездни средства (чл. 273 от Списъка 2010).

Икономически, научни, културни и други връзки

Ако вашата компания поддържа икономически, научни, културни и други връзки с международни организации или планира да се присъедини към такива организации, трябва внимателно да проучите раздел 5.1 "Организация на връзките"Избройте 2010 г. и обърнете внимание на промените, които са настъпили в нея.

Първо, чл. 482 установява постоянен срок за съхранение на административните документи международни организациина които организацията членува; второ, чл. 483 установява 5-годишен срок за съхранение на кореспонденция за участие в дейността на международни организации.

Този раздел включва няколко нови статии. Например чл. 500 List 2010 установи постоянен период на съхранение на документи за иновационната дейност на организацията.

Доклади на специалисти за участие в работата на международни организации, съгласно чл. 501, трябва да се съхранява постоянно<**>.

За кореспонденция с чуждестранни организации за външноикономическа дейност се определя срок на съхранение от 15 години за EIC (член 502), а за кореспонденция с руски организациипо същите въпроси - 5 години ЕПК (чл. 503).

Срокът за съхранение на кореспонденция по доставки за износ и внос, съгласно чл. 507 от списъка за 2010 г., се различава значително в зависимост от това с кого е кореспонденцията:

Информационно обслужване

Ако деловодството е натоварено с поддържането и поддържането на кореспонденция със средства средства за масова информация, трябва да се има предвид, че чл. 515 раздел 6.1 „Събиране (получаване) на информация, маркетинг“Списъкът от 2010 г. установява срока за съхранение на кореспонденция с медиите за отразяване на основните (профилни) области на дейността на организацията - 5 години EIC, а член 516 предписва да се съхраняват критични рецензии, опровергания на неточна информация за дейността на организацията за същия период .

На секретаря може да бъде възложено да съставя писма за превод на чужда литература и да кандидатства за превод на статии от чужди книги и списания. В този случай трябва да знаете, че срокът на съхранение на тези документи, съгласно чл. 523 и 524 от Списъка 2010 г. е 1 година.

Вътрешни правила на организацията

Към раздел 10.1 „Спазване на правилата на вътрешния ред на дейност“Списъкът за 2010 г. включва няколко нови статии:

● съгласно чл. 775 Срокът на годност на книги, списания, отпечатъци и отливки от печати, печати остава същият - завинаги<**>, същият срок на съхранение е установен от посочения член и за факсимилни разпечатки;

● в съответствие с чл. 780 срокът на съхранение на регистрационните книги (отчитане на издаване) на удостоверения и пропуски не се е променил и е 3 години, същият срок на съхранение се установява от посочения член за регистрационните книги Лични карти;

● подобно допълнение е направено в члена за установяване на срока на съхранение (1 година) на удостоверенията за приемане на бланки на удостоверения и пропуски, разходни актове за унищожаване на удостоверения, пропуски, гърбове към тях: съгласно чл. 781 за една година, трябва да съхранявате и сертификати за приемане на формуляри Лични карти.

В следващия брой на списанието ще говорим за промени в сроковете на съхранение на някои документи във връзка с въвеждането на новия моделен списък.

.

Сроковете за съхранение на счетоводни, данъчни и кадрови документи през 2019 г. са различни. Първичните счетоводни документи се съхраняват четири години, но ако се използват за изчисляване на данъци, тогава периодът се увеличава на пет. Изтеглете таблици със списъци с общи документи и използвайте услугата, за да определите кои документи могат да бъдат изхвърлени.

Ако унищожите документите преди време, тогава организацията е заплашена от глоби и допълнителни такси. Бележка: колко да съхранявате документи >>>

Фирмите са длъжни да съхраняват документи за данъци, счетоводство и персонал. За безопасността отговаря ръководителят на фирмата. Но той може да прехвърли правомощията си на друг служител. Предприемачите са отговорни за съхранението сами.

Периодите на съхранение са определени в Данъчния кодекс на Руската федерация, федералните закони от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ, както и в списъка на одобрените "основни организации". със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558. Нашата услуга ще ви помогне да проверите дали е възможно да се изхвърлят документи.

Услуга за определяне на срока на годност на първичните продукти

Колко години да съхранявате счетоводни и данъчни документи в организацията: списък за 2019 г

Фирмите и индивидуалните предприемачи трябва да водят счетоводни и данъчни документи, които потвърждават приходите, разходите и размера на изчисления данък. Съхранявайте документи за четири години. Такова задължение е предписано в алинея 8 на параграф 1 на член 23 от Данъчния кодекс. По-дълъг срок на годност - 5 години - беше предвиден в Списъка за "първичния" (стр. 362).

Периоди на съхранение на счетоводни документи

От Министерството на финансите предложиха как да се определи за какъв период от време да се ръководи. Четири години се прилагат за данъчни книги, фактури, книги за покупки и продажби и др. Тоест към всички документи, които са необходими за изчисляване на данъците. За да решите кои документи вече могат да бъдат ликвидирани, определете колко години са били в архива. Пребройте четиригодишния период след края на периода, в който ценните книжа са били използвани за последно за отчитане. Имате право да се отървете от документите, които сте използвали за изчисляване и плащане на данък, ако те са по-стари от четири години (писмо на Министерството на финансите на Русия от 19 юли 2017 г. № 03-07-11 / 45829). В следващия раздел вижте времето за данъчно счетоводство.

Сергей Разгулин отговаря,

Пълен държавен съветник на Руската федерация, 3-ти клас

„Помислете за началото на периода на съхранение на документи на 1 януари на годината, следваща тази, в която са съставени (взети предвид). Например, ако документът е съставен през 2018 г., тогава периодът на съхранение започва да се изчислява от 1 януари 2019 г. Има две изключения от това правило ... "

Пет години се прилагат за ценни книжа, свързани със счетоводството. Тоест това са например фактури, актове или счетоводни регистри като баланси.

Срокът може да е дори по-дълъг. Тя ще се увеличи, ако компанията отпише загуби от минали години в данъчното счетоводство. Запазете ценните книжа, които потвърждават тези загуби, докато ще пренесете загубата за бъдещето. Добавете още четири години към този период.

Ситуации, когато си струва да се определят специални условия за съхранение на потвърждаващия първичен

Вид документи	Срок на годност	Къде е казано
	За целия период, докато загубата се взема предвид при изчисляване на данъка върху дохода плюс четири години	Клауза 4 на чл. 283 от Данъчния кодекс, алинея 8 на клауза 1 на чл. 23 от Данъчния кодекс, писмо на Министерството на финансите от 25 май 2012 г. № 03-03-06 / 1/278

Таблицата по -долу показва отделните документи, които най -често се намират във фирмата.

Таблица на сроковете за съхранение на счетоводни документи в организация през 2019 г

	Срок на годност	База
Финансови отчети
- консолидиран годишен (консолидиран)	Постоянно	П. 351 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, част 1 на чл. 29 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ
- годишен	Постоянно
- на тримесечие	5 години (ако няма годишен - постоянно)
- месечно	1 година (ако няма тримесечни, годишни - постоянно)
Одиторски доклади
	5 години след отчетната година Годишно счетоводство - постоянно	П. 408 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, част 1 от чл. 29 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ
Документи за счетоводна политика
	5 години след края на годината, в която за последно са били използвани за изготвяне на финансови отчети	П. 360 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, част 1 на чл. 29 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ
Първични документи и приложения към тях, които са основа за счетоводни записи
– касови документии книги; - банкови документи; - гърбове на банкови чекови книжки; - нареждания, банкови известия и изисквания за превод; - актове за приемане, предаване, отписване на имущество и материали; - постъпления; - товарителници; – отчети за разходитеи т.н.	5 години след отчетната година	П. 362 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, част 1 на чл. 29 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ
Заплати, фишове за заплати за издаване на заплати и други плащания
Вземания и дължими сметки
Счетоводни регистри
	5 години след отчетната година	П. 361 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, част 1 на чл. 29 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ
Документи за липси, отпадъци, кражби
Документи за приемане на завършени работи
- по договори за работа, свързани с основната дейност
- по трудови договори, трудови договори	5 години (75 години - ако няма лични сметки) 5 години (ако няма лични сметки: 50 години - ако документите са съставени от 2003 г., 75 години - ако са издадени преди 2003 г.)
- за други гражданскоправни договори	5 години след изтичане на договора

Условия за съхранение на данъчни документи през 2019 г

Организацията трябва да съхранява документите, необходими за изчисляване на данъците в продължение на четири години. Това се отнася за всички счетоводни и данъчни счетоводни документи, включително документи електронни системидокументооборот между банката и клиентите.

Документопотокът е пътят на документа, който преминава от момента на съставянето му до предаването му на съхранение. В графика на работния процес е необходимо да се фиксира процедурата за формиране и обработка на документи, използвани в компанията. Прочетете как да съставите график на документооборота в програмата "" в курса "Документопоток".

Организацията е длъжна да спазва срока, освен ако други срокове не са установени със закон. Пребройте четири години след отчетния или данъчния период, в който документът е бил използван за последно за изчисляване и плащане на данък, съставяне на отчети. Моля, обърнете внимание: HR документите също имат свои собствени срокове. Прочетете за тях в следващия раздел.

График със специално изчисляване на времето за съхранение на документи

Вид документи	Срок на годност	Къде е казано
Документи, свързани с придобито амортизируемо имущество (договор за покупко-продажба, акт за приемане)	Четири години след отчетния период, в който имотът е бил отписан или продаден	8, ал.1 на чл.23 от Данъчния кодекс, писмо на Министерството на финансите от 19 януари 2018 г. № 03-03-06 / 1/2598, писмо на Министерството на финансите от 12 февруари 2016 г. № 03 -03-06 / 1/7604
Първичен фонд за годините, в които организацията е получила загуба в данъчното счетоводство, включително от продажба на имущество	През целия период, като се отчита загубата при изчисляване на данък върху дохода	4 от чл.283 от Данъчния кодекс, писмо на Министерството на финансите от 25 май 2012 г. № 03-03-06 / 1/278
Необходими документи за отписване на лоши вземания (договори с контрагенти, писма, плащания)	Четири години след периода, в който дългът на контрагента е обявен за безнадежден. В този случай срокът за съхранение се удължава, ако давността за задължението е била прекъсната и е започнала да тече отново	алинея 8 на параграф 1 на член 23, алинея 2 на параграф 2 на член 265 от Данъчния кодекс, член 203 от Гражданския кодекс

Ето списък на обичайните данъчни документи и срока на тяхното съхранение.

Таблица на сроковете за съхранение на данъчни документи

Вид на документа	Срок на годност	База
Фактури, включително заверени копия, получени от комисиите (възложители, инвеститори)	4 години от датата на последното вписване	П. 368 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, под. 8 стр. 1 чл. 23, под. 5 стр. 3 чл. 24 от Данъчния кодекс на Руската федерация
Книга за пазаруване и допълнителни листове към нея
Книга за продажби и допълнителни листове към нея
Списание за фактури
Митнически декларации или техните заверени копия, платежни и други документи, които потвърждават плащането на ДДС по отношение на стоки, внесени в Русия
Заявления за внос на стоки и плащане на косвени данъци или техни заверени копия, копия на плащане и други документи, които потвърждават плащането на ДДС по отношение на стоки, внесени в Руската федерация от територията на ЕАЭС
Попълнени формуляри за строга отчетност (техни копия) с отделен ред за размера на ДДС - при закупуване на услуги за отдаване под наем на жилищни помещения през периода командировкаработници и услуги за транспортиране на работници до мястото на бизнес пътуване и обратно, включително услуги във влакове за предоставяне на постелки за употреба
документи за прехвърляне на собственост, нематериални активи, имуществени права и в които е посочен възстановения от акционера (участник, акционер) ДДС по ал.3 на чл. 170 от Данъчния кодекс на Руската федерация или техните нотариално заверени копия
Първични документи за промени в посока намаляване на себестойността на закупените стоки (извършена работа, извършени услуги), права на собственост с цел възстановяване на размера на ДДС по под. 4 стр. 3 чл. 170 от Данъчния кодекс на Руската федерация
Първични счетоводни документи, други документи, в които са представени обобщените (обобщени) данни за сделки, извършени през календарен месец (тримесечие), и които подлежат на регистрация в счетоводната книга за продажби, включително счетоводна справка-изчисление за възстановяване на размера на ДДС по чл. . 171 (1) от Данъчния кодекс на Руската федерация
Данъчни регистри
Документи за освобождаване от плащане на данъци и такси, предоставяне на обезщетения, разсрочено плащане или отказ от тях
Декларации (изчисления) на юридически лица за всички видове данъци
Информация за доходите на физическите лица	5 години (75 години - ако няма лични сметки или ведомости за заплати) 5 години (ако няма лични сметки: 50 години - ако документите са съставени от 2003 г., 75 години - ако са издадени преди 2003 г.)
Регистри с информация за доходите на физическите лица	50 години (75 години - ако са издадени преди 2003 г.)
Книги за отчитане на приходите и разходите по опростената данъчна система	През целия период на съществуване на организацията регистрация на предприемач
Документи за кандидатстване данъчни стимулипредвидени за регионални инвестиционни проекти		т. 3, чл. 89.2 от Данъчния кодекс на Руската федерация

Период на съхранение на документите за персонала в организацията през 2019 г

През 2016 г. законодателите съкратиха периода на съхранение на документи от персонала ( федералния законот 2 март 2016 г. № 43-FZ). Те включват трудови и граждански договори, лични карти. И също така - непотърсени оригинали на трудови книжки, дипломи, удостоверения, удостоверения, удостоверения.

Всички тези документи, издадени от 2003 г., вече могат да се съхраняват не 75 години, както преди, а 50 години. Но сроковете за съхранение на кадровите документи, издадени по-рано от 2003 г., останаха същите - 75 години.

Що се отнася до други документи за персонал, те могат да се съхраняват много по -малко. В таблицата по-долу сме посочили срока на годност. И по-долу разберете правилата, които компаниите и индивидуалните предприемачи трябва да спазват, когато организират съхранението на документи.

Таблица на периодите на съхранение на документи за човешките ресурси през 2019 г.

Преглед	Периоди на съхранение
Колективни договори	Постоянно
Разписания (графици), дневници на времето
Документи за награждаване	5 години
Таблици за персонала и промени в тях	Постоянно
Лични неща	50 години (75 години, ако са издадени преди 2003 г.)
Трудови договори (договори за услуги), трудови договори, трудови договори, които не са включени в личните досиета
Лични карти на служители
Непотърсена трудова книжка	При поискване или 75 години
Оставете графици	1 година след края на годината, за която е одобрен

Как да изчислим времето за съхранение на документи

Периодът на съхранение трябва да се брои от края на периода, в който организацията е използвала документа. Определянето на периода от деня, в който е създадена хартията, е погрешно.

Примери за изчисляване на общия срок на годност на документите

Общ срок на годност		Пример за изчисление
Счетоводство
5 години, ако законодателството не установява по-дълъг срок	От 1 януари след годината, в която документът е използван за последно при изготвянето на финансови отчети.	През януари 2017 г. компанията закупи неизключителни права за използване на програмата за 5 години. Разходите се отписват на равни вноски. Последната част ще бъде взета предвид през януари 2022 г. Следователно срокът за съхранение на акта за приемане и прехвърляне на права ще приключи едва на 1 януари 2028 г.
данък
	От 1 януари след края на годината или друг данъчен период, в който документът е използван за последно за изчисляване на данъците.	Получената фактура от 27 януари 2015 г. е регистрирана в книгата за покупки на 17 април 2017 г. Въпреки факта, че документът вече е на 2 години, обратното броене ще започне на 1 юли 2017 г. Това означава, че документът може да бъде унищожен не по-рано от 1 юли 2021 г.
За застрахователни премии
	От 1 януари след края на годината, през която документът е използван за последно за изчисляване на вноските.	Компанията достави актуализирания RSV-1 за 2015 г. през 2017 г. Това означава, че срокът на съхранение на всички документи за вноски трябва да бъде увеличен с две години. Унищожаването им ще бъде възможно едва през 2024 г.
Персонал
50 години за документи, съставени от 1 януари 2003 г. 75 години за документи, съставени преди 1 януари 2003 г	От датата на съставяне на документа.	Ако личната карта на служител е въведена през 2001 г., тогава тя ще трябва да се съхранява 9 години по-дълго от тази, открита през 2017 г. Тоест картата за 2001 г. трябва да бъде в архива до края на 2076 г., 2017 г. - до края на 2067 г.

Редът за съхранение на първични и счетоводни документи

Организациите имат право да създават архиви, за да съхраняват и използват архивни документи, генерирани в хода на тяхната дейност. Вярно е, че има подзаконови нормативни актове, които косвено сочат, че създаването на архив в една организация е изискване. В крайна сметка, освен архивния начин на съхранение на документи, няма други.

Така параграф 2.14 от Правилата, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526, установи, че запазването на документите в архива на организацията се осигурява чрез набор от мерки:

• за създаване на нормативни условия;
• спазване на регулаторните режими;
• правилна организация на съхранението на документи, изключваща кражба и загуба и осигуряване поддържане в нормално физическо състояние.

Налагат се определени изисквания към съхранението на счетоводни документи (виж таблицата по-долу). И след това - глоби, ако случайно изхвърлите документ, чийто срок на съхранение все още не е изтекъл.

Съгласно законодателството за счетоводството, първичните и консолидираните счетоводни документи могат да бъдат съставени на хартиен носител или в електронна форма (част 5 от член 9 от Закона от 06.12.2011 г. № 402-FZ). Данъчните регистри могат да се водят и на хартиен носител, в електронна форма и (или) на всякакъв машинен носител (член 314 от Данъчния кодекс). И накрая, данъчните декларации (изчисления) могат и в някои случаи трябва да се подават по електронен път (член 80 от Данъчния кодекс).

И тъй като първоизточникът, счетоводните и данъчни счетоводни документи, както и данъчните декларации (изчисления) могат да бъдат съставени в електронен вид, те могат да се съхраняват в същия формат. Не е необходимо да се отпечатва. Единственото условие е такива документи да бъдат заверени по всички правила с електронен подпис.Как да съхранявате счетоводни документи >>>

Изисквания за съхранение на счетоводни документи

Ред за съхранение	Нормативен акт
Първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите трябва да се прехвърлят в архива. Преди прехвърляне в архива, първичните документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси трябва да се съхраняват в счетоводния отдел в специални помещения или заключващи се шкафове под отговорността на служители, упълномощени от главния счетоводител. Формите на строга отчетност трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специални помещения, за да се гарантира тяхната безопасност. Касовите нареждания, авансовите отчети, банковите извлечения със свързани документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и преплетени. Съхраняването на първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси, тяхното изпълнение и предаване в архива се осигурява от главния счетоводител на предприятие или учреждение. В случай на загуба или унищожаване на първични документи, ръководителят на организацията назначава комисия за разследване на причините за загубата, смъртта.	Правилник за документите и работния процес в счетоводството (одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105)
Стопанският субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводните документи и тяхната защита от промени. При смяна на ръководителя на организацията трябва да се осигури предаването на счетоводни документи. Процедурата за прехвърляне на счетоводни документи се определя от организацията самостоятелно.	Федерален закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ (чл. 29 „Съхранение на счетоводни документи“)
Организацията е длъжна да съхранява първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети за периодите, установени в съответствие с правилата за организиране на държавните архивни дела, но не по-малко от пет години. Работният счетоводен план на счетоводството, други документи за счетоводна политика, процедури за кодиране, програми за компютърна обработка на данни (с посочване на условията за тяхното използване) трябва да се съхраняват от организацията най -малко пет години след отчетната година, през която са били използвани за последно изготвя финансови отчети. Първични счетоводни документи могат да бъдат иззети само от органите на разследването, предварителното следствие и прокуратурата, съдилищата, данъчни инспекциии данъчната полиция въз основа на техните решения в съответствие със законодателството на Руската федерация. Главен счетоводителили друго длъжностно лице на организацията има право с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването на документи, да направи копия от тях, като посочи основанието и датата на изземването. Ръководителят на организацията отговаря за организирането на съхранението на първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети.	Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34н "За одобряване на Правилника за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация"

Какво заплашва компанията, ако срокът за съхранение на документа бъде нарушен

Ако фирмата се разпореди с документите предсрочно, тогава инспекторите могат да изтеглят разходи или приспадане на ДДС, тъй като те не са подкрепени с документи. В резултат на това на организацията ще бъдат начислени допълнителни данъци, санкции и глоби. Или инспекторите могат да определят размера на дължимите данъци по метода на изчисление (алинея 1 на параграф 7 от член 31 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Това също може да доведе до санкции и глоби.

Освен това, при липса на първичен източник, данъчните власти могат да глобят компанията в размер на 10 000 или 30 000 рубли. (Член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Между другото, също така е необходимо да се отървете от документи според правилата. Как - прочетете в края на статията.

Между другото, законът предвижда и глоби за непредставяне на документи, чийто срок на съхранение не е изтекъл. За удобство ги представихме в таблицата по -долу.

Как да се отървете от стари документи

Ако срокът на съхранение е изтекъл, те трябва да бъдат унищожени (клауза 2.3 от Правилата, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526).

Време е документът да бъде унищожен или не, определя комисията. Директорът избира кой от служителите да включи в него и утвърждава този състав със заповед (параграф 4.5-4.9 от Правилник № 526, писмо на Министерството на финансите от 22 януари 2016 г. № 07-04-09 / 2355, ал. 3 от справката на МФ № ПЗ- 13/2015 г.).

Комисията ежегодно проверява кои документи са с изтекъл срок на валидност към 1 януари (клаузи 2.3, 4.11 от Наредба № 526). И съставя акт, в който изброява името и броя на делата с документи, които е време да се унищожат. След като директорът одобри акта, документите могат да бъдат унищожени. Ако компанията го направи сама, ще се изисква още един акт, но този път за унищожаване. Големите компании по-често прехвърлят документи за изхвърляне на специализирана организация на товарителница. Тя също така съставя акт на унищожение.

Отчитането и регистрите за определен период от време е изискване на действащото законодателство.

Това означава, че в рамките на посочения срок трябва да бъде осигурен достъп до документи и възможност за пълното им използване, ако е необходимо.

Какви документи изискват задължително съхранение?

Документи, изискващи задължително съхранение, условно може да се раздели,за документи:

• които са в експлоатация през отчетната година;
• които винаги са необходими в работата, въпреки факта, че не се използват ежедневно.

ДА СЕ първа групадокументите включват:

Пазядокументи, свързани с първата група, е необходимо:

• за счетоводни цели (член 29, Закон „За счетоводството“ № 402-FZ) - най-малко пет години от края на отчетната година или годината, в която тези документи са били последно използвани;
• за целите на данъчното счетоводство (член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация) - за период от най-малко 4 години. В същото време кодексът може да установи по-дълги периоди на съхранение. Например участник инвестиционен проектсубектът на Руската федерация е длъжен да съхранява всички документи в продължение на 6 години. И да потвърди размера на понесената загуба – за целия период, през който се намалява с негова помощ и който може да се изчисли за повече от една-две години.

NS втора групавключват документи, които подлежат на съхранение в предприятието през целия период на неговата дейност. По-специално, за LLC в Закона „За дружествата с ограничена отговорност“ № 14-FZ е предвидено следното задължителен списъкв документацията на предприятието:

• документи за регистрация, включително учредително събрание (решение) за учредяване на дружеството;
• документи, потвърждаващи собствеността върху имота в баланса на дружеството;
• протоколи, в които се регистрират проведените събрания на учредители и други лица;
• документи по емисията на ценни книжа;
• разпоредби за отделни поделения на предприятието;
• списъци на филиали;
• заключения на различни регулаторни органи по определени въпроси от дейността на предприятието (по извършени проверки и др.);
• и други документи, които трябва да са на разположение в предприятието съгласно действащата нормативна уредба.

Колко време трябва да се съхраняват счетоводните документи?

Общият период на съхранение на всички счетоводни документи е най -малко 5 години.

Но в някои случаи тя може да бъде много по -висока. Обобщена таблица с периодите на съхранение е представена по -долу.

Видове документация	Условията за неговото съхранение
Първични документи, счетоводни регистри, докладване и заключения на одиторите по него, счетоводна политикаи друга документация по организацията и поддържането на счетоводството в предприятието	Като се вземат предвид сроковете, установени в Правилника за архивиране, но не по-малко от пет години
Инвентарни карти за пенсионирани ДМА	През периода, установен от ръководителя на предприятието, като се вземат предвид архивните правила, но не по -малко от пет години
Копия от документи или техния гръб, които потвърждават приемането на пари в брой от компанията, включително при извършване на плащания с платежни карти	Най-малко пет години
Документация за пускане, закупуване, поддръжка, регистрация и въвеждане в експлоатация на касови апарати. ECLZ и други фискални акумулатори	Най-малко 5 години от датата на окончателното прилагане на тези документи
Контролни ленти, касиерски списания и други документи, които потвърждават извършените плащания в брой с клиенти	В сроковете, установени за първичната документация, но не по-малко от пет години
Паспорт за касови апарати	За целия срок на валидност на паспорта
Книга, която отчита движението на трудовите книжки. Книгата, предназначена за отчитане на празни бланки на трудови книжки	Съхранява се 50 години. Но в случай на ликвидация на дружеството при доставка на документи за персонал - 75 години
График на ваканцията	една година
Позиции: - за системата за обучение, действаща във фирмата; - относно атестирането на служителите.	Постоянно
Трудови споразумения. Поръчки: - относно наемането; - за преместване на служител на друга работа; - относно уволнението. Заявления на служители за неплатен отпуск. Лични карти на персонала.	75 години
Инструкции за работа	Постоянно
Оставете поръчки	пет години
Трудови книжки	Докато служителят работи. Ако има непотърсени книги, то най-малко 50 години с последващото им предаване в архива
Споразумения за пълна отговорност на служителите	5 години
Книги, които вземат предвид поръчките:
- по основна дейност;	5 години
- относно наемане на служител;	на 75 години
- относно уволнението на служители;	75 години
- относно предоставянето на отпуски на служителите.	50 години
Дневник за регистрация на удостоверения за пътуване	5 години
График на времето. График на смени (при работа на смени).	Една година
Списъци на заетите в опасно производство. Облекло и графики за служители с вредни професии	75 години
Инструкции, съдържащи разпоредби за защита на труда	Съхранявайте постоянно
Доклади за злополуки	45 години
Дневник за инструктаж за безопасност	10 години
Дневник за задължителни медицински прегледи	5 години

Въпреки факта, че в този списък значителна част се състои от кадрови документи, те са неразделна част от счетоводството. Въз основа на тях има начисляване на компенсационни плащания и възнаграждения, както и различни обезщетения.

Сроковете за съхранение на отчетната документация са описани в следния видеоклип:

Ако все още не сте регистрирали организация най-лесноТова може да стане с помощта на онлайн услуги, които ще ви помогнат да генерирате безплатно всички необходими документи: Ако вече имате организация и мислите как да улесните и автоматизирате счетоводството и отчитането, тогава на помощ идват следните онлайн услуги, които ще напълно да замените счетоводителя във вашата фирма и ще ви спести много пари и време. Всички отчети се генерират автоматично, подписват се с електронен подпис и се изпращат автоматично онлайн. Той е идеален за индивидуални предприемачи или LLC на USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко щраквания, без опашки и стрес. Опитайте и ще се изненадатеколко лесно стана!

Поръчка и място за съхранение

Да се организира съхранението на документи, предприятието може:

• или се обърнете към услугите на специална архивна организация;
• или създайте свой собствен архив. Това е разрешено от член 13 от Закона „За архивното дело“ № 125-FZ от 22.10.04.

Чрез създаване собствен архив, предприятието трябва да отдели отделно помещение за тези цели и да го оборудва със стелажи, рафтове или празни шкафове. Ако в тази стая има прозорци, те трябва да бъдат завеси или засенчени по друг начин, за да се предотврати навлизането на слънчева светлина в документите, което води до тяхното избледняване.

Освен това имате нужда от собствена архивна стая. оборудвайте със защитаот нерегламентиран достъп и от пожари - метална входна врата, решетки на прозорците и аларми.

За организиране на бързо търсене необходими документиТрябва разработете номенклатура на делата.

В случай на прехвърляне на случаи за тяхното съхранение с специализирана структура, е необходимо да се избере организация, оборудвана със съвременно оборудване и всички условия за дългосрочно съхранение на документи, включително наличието на пожароизвестителни системи и системи за контрол на достъпа.

Колкото до документите относно регистрацията на организацията, нейните и други подобни документи, те обикновено се съхраняват от ръководителя на организацията в оригинали и в сейф. И копията им са в счетоводството.

Служителите на предприятието, техните празни формуляри и вложки към тях винаги трябва да бъдат в отдела за персонал или в счетоводния отдел, ако му е поверено управлението на кадровата документация. В същото време трудовите книжки винаги се съхраняват в сейфа.

Трябва да се отбележи, че документите в електронна форма трябва да бъдат защитени от неразрешени промени в тях и в същото време тяхното съхранение трябва да осигурява възможност за създаване, ако е необходимо, копие на хартия.

Прехвърляне на документация в архива

Документите се прехвърлят в архива за дългосрочно (повече от 10 години) и постоянно съхранение.

Прехвърляне на тези материали в архива извършеносъгласно графика, който се утвърждава от ръководителя на организацията в заповедта за формиране на архива.

По същия ред се назначава отговорник за поддържането на архива и се утвърждават правилата:

• подаване на документи в архива и тяхното издаване;
• поддържане на архив;
• унищожаване на документи, за които срокът на съхранение е изтекъл;
• организиране на събития за опазване на архивните дела.

Всички документи се приемат в архива само под формата на оригинали, а при липса - под формата на заверени копия. Документите, които трябва да се прехвърлят, трябва да бъдат подвързани по някаква причина и се поставят върху корицата на тяхната кутия идентифицираща информация, в частност:

• година на изпълнение на документите;
• счетоводна зона;
• редни числа;
• периода, за който са формирани регистрите и първичните документи;
• вид на подадените документи;
• брой листове и др.

Що се отнася до подаването на документи в архива в електронна форма, тази процедура е одобрена в заповедта на ръководителя на архива на организацията отделно. Но обикновено тези документи преди това са дублирани на други медии.

Пример за съхранение на счетоводни документи е представен в следното видео:

Какво да направите в случай на загуба

Документите могат да бъдат загубени или поради природно бедствие, или в резултат на действия на трети лица или наши собствени служители. Но във всеки случай ще се изисква потвърждение на факта на загуба от съответните органи. Това могат да бъдат правоприлагащи органи (ако документи са откраднати) или пожарни (ако документите са изгорени) и т.н.

При установяване на смъртта или загубата на документация ръководителят на организацията по своя заповед трябва образуват комисияза да се установят причините за разкрития факт. При необходимост за участие в разследването могат да бъдат поканени представители на охранителната фирма, противопожарната или следствената структура.

Въз основа на резултатите от вътрешно разследване се съставя актпод каквато и да е форма с изложение на всички факти. Този акт се превръща в извинение за липсата на документи, ако бъде поискано от регулаторните органи.

Какво да правим с документите, ако срокът им за съхранение е изтекъл?

Преди да унищожите документацията, ще ви трябва Прегледнеговите ценности. За тази цел в предприятието се създава постоянна комисия със заповед на ръководителя. Тя трябва да включва специалисти, които могат да дадат квалифицирана оценка за необходимостта от унищожаване на определени документи.

Именно тази комисия взема решение за унищожаване на документи, ако те вече не могат да се съхраняват за определен срок. Унищожаването им се извършва със съставянето на акт в произволна форма, който трябва да има задължителните данни на първичния документ и който трябва да бъде одобрен от счетоводната политика на предприятието.

Преди унищожаването трябва да бъде направена инвентаризациядокументи за определен период. Без тази процедура е невъзможно да се унищожи документацията.

Ако правилата за съхранение са нарушени?

Отговорност за това нарушениеима данъчни и административни, по-специално:

1. длъжностните лица могат да бъдат наказани, ако не съхраняват документи за законовия период, от 5 хиляди до 10 хиляди рубли. Ако това нарушение бъде разкрито отново - 10-20 хиляди рубли или дисквалификация за 1-2 години (Кодекс за административните нарушения на Руската федерация, член 15.11);
2. организация за същите действия може да бъде наказана с 10 хиляди рубли, а в случай на повторни нарушения - с 30 хиляди рубли (Данъчен кодекс на Руската федерация, член 120).

За наказания за тези нарушения вижте следния видео материал: