Основателят е пътувал до друг град по фирмен бизнес, например с доставчик или купувач. Фирмата взе предвид тарифата и хотела като пътни разходи... Но това е безопасно само ако собственикът на компанията е едновременно и генералът

Ако дружеството не е сключило трудов договор с учредителя, разходите не могат да се отчитат като пътни. Всъщност само служител може да бъде изпратен в командировка (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). Следователно инспекторите могат да преценят, че разходите са неразумни, и да добавят допълнителен ДДС, ако компанията е приела този данък за приспадане. Освен това инспекторите ще изискват удържане на данък върху доходите на физическите лица.

За да нямат оплаквания инспекторите, може да се сключи срочен трудов договор с учредителя. Но тогава ще е необходимо да се издаде кадрови документи... Друг вариант е да се сключи договор за поръчка, например, ако участникът е с контрагент. Или договор за услуга.

Договорът съдържа възнаграждение за предоставяне на услуги. И също така запишете задължението на дружеството да възстанови разходите на учредителя. Но не е необходимо да се прави резервация, че компанията плаща пътните разходи. Като алтернатива, възстановяването на разходите може да бъде включено в размера на възнаграждението. Освен това попълнете отчет за изпълнението на поръчката или акт за приемане и доставка на услуги. Тогава сумите, изразходвани за пътуването, могат да бъдат взети предвид в разходите, при условие че са потвърдени с първични документи. Освен това можете да отпишете възнаграждението на учредителя (клауза 21 от член 255, алинея 49 от клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

ДДС може да се приспадне, ако се издават фактури за фирма. Приспадането може да бъде поискано и на базата на билетите, ако сумата на данъка е разпределена в тях. Но това е ясно посочено само за пътните разходи (клауза 18 от Правилата за поддържане на книгата за покупките, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137). Следователно данъчните служители не са изключени от тези удръжки.

Възстановените на учредителя разходи са изплатени в интерес на дружеството, поради което данъчните власти смятат, че не е необходимо да се начислява данък върху доходите на физическите лица (писмо от 25 март 2011 г. № KE-3-3 / 926). Но от обясненията можем да заключим, че тези суми се облагат с данък (писмо от 29 януари 2014 г. № 03-04-06 / 3282). Ето защо е по-безопасно да изясните позицията на вашата проверка. Или ако учредителят сам е платил разходите, компанията може да му осигури професионалист данъчно приспаданеза размера на разходите (писмо на Министерството на финансите на Русия от 29 април 2013 г. № 03-04-07 / 15155). Тогава данъкът няма да се изисква да плаща.

Не е необходимо да се начисляват вноски, при условие че компанията е компенсирала разходите, потвърдени с първични документи (писмо на Министерството на труда на Русия от 26 февруари 2014 г. № 17-3 / B-80). Що се отнася до възнаграждението на учредителя, от тези суми трябва да се плаща данък върху доходите на физическите лица и вноски.

Пишете на експерт!

HR експерт.

Бизнес пътувания през 2017 г.: нови счетоводни правила

Пишете на експерт!

В тази статия ще научите:

• Какво е бизнес пътуване
• Кой може да бъде изпратен в командировка
• Какво съдържа Наредбата за командировките
• Как да организираме бизнес пътуване
• Как изглежда заповедта за командировка?
• Как се изготвя отчет за командировка
• Бизнес пътуване на директора - какво да вземете предвид
• Документи, които ще потвърдят срока и разходите в командировка
• Както е отбелязано командировка в разписанието
• Как се заплаща командировката
• Продължителност на командировката

Ако работодателят е сключил трудов договор със служител и изисква от него спешно да изпълни заданието в рамките на задълженията, установени с договора (не на територията на предприятието) - трябва да организирате командировка. Отпътуването (по служебна работа) се потвърждава със заповед за командировка. Документът уточнява условията за престой в друг град, целта на посещение на определено предприятие. Задачи, които трябва да бъдат изпълнени от служителя. След завръщане в предприятието служителят е длъжен да представи отчет за пътуването, да информира за използваните средства. Почивните дни в командировка се зачитат за работни дни, ако се докаже това този периодспециалистът получи / върна или изпълни указанията на ръководителя.

Какво е бизнес пътуване

Бизнес пътуване - заминаването на служител в друга държава или град, инициирано от работодателя за изпълнение на поръчка не в организацията, в която е сключен трудов договор с него, а в друго предприятие. Съгласно клауза 3 "Правила за командировки" (одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация № 749 от 13 октомври 2008 г.), мястото на работа (постоянно, което е отразено в договора) трябва да се счита за действителното местонахождението на предприятието, където са оформени трудовите отношения с лицето.

Не забравяйте, че не всяко заминаване може да се счита за командировка. Ако служебните задължения на служителя са свързани с постоянен престой в различен регион, по пътя и на път, отсъствието на специалист не може да се оформи като изпращане на служителя в командировка.

Бизнес пътуването на служител трябва да отговаря на определени изисквания:

Пътуването е инициирано от управителя и не е предприето доброволно.

Сервизната задача да се извършва навън постоянно мясторабота.

Престоят в друг град е ограничен до определен период от време (посочен в заповедта за командировка, попълнена по образец).

Специалистът не може да извърши работни задължениядиректно по пътя и работата му не може да бъде описана като пътуване.

Бизнес пътуването трябва да бъде официално оформено по подходящ начин. За това се издава заповед в предприятието, изготвя се направление за командировка по модел. Ежедневните разходи се изчисляват и издават на служителя за цялото пътуване.

Отчет за командировката.

Кой може да бъде изпратен в командировка през 2017 г. в съответствие с новите счетоводни правила

Ръководителят на предприятие (всякаква правна форма) няма право да инициира командировка (за служебни задължения) на лице, ако не са оформени трудови отношения с гражданина (не е сключен договор). Законът забранява изпращането на граждани на пътуване, които предоставят еднократни или многократни услуги на предприятие по гражданскоправен договор.

Ако работодателят е издал направление за командировка на външен човек, който не работи в предприятието, фискалният орган не признава съответните разходи като разходи за командировка. Забранено е изпращането в командировка на следните категории граждани:

Бременни жени. Служителят трябва да представи медицински доклади, удостоверения, потвърждаващи нейната длъжност.

Служители, с които е сключен договор (чиракуване), само ако пътуването не е свързано с необходимостта от преминаване на обучение в друг регион/държава/град.

Жени, които имат малки деца (до 3 години), бащи и майки, които сами отглеждат дете без втори родител (до 5 години). Работодателят се задължава да уведоми писмено работника или служителя за правото да откаже пътуването.

Невъзможно е да изпратите служител в командировка, ако той има статут на настойник. Граждани, които са на издръжка на малолетни деца, хора с увреждания или хора, които са под постоянна грижа. Допуска се командировка само с тяхно писмено съгласие.

Служители на възраст под 18 години. Изключение може да бъде само творчески персонал, чиято работа е свързана със средства. средства за масова информация, кино, театър, концерти, циркове и др.

Хората с увреждания не се изпращат в командировки, ако пътуването нарушава плана за рехабилитация.

Кандидати (регистрирани), които се кандидатират за изборна длъжност.

Такива действия могат да се считат за нарушение на трудовата дисциплина. Специалистът следва да бъде привлечен към дисциплинарна отговорност. Основания - нарушена е задължителна трудова дисциплина в предприятието (отразено в местните актове на предприятието).

Сервизно задание за изпращане в командировка.

Правилник за командировки

Това основен документ(„Правилник за командировки“, одобрен от правителството на Руската федерация от 13.10.2008 г. № 749), който урежда отношенията между работодателя и служителя по време на командировка.

Съгласно Правилника работодателят се задължава да състави писмено направление за командировка (по образец). Определете ясно целите на това и осигурете на служителя финансово, докато той не може да изпълнява задълженията си в предприятието си.

В документа е посочено, че продължителността на командировката се изчислява въз основа на сложността и обема на възложената услуга. Даден е пълен списък с документи, които могат да потвърдят разходите по време на пътуването. Особено внимание се обръща на гаранциите, предоставени на служителите при изпълнение на заповедта на работодателя (командировка). Той запазва средни доходи, заемащ длъжност в предприятието (не може да бъде уволнен през този период). Възстановяване на разходи, свързани с настаняване, хранене, пътуване до дестинацията (заплащане на билети за всички видове транспорт). Компенсират се и други разходи, свързани с командировката на служителя, при предоставяне на съответните документи (чекове, пътни карти и др.).

Резолюция относно спецификата на изпращане на служители в командировки.

Регистрация за командировка

Преди служител да бъде изпратен в командировка, ръководителят на организацията трябва да подготви документи, които отразяват целта на пътуването и потвърждават личната инициатива на ръководителя да възложи задачата на конкретен служител. За бизнес пътуване е необходимо да подготвите бизнес задание (това изискване не е задължително, но изготвянето му ще ви позволи да определите точно целта на пътуването). Може да се състави по образец No Т-10а. Именно този документ може да се счита за основа за издаване на заповед за командировка през 2017 г. (въз основа на извадката).

Моля, имайте предвид, че сега не е необходимо да издавате удостоверение за пътуване.

В служебното задание за командировка трябва да се посочва:

Името на фирмата, в която работи служителят (точно както е посочено в учредителни документи). Ако в тях е посочено и съкратеното наименование на организацията, то се дублира в официалното задание за командировка (веднага след пълното име, посочете в скоби).

Паспортни данни на специалист - пълно име, заемана длъжност, както и структурното звено, към което принадлежи.

Начало и край на командировка - фокусирайте се върху датата на документите за пътуване.

Основанието за командировка - може да бъде заповед на ръководителя на предприятието, ръководителя на структурно звено (бележка), споразумение с предприятието.

Целта на командировката на служителя е да се обобщи същността на заданието, да се идентифицират инструментите за неговото решаване (договаряне, подписване на договор, провеждане на тестове, изучаване на спецификата на производството и др.).

След като служителят се върне от командировка, той се задължава да обясни колко работа е свършена и да подпише лично заданието. Ръководителят се запознава с обясненията и пише заключение, потвърждаващо или опровергаващо изпълнението на задачата от служителя, потвърждава документа, определя датата.

Задължително е да попълните колоната "доклад". Законодателят изисква да докладва за извършената работа не по-късно от 3 дни след връщане в предприятието от командировка.

Заповед за командировка

След регистрация на служебното задание се издава заповед за командировка (формуляр Т-9 или Т-9а, ако няколко служители са изпратени в командировка). Въпреки че Наредбата не съдържа норма, задължаваща изготвянето на заповед (само писмена форма на инициатива на работодателя), това трябва да се направи, за да се потвърди фактът на напускане на служителя именно по инициатива на работодателя. Без заповед заминаването на служител в командировка (при извършване на одит) може да се счита за отсъствие с всички произтичащи от това последици.

Документът трябва да посочва кой финансира пътуването, каква е целта на заминаването. Продължителността на пътуването се записва. Заповед за командировка през 2017 г. се попълва по образец със задължително вписване на личните данни на служителя, както и неговата длъжност и принадлежност към конкретен структурна единица... Необходимо е да се отрази целта на пътуването, като се опишат накратко необходимите действия на служителя. Например посещение на конкретно предприятие, привличане на нови клиенти, тестване на оборудване и др. Заповедта за командировка трябва да се съхранява 75 години.

Заповед за изпращане на служител в командировка.

Отчет за командировката

В 3-дневен срок след завръщане от командировка служителят се задължава да представи предварителен отчет на работодателя, в който обяснява всички разходи. Към отчета трябва да бъдат приложени всички налични финансови документи, свързани с командировката. Едва след проверка на отчета може да се извърши окончателното разплащане със служителя. Ако е похарчил допълнителни лични средства в допълнение към предоставените му предварително, разликата трябва да се изплати чрез изчисления.

Ако пътникът е похарчил по-малко пари, дадени му предварително, той се задължава да ги върне в касата на предприятието.

Също така служителят се задължава да напише справка за командировка в рамките на 3 дни (по образец или в свободна форма). В документа служителят обобщава пътуването:

Дали обемът на работата е завършен.

Постигнали ли са основните цели?

Какви допълнителни дейности са извършени, изразходвани са необходимите средства и др.

Като пример за писане на отчет за командировка можете да използвате командировъчна поръчка или задание за обслужване. Именно в тези документи е всичко важни условияпътувания, служителят може да „отговори“ на въпросите, посочени в документите.

Предварителен доклад.

Бизнес пътуване на директора - какво да вземете предвид

Ако ръководителят на фирмата е изпратен в командировка, е необходимо да се попълнят всички съответни документи, описани по-горе. Но какво да кажем за факта, че законодателят е определил, че лишаването на директора (управителя) има право да определя цели и условия на командировка? Наистина той има такива правомощия и може лично да подпише заповедта за командировка на директора. Има и друг вариант. При напускане на директора трябва да бъде издадена заповед за прехвърляне на правомощия на заместник или друго лице. В документа можете да посочите, че правомощията се прехвърлят само за времето на отсъствието на ръководителя, наложително е да се предпише продължителността на подмяната, действията, които той трябва да извърши през този период. Например, планира се сключване на договор, получаване на оборудване от доставчик и т.н.

Заповед за прехвърляне на правомощията на главния изпълнителен директор.

Струва си да се има предвид, че докато директорът е в командировка, е необходимо да издаде пълномощно на заместника, което ще му позволи да извършва правни действия, свързани с дейността на организацията. При пристигането си от командировка, директорът:

Попълва предварителен отчет за командировка (по изискване на законодателя през 2017 г.).

Предава остатъците, неизползваните средства в касата на предприятието.

Подава всички документи, потвърждаващи факта на пребиваване, пътуване в друг град.

Отчита превишаване на разходите при командировка.

Ако директорът на организацията принадлежи към категорията на гражданите, които имат право да работят без командировки, неговият заместник или друго упълномощено лице може да бъде изпратен да изпълнява служебните си задължения.

Документи, които ще потвърдят срока и разходите в командировка

По време на командировка на служителите трябва да бъдат възстановени следните разходи (ако са налични подкрепящи документи):

Пътувайте и в двете посоки. Ако трябва да използвате друг вид транспорт, за да стигнете до вашата дестинация.

Настаняване в друг град по време на командировка.

Ежедневни разходи (допълнителни), които ще осигурят препитание в условия на живот извън мястото на постоянно пребиваване.

Други разходи - по договорка с работодателя.

Дневните не се изплащат при командировка (попълва се по образец, установен през 2016 г.), ако е планирано пътуването до район, от който служителят може да се прибира всеки ден.

След пристигането си от командировка всеки служител съставя бележка, в която посочва периода на отсъствие от предприятието (действителен, ако не съвпада с посочения в заповедта за командировка, попълнена по образец). В такива случаи се съставя бележка:

Ако служителят е използвал транспорта, собственост на компанията (записан в баланса).

Карах собствената си кола.

До мястото на моята командировка стигнах с транспорт, който управлявах чрез пълномощник.

Сервизна бележка може да бъде съставена в свободна форма или организацията има право да разработи примерен документ. Ако служител по време на командировка се премести изключително обществен транспорт, периодът на пребиваване в командировка се потвърждава от съответните билети за пътуване. В случай на загуба на такова е позволено да се оправдае отсъствието от работното място с документи, потвърждаващи наемането на жилище в друг град.

Моля, имайте предвид, че от 21.10.2015 г. влязоха в сила правилата за (новите) предоставяне на хотелски услуги на граждани (Постановление на правителството на Руската федерация от 9 октомври 2015 г. № 1085). Сега временно жилище по време на командировка може да бъде предоставено само при сключване на споразумение, то трябва да бъде отразено:

Цена на стаята.

Продължителност на престоя (в дни).

При сключване на споразумение касовата бележка за плащане на услуги ще се превърне в отчетни документи; тя се съставя само на строга отчетна форма.

Ако е постигнато споразумение между работодателя и пътуващия, е възможно да се наеме стая по време на командировка директно от собственика (физическо лице). В такава ситуация договорът за наем между двете страни ще ви позволи да потвърдите продължителността на пътуването и разходите за живот. Към него е необходимо да приложите разписка, потвърждаваща получаването на цялата сума на плащането за настаняване (посочена е общата цена на ден).

Ако командировката на служителя включва полет до мястото на изпълнение на официалното задание със самолет, продължителността на престоя и разходите ще бъдат потвърдени от:

Получаване на билета, включително електронния.

Бордна карта.

Проверка на багаж.

Ако документите бъдат загубени, служителят има право да се свърже с въздушния превозвач и да поиска придружаващ документ.

Когато служител отива в командировка в личен транспорт, той се задължава след завръщането си да изготви меморандум и да предостави:

Пътен или маршрутен лист.

Сметки, касови чекове за закупено гориво.

Други документи, които потвърждават съответствието с маршрута на пътуването са разпечатки от тахограф, бележки за доставка от доставчици (с адреси) и др.

Както е отбелязано командировка в разписанието

Въз основа на нормата на част 4 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, ръководителят на предприятието е длъжен да води график за действително отработените часове от всеки служител. Времето на командировката на служителя не е изключение, тъй като той изпълнява поверените му задължения. Необходимо е да се изведе цялото време на престой извън предприятието, в което е сключен трудовият договор с обозначението "К", ако е кодирано с цифри - "06". Не е необходимо да се записва броят на отработените часове в съответните колони, тъй като за продължителността на командировката човек запазва средните си доходи.

Ако по време на командировка служител се разболее (необходимо е да се потвърди фактът чрез предоставяне на отпуск по болест) - дните в отчета се кодират с буквата "B". В такава ситуация е необходимо да се изплати обезщетение за временна неработоспособност.

Забележете, че сега не е задължителноводете два вида дневници в предприятието:

Отчитане на служители, които отиват в командировка.

Отчитане на работниците, които идват в предприятието, в което са изпратени.

Документите бяха премахнати с Постановление на правителството на Руската федерация от 29 юли 2017 г. № 771, което влезе в сила на 8 август. 2015 г

График на времето.

Заплащане на командировка

Изчисляването на плащанията за командировка се извършва, като се вземат предвид изплащането на средните доходи на служителя и дневните плащания за всички дни на отсъствие от работното място. Моля, имайте предвид, че плащането за командировка през уикенда, както и за време за пътуване, празници също е предвидено от закона. В такъв случай, както дневни пари, така и средни доходи за всеки ден.

Например, служител отиде в командировка в събота, върна се на мястото постоянно пребиваванев неделя - трябва да платите и за двата почивни дни.

Ако пътуването е планирано само за един ден (само на територията на Руската федерация), не е необходимо да плащате дневни. Но ръководителят на организацията има право да предвиди допълнително обезщетение за еднодневна командировка в местни актове.

Ако изчисляването на командировките според средните доходи е регламентирано от законодателя (трябва да заплатите сумата, съответстваща на действително отработеното време), тогава размерът на дневните може да бъде фиксиран в местните актове на предприятието. Така че дневната надбавка за командировка не се облага с данък върху доходите на физическите лица, се препоръчва да се установи размера на плащанията:

700 рубли - всеки ден на територията на Руската федерация.

2500 рубли - нощувка в чужбина на Русия.

Моля, имайте предвид, че дневните надбавки могат да бъдат издадени на служител преди командировка от касата на компанията или посочени на банкова карта... А изчисляването на командировките според средните доходи се прави за последните 12 месеца. Сумата се начислява и изплаща на следващия ден за заплата в организацията.

Как правилно да платите дните на командировка?

Z = Zrp / Drp x D com

С - доходи (средни) за всички дни, прекарани в командировка (отработени).

З рп - всички плащания, които са повлияли на размера на средните доходи (в период на сетълмент 12 месеца).

Д рп - общият брой дни, които служителят е работил през периода на фактуриране.

D com - дни, които съответстват на периода, прекаран в командировка.

Отчитане на пътни и пътни разходи.

Ако вашият служител не е успял да работи 12 месеца, но вече е изпратен в командировка, за изчислителен период трябва да се счита времето от първия ден на изпълнение на трудовите задължения до последния ден преди пътуването.

Уикенд в командировка и почивни дниплатима, ако може да се докаже, че служителят е изпълнявал задълженията или е бил на път за местоназначението или се е върнал у дома.

Почивните дни в командировка трябва да се заплащат в двойна дневна или почасова ставка, според тарифната скала. Разрешено е заплащане на уикенд в размер на единична ставка, но след това на служителя се дава почивен ден за този ден.

Еднодневна командировка - функции на плащане

Законодателят не е установил минимален срок за престой в командировка на служителя. Следователно дори еднодневно отсъствие ще трябва да бъде формализирано като дългосрочно пътуване:

Издайте заповед.

Издайте задача.

Платете аванс върху пътните разходи.

Маркирайте пътуването в графика.

След завръщането си служителят трябва задължително да отчете извършената работа, да обясни къде и колко е похарчил отпуснатите средства (представете авансово отчет за командировката, попълнете по образец).

Що се отнася до дневните пари, не е необходимо да ги плащате за еднодневно пътуване, ако човек се движи през територията на Русия. Какво да правите в такива ситуации:

Работодателят има право по своя инициатива да изчисли и заплати определена сума на специалист, която компенсира липсата на ежедневни разходи за командировка.

При пътуване в чужбина фирмата се задължава да компенсира на служителя сумата за пътуване в размер на 50% от установената в тази фирма дневна надбавка (за пътуващите в чужбина).

Продължителност на командировката

Работодателят самостоятелно определя продължителността на командировката, като оценява обема и спецификата на възложената работа. Заключение - законодателят не е определил срок за пътуването, така че ръководителят на предприятието има право да го направи сам.

За дата на тръгване следва да се счита (включително почивните дни в командировка) часа и деня на тръгване на транспорта, с който лицето следва до местоназначението. Ден на връщане - пристигане превозно средстводо мястото на работа (град на постоянно пребиваване).

Струва си да се има предвид, че ако влак или автобус напусне пътя преди 24.00 часа - денят на тръгване трябва да се счита за текущия календарен ден. Ако заминаването е насрочено за 00 часа или по-късно от този час - на следващия ден.

Ако летището, автогарата, пристанището се намират извън града, населеното място, където е изпратено лицето - също се взема предвид времето, необходимо за достигане до обекта. Същото е и с деня на пристигане от пътуването.

Нека разгледаме пример:

Служителят е изпратен в командировка (самолет) на 4 ноември в 0,25 часа. В същото време той трябваше да стигне до летището, времето за пътуване беше 1,5 часа, бяха необходими още 3 часа за предварителна регистрация за самолета. Тогава денят на началото на командировката трябва да се счита за 3 ноември, въпреки че билетът посочва 4-ия ден от месеца. Но за да потвърди заминаването, служителят трябва да предостави билети, които посочват датата и мястото на пристигане (влак, автобус и др.).

Гаранции за служител по време на командировка

Трябва да се отбележи, че законодателят защитава правата на работника или служителя, докато той отсъства от работното място. Ако има заповед за командировка, дните на отсъствие от работното място не могат да се зачитат за отсъствие, такова нарушение не подлежи на дисциплинарно наказание. Не можете да уволните бизнес пътник. Съгласно Правилника за командировки (можете да намерите образец в статията), служителят е гарантиран в негово отсъствие:

Начисляване на средните доходи за отработени дни - тук трябва да преброите както дните на командировка, така и времето, прекарано на път, дните на принудително спиране.

Когато гражданите, които работят на непълно работно време, пътуват, средните доходи на работодателя, който е издал назначението в командировка (според извадката), се запазва. Ако и двамата работодатели изпратят едновременно лице на едно назначение, средната печалба трябва да се запази и на двете позиции, докато разходите за дневни и други разходи се разделят пропорционално между предприятията или по споразумение на работодателите.

Разрешено е привличането на служител в командировка при изпълнение на служебни задължения през празничните и почивните дни. В този случай ще трябва да платите двоен размер на дневната ставка, а ако е предвиден почивен ден - в единичен.

Служител може да се разболее по време на командировка, тогава той ще получи обезщетение за временна неработоспособност. Като потвърждение на факта се приема отпуск по болест(амбулаторно или стационарно лечение). Забележка!За целия период на болест работодателят е длъжен да възстанови на служителя не само средните доходи, но и разходите за наемане на жилище и дневни пари.

Ако има нужда от спешно извикване на специалист от командировка, трябва да съставите подходяща заповед за изтегляне. Няма унифицирана форма, можете да я разработите сами, да одобрите формата с местен акт в предприятието.

Заповед за изтегляне на служител от командировка.

Моля, имайте предвид, че законодателят не регламентира ясно как да се уведоми служителят за необходимостта от прекъсване на пътуването. По правило мениджърът се обажда на специалиста или го уведомява писмено с препоръчана поща.

Бизнес пътуването е (съгласно Кодекса на труда на Руската федерация) само временно пътуване на служител, което е инициирано от работодателите. Тъй като насочва човек на работа, той трябва да стане гарант за спазването на законните му права. Ето защо трябва да обърнете специално внимание на изпълнението на съответните документи, да правите изчисления навреме и да издадете авансово плащане преди предстоящата командировка. Работодателят няма право да изисква определени категории служители да изпълнят служебна задача, свързана с пътуване до друг град. При неизпълнение на изискването служителят има право да съди предприятието.

Пишете на експерт!

Организацията има сключен гражданскоправен договор за предоставяне на услуги с естествен човек... Във връзка с производствената необходимост беше решено служителят на "GEP" да бъде изпратен в командировка. Специалистът по персонала обаче се съмнява дали е възможно да изпратите служител на свободна практика на организацията в командировка. Ще помогнем на служителя по персонала да разбере текущата ситуация.

Бизнес пътуване само за служители на организацията

Командировка е командировка на служител, свързана с изпълнението на служебната му задача извън мястото на постоянна работа (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). В командировка може да бъде изпратен само служител, с който е сключен трудов договор. Факт е, че трудовото законодателство не се прилага за лица, с които компанията е сключила гражданскоправни договори (член 11 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това означава, че командировките в разбирането на Кодекса на труда не са командировки на изпълнители по граждански договори (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Служителите, изпратени в командировка, трябва да бъдат възстановени (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация):

• пътни разходи;
• разходи за наем на жилище;
• дневни - допълнителни разходи, свързани с живот извън постоянното място на пребиваване;
• други разходи, направени по време на командировка по договореност с администрацията.

Процедурата за възстановяване на разходите по договори GPC трябва да бъде договорена

На практика се случва изпълнителят по гражданскоправен договор да бъде изпратен в друго населено място, за да изпълни поръчката. В този случай условията, при които ще се осъществи пътуването, трябва да бъдат предвидени в договора (чл. 450 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Включително в допълнително споразумение с изпълнителя е необходимо да се установи процедурата за възстановяване на разходите му за командировка. Ясно е, че не е необходимо издаване на заповед за командировка при изпращане на служител на свободна практика в командировка.
Разходите на изпълнителя могат да включват например разходи за.

Генералният директор на компанията също може да отиде в командировка, тъй като има въпроси, при решаването на които понякога е необходимо личното му присъствие. Служителите на персонала понякога имат въпроси как правилно да организират командировка за директора, какви документи са необходими и кой трябва да ги подпише. Ще им отговорим и ще разгледаме особеностите на командировката на основателя.

Нормативна база

Редът за изпращане на служители в командировки е регламентиран с наредби. Първият от тях е Кодексът на труда на Руската федерация, по-специално чл. 166. Дефинира командировка. Вторият документ, който е и основен, е Наредбата за особеностите на изпращането на работници в командировки. Той е одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 13.10.2008 г. № 749.

Причини за командировката на директора

Целите на командировката на ръководителя на организацията могат да бъдат следните:

• срещи с бъдещи контрагенти, реализация на нови бизнес идеи;
• откриване на нови представителства на компанията в други градове или дори държави;
• работа, свързана с откриване на нов проект, участие в преговори с изпълнители, сключване на договори с тях;
• разрешаване на спорни въпроси, възникнали в резултат на проверка на клонове или отделни поделения държавни органиконтрол.

Документираната основа винаги е правилно изпълнена бележка.

В командировъчната заповед са посочени и целите на командировката.

Регистрация на командировката на директора и необходимите документи

Главният изпълнителен директор, който не е и основател на компанията, е точно същият служител като останалите. Единствената разлика е, че той е законен представител на работодателя в отношенията с други служители. Следователно процедурата за формализиране на командировката му ще има само малки разлики от дизайна на командировка за обикновен служител.

И така, редът на регистрация е както следва:

1. Бележка се пише от ръководителя за посоката в командировка. Този документ се счита за основание за издаване на удостоверение за пътуване и поръчка.
2. Изготвя се заповед за изпращане на служителя в командировка до. Той предписва целта на пътуването, дата, място и друга важна информация.
3. Заповедта се регистрира в регистъра на поръчките, служителят се запознава с документа и поставя подписа си в дневника в знак на съгласие.
4. Удостоверение за командировка се издава за. Организациите го правят по своя инициатива, тъй като законът не го изисква. Изписва се само за вътрешен контрол.
5. Главният изпълнителен директор, като всеки друг служител, получава аванс, за да плати разходите, свързани с пътуването.
6. Не е необходимо, но можете да запишете факта на изпращане на служител на пътуване в регистъра на служителите, напускащи в командировки. Дружеството има право да осигури наличието и поддържането на такова списание по свое желание.
7. След служителя и в в такъв случай- главният изпълнителен директор, отиде в командировка, дните на пътуването са отбелязани в разписанието.
8. При връщане служителят предоставя отчет за изразходваните средства във връзка с пътуването. Включени са разписки и разписки, потвърждаващи разходите.

Документите трябва да бъдат съставени правилно, от това ще зависи съдбата на данъчната основа на компанията (алинея 12, параграф 1 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Например, ако заповедта бъде издадена по-късно, се оказва, че броят на дните в командировка ще бъде взет предвид от счетоводителите в по-малък брой и тогава размерът на разходите в данъчната основа също ще бъде по-малък от действителен (който главният изпълнителен директор получи в ръцете си, когато вече отиде на пътуване). Ето защо е толкова важно да се спазват условията за изготвяне първична документация... Всички нюанси са посочени в Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация № 1 от 5 януари 2004 г.

Кой подписва заповедта и други документи

Всички документи трябва да бъдат подписани съответно от ръководителя на организацията, а заповедта и меморандума се подписват от генералния директор за него самия. Така се оказва, че се изпраща в командировка.

Разпределяне на отговорности

В случаите, когато мениджърът отсъства от работното място и в този случай е отишъл в командировка, неговите правомощия се прехвърлят на друг служител, за да изпълнява задълженията на директор: подписване на договори, заповеди и др. Изборът на такъв служител може да зависи от решението на мениджъра. Но в повечето случаи такъв служител става този, който е регистриран в уставната документация на организацията (член 53 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

По правило това са следните служители:

• Заместник директор;
• ръководителят на отдела за персонал;
• ръководител на всеки отдел или отдел;
• съосновател, ако има такъв;
• касиер счетоводител.

Неща, които трябва да имате предвид, когато възлагате задълженията на главния изпълнителен директор на друг служител:

1. Служителят започва да изпълнява нови задължения, които са допълнителни към основните, поради което този факт трябва да бъде съгласуван със служителя. Новите задължения и характеристики на плащането трябва да бъдат посочени в допълнително споразумение към трудовия договор.
2. За да прехвърлите правото на подпис, трябва да издадете пълномощно (член 185 от Кодекса на труда на Руската федерация). Срокът му може да бъде всякакъв, но като правило съответства на периода на командировката.
3. Необходимо е да се получи писмено съгласие на служителя.
4. Издава се заповед за прехвърляне на правомощията на ръководителя за определен срок.

Внимание!Ако служителят е бил упълномощен с правомощията на ръководител преди официализирането на командировката на последния, тогава той има право да подпише всички документи, свързани с пътуването.

Бизнес пътуване на основателя

Има ситуации, когато е необходимо да изпратите учредителя за командировка. По-точно пътуването трябва да бъде уредено като командировка, тъй като учредителят пътува по служебната дейност на дружеството, а разходите трябва да се отчитат като пътни. Но той не е служител на компанията, следователно не може да бъде изпратен в командировка (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация) и срещу доклада могат да бъдат издадени пари. Ако това правило се пренебрегне, тогава данъчната служба може да има въпроси.

За да организирате командировка за учредителя (и в същото време да отпишете разходите в данъчното счетоводство, да не приспадате и да получавате приспадане), можете да използвате три метода.

Трудов договор

Първият начин е да се сключи срочен трудов договор с учредителя и да се наеме на всяка длъжност (например помощник-директор) с минимална заплата. След това можете да организирате командировка по всички правила: с плащане на настаняване и дневни.

Важно!В трудовия договор е необходимо да се предвидят отговорностите, свързани с командировката: участие в преговори, подготовка за сключване на сделки и др. Заплатата в този случай не трябва да бъде по-ниска от минималната работна заплата.

Граждански договор

Вторият начин е сключването на гражданскоправен договор за всяка „командировка“. В такова споразумение трябва да бъдат посочени конкретни задачи: какво трябва да направи, какъв резултат да получи.

Договорът може да бъде от два вида: предоставяне на услуги и инструкции (сключва се, ако е необходимо да се подпишат някакви документи по време на пътуването, изготвя се и пълномощно за право да подписва документи от името на компанията) .

Ако бъде сключен GPA, компанията трябва да възстанови на учредителя разходите за това пътуване или да закупи билети сама, да плати настаняването и т.н. В първия случай данък върху доходите на физическите лица не се начислява за компенсация на разходите и застрахователни премии, тази сума се включва в данъчните разходи на организацията. Всички разходи трябва да бъдат потвърдени от първоизточника, няма да е възможно да се приспадне ДДС, т.к в документите ще фигурира само учредителя.

Ако фирмата сама заплаща пътуването и настаняването, тогава ще бъде възможно приспадане на ДДС, т.к документите ще се издават на името на фирмата.

Парите за пътуването не се издават срещу отчет, а просто от касата като средства, необходими за изпълнението на GPA. V касов ордертрябва да бъдат посочени датата и номерът на този договор.

Без споразумение

Не е необходимо да се сключват договори, ако пътуването е свързано със сделка, за сключването на която е необходимо присъствието и одобрението на учредителя. Има видове сделки, които директорът не може да сключи сам:

• големи (това са сделки с имущество на стойност над 25% от стойността на имуществото на предприятието);
• с лихва;
• които са посочени в устава на LLC като изискващи одобрение.

Ако причината за пътуването е една от тези транзакции, тогава FTS няма да се съмнява във валидността на пътните разходи (член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Обикновено такива разходи се осчетоводяват като други или.

Тъй като средствата са изразходвани не за заплащане на личните разходи на учредителя, а за плащане на разходите на дружеството, не се изисква плащане на данък върху доходите на физическите лицаи застрахователни премии. ДДС може да се приспадне.

Дейностите на компанията често засягат много контрагенти, които може да се намират в различно място от местоположението на компанията. За да взаимодейства с тях, една организация може да изпрати служителите си да изпълняват производствените си цели в командировки. Необходимо е правилно да се организира командировка, така че компанията да няма проблеми в бъдеще.

До 2015 г. беше в сила старата Наредба за регулиране на командировките, която беше отменена с влизането в сила на новия закон.

Въведените новости са насочени основно към намаляване на обема на необходимите документи при командировки.

Сега стопанският субект самостоятелно решава какви документи ще изготви по време на командировката. Той трябва да определи решението си за документооборота в други.

Задължителни документи:

• Законодателството изисква при изпращане в командировка да се състави заповед за командировка.

Незадължителни документи, които се изготвят по преценка на организацията:

• Възлагане на услугата.
• Отчет за командировката
• А също така поддържането на дневник на служителите, заминали и пристигнали в командировки, остава по преценка на администрацията.

Във връзка с това, друга промяна беше реда за определяне на дневните за командировки. Ако организацията не използва удостоверение за пътуване, тогава тя трябва да определи часа на заминаване и пристигане на служителя, както и продължителността на командировката в дни, според представените им документи за пътуване, разписки за плащане за жилище , касови бележки за закупуване на гориво и др.

Внимание!Служител може също да представи услуга или меморандум до ръководството, в който декларира условията и периода на пътуването при липса на съответните документи и ако мениджърът го приеме и одобри, тогава този документ може да служи и като потвърждение в този случай.

Който не може да бъде изпратен в командировка

По правило командировката се счита за изпълнение на задълженията на служителя. Следователно, в нормални условиятой не може да й откаже. Законодателството обаче предвижда случаи, когато командировка не може да бъде издадена на определени категории хора.

Следните служители не могат да бъдат изпращани в командировка:

• Работнички, които предстоят да станат майки;
• Служители, с които е сключен договор за чиракуване;
• Служители, които все още не са навършили пълнолетие. Ако обаче тези служители са заети в творчески професии (актьори, журналисти, певци, писатели и др.), както и спортисти, тогава тази забрана не се отнася за тях.

Тези служители не могат да бъдат изпращани в командировка, дори ако е получено писмено съгласие от тях.

Внимание!Освен това има категории служители на предприятието, които могат да бъдат изпратени в командировка, но в същото време тяхното съгласие за това трябва да присъства в писмена форма.

Те включват:

• Служители, които имат деца под три години. Това включва и работниците, ако децата им на тази възраст нямат майка.
• Работници с деца под пет години, ако са самотни родители.
• Служители, които нямат деца с увреждания.
• Работници, които осигуряват надзор и медицински грижи за болни близки роднини.
• Работници с инвалидност, ако бизнес пътуване пречи на програмата им за възстановяване.

Когато специалистите по персонала организират командировка за тези категории служители, полученото от тях писмено съгласие за пътуването задължително трябва да съдържа информация, че са уведомени за правото си да го откажат.

Въпросът често възниква за специалисти, когато се издава командировка на вътрешен работник на непълно работно време. Могат да бъдат изпратени в командировка. Проблемът обаче възниква, когато времето на командировка се отразява на второто място на работа.

Внимание!По закон е забранено да се регистрира това време или годишен платен отпуск. Препоръчително е през този период да се осигури второ място допълнителен отпусксъс заплащане за сметка на фирмата.

Продължителност на бизнес пътуването

Периодът на командировка се определя от ръководителя на фирмата самостоятелно, въз основа на възникналата производствена нужда. То трябва да бъде отразено в издадената заповед за командировка, а ако се съставя служебно задание, то и в този документ.

В същото време, поради възникналите обстоятелства, продължителността на пътуването може да бъде намалена или удължена за определено време. Това налага и публикуване на писмена заповед от ръководството на дружеството.

Преди това действащият закон определяше максимален период на пътуване от 40 дни, без времето за пътуване. Беше предвидено също, че командировката трябва да бъде повече от един ден.

Но новите постановления на правителството, които влязоха в сила, в съответствие с които в момента се регулират командировките, отмениха валидността на тези стандарти и не въведоха нови условия. Следователно никъде минималната и максималната продължителност на командировката не е фиксирана на законодателно ниво.

Внимание!При определяне на продължителността на пътуването обаче е необходимо да се изхожда от самата концепция - командировка не е изпълнение на задълженията от служител, установил пътуващ характер на работа, както и прехвърляне на служител в друго населено място.

Как да организираме командировка за служител през 2017 г

Стъпка 1. Издайте заповед за изпращане в командировка

При поръчка можете да използвате стандартни формуляри Т-9, Т-9а или да използвате бланка, в която текстът на поръчката е изложен в свободна форма.

До 2015 г. основата за издаване на поръчката беше предварително съставено служебно задание, данните за което трябваше да бъдат въведени в съответния ред на документа. Сега, като основа, можете да използвате реда на главата, бележка и т.н., или дори да оставите това поле празно.

Служителят, за когото е съставена заповедта, трябва да се запознае с нея и да постави своя подпис.

Ако служителят използва собствен или фирмен автомобил за пътуването, това също трябва да бъде отбелязано чрез включване на съответния ред в съществуващия ред или чрез издаване на нов в свободна форма.

Стъпка 2. Издаване на средства

Ако служителят има командировка, тогава той трябва да получи паричен аванс на касата за плащане на пътуване, настаняване в местоназначението и други непланирани разходи, както и дневни пари за всеки ден от пътуването.

За регистриране на издаването на средства от касата се използва разходен касов ордер. Размерът на финансирането за всички тези разходи трябва да бъде фиксиран в местния акт на дружеството.

Като основание за издаване на средства е заповед за изпращане в командировка. Освен това самият служител може да състави бележка с изчисляването на прогнозните разходи, след което тя трябва да бъде одобрена от ръководителя на компанията.

Когато издавате пари, имайте предвид следното:

• Ако пътуването ще се осъществи в рамките на страната, тогава всички дължими средства могат да бъдат издадени както в брой от касата, така и чрез превод на карта или банкова сметка.
• Ако се извършва командировка в чужбина, тогава дневната надбавка за дните на пребиваване на територията на Русия трябва да се издава в рубли, а за дните на престой в друга държава - във валутата на тази страна или в рубли в обменен курс на централната банка.

Стъпка 3. Издаване и издаване на удостоверение за пътуване (ако е необходимо)

Ако това е записано в местните актове на компанията, тогава изготвянето на удостоверение за командировка е включено в проектирането на командировка. В зависимост от използвания формуляр, може да посочи задача за командировка, отчет за работата на служителя и се изчислява дневна надбавка.

Във формуляра има и място за поставяне на печати за пристигане и заминаване на мястото на пътуване. Залепването им обаче вече не е задължение и ако не са залепени, това няма да е нарушение.

Необходимостта от поддържане на дневници за служителите, заминаващи за пътуване, вече е премахната. Въпреки това организациите могат да правят това на доброволни начала. За да направят това, те трябва да установят формата на дневника, процедурата за поддържането му в местните актове.

Обикновено дневникът съдържа следните колони:

• ПЪЛНО ИМЕ. служител;
• Име на организацията по местоназначение;
• Обитаема дестинация;
• Дати на заминаване и пристигане;
• Знак за подаване на доклад.

Внимание! Удостоверение за пътуванев момента не е задължителен документ, така че организацията може да го издаде по свое усмотрение.

Стъпка 4. Направете отметка в графика

След като служителят е изпратен в командировка, е необходимо да се отбележи времето на неговото отсъствие c. За това се използва кодът "06" или буквеното обозначение "K".

Стъпка 5. Подгответе и подайте предварителен отчет

В тридневен срок от момента на връщане от пътуването служителят е длъжен да състави и подаде предварителен отчет в счетоводството. Това се прави с помощта на стандартния формуляр AO-1.

Ако това е записано в местни актове, тогава заедно с предварителния отчет служителят трябва да предостави и отчет за извършената работа по време на пътуването. Това може да се направи под всякаква форма, на формуляра, разработен от компанията, или да се използва колона 12 от формуляра, ако е включена в проектирането на командировка.

Към отчета за разходите трябва да бъдат приложени документи, потвърждаващи направените разходи. Те включват:

• Документи, потвърждаващи наемането на помещение за живеене - разписка или сметка за хотел, която съдържа всички необходими данни, броя на дните на престой, цената на един ден или споразумение за наем на жилище (частна къща или апартамент) ;
• Документи, потвърждаващи пътните разходи (билети, бордни карти, включително квитанции за документооборотни услуги, получаване на легло във влакове и др.);
• Документи за плащане на такси - чекове, касови бележки, формуляри;
• Бележка за възстановяване на разходи, ако служителят е управлявал собственото си МПС или служебна кола... Придружава се от товарителница, касови бележки и касови бележки от бензиностанции и др.;
• Бележка, ако няма документи за пътуване или документи за пребиваване, или и двете.
• Документи, потвърждаващи други договорени разходи (например разписка за комуникационни услуги).

Внимание!При получаване предварителен отчетна ръка счетоводителят прави бележка за това в отделящата се част и я връща на служителя.

Стъпка 6. Връщане на неизползваните средства на касата (ако има такива)

Ако по време на пътуването служителят не е похарчил цялата сума, тогава той трябва да плати остатъка на касата в рамките на 3 дни от момента на подаване на отчета. Операцията се оформя с входящ касов ордер.

Законът дава право на работодателя да удържи неизплатената сума от заплатата, но това може да стане само в рамките на един месец от датата на изтичане на срока за доброволно връщане. След един месец парите могат да бъдат удържани само чрез съда чрез завеждане на иск за обезщетение.

Внимание!Ако служителят доброволно се съгласи да удържи дълга от заплатата, той трябва да напише изявление за това. Въз основа на него трябва да се издаде заповед за удръжка, чийто размер не може да бъде повече от 20% от размера на начислената работна заплата.

Стъпка 7. Компенсация за превишаване на разходите (ако е необходимо)

Ако служителят е похарчил повече пари за пътуването, отколкото са му били дадени, първо трябва да проверите неговия авансов отчет и ако излишните разходи са били принудени, да платите надхвърлянето от касата, като попълните разходен касов ордер.

За да определите оправданието за преразход, трябва да определите следното:

• Дали разходите са направени за неотложни нужди;
• Има ли документи, потвърждаващи тези разходи и дали са изпълнени правилно;
• Правилно ли е съставен отчетът за разходите?

Важно!Организацията е длъжна да извърши издаването на ненужно изразходвани средства в рамките на 3 дни от датата на отчета (това е посочено в правилника за командировки).

В противен случай служителят има право да се обърне към съда не само за събиране на дълга, но и за получаване на лихва. Ако компанията няма възможност да изплати цялата сума наведнъж, тогава е по-добре да се изготви споразумение между страните, посочващо времето за погасяване на дълга.

Може ли бизнес пътуването да бъде удължено или разсрочено?

Законодателството не забранява удължаване на съществуваща командировка или прехвърляне на бъдещо, за което всички Задължителни документи... Но в същото време никъде няма ясни инструкции как точно трябва да се направи това.

При необходимост най-правилно е да се направи чрез издаване на такава заповед. Изготвя се във всякаква форма (за такъв случай не е разработен стандартен формуляр) и трябва да съдържа причината за удължаването и новата дата на приключване.

Също така се правят корекции на всички документи за командировка - грешната дата се зачерква с един ред, а отгоре се изписва нова.

И накрая, работодателят е длъжен да изчисли дневната надбавка за дните за подновяване, както и разходите за живот и да преведе тази сума на служителя. Законът забранява задължаването на служителя да използва лични налични средства за тези цели, дори ако те бъдат възстановени по-късно.

Отлагането на командировка също трябва да бъде формализирано с допълнителна заповед под каквато и да е форма. Включва причината за отлагането, както и новите начални и крайни дати на пътуването. Те трябва да бъдат вписани във всички издадени документи за пътуване, като се зачеркне старото значение и се посочи ново.

Внимание!Не е необходимо да се преизчисляват дневните и други плащания, ако се променят само датите на заминаване и пристигане, а не продължителността на самото пътуване.

Възможно ли е да съчетаем ваканция с бизнес пътуване?

По закон това е периодът, за който служителят е напълно освободен от изпълнение на всякакви трудови задължения. Следователно, ако се наложи да направите командировка по време на ваканцията, първо трябва да направите изтегляне от ваканцията.

Трябва да се помни, че ТС установява случаи, в които е невъзможно да се произведат. Необходимо е също така да се получи писмено съгласие от служителя.

Стъпка по стъпка това се прави, както следва:

• Създайте ;
• като поставите в поръчката фразата „нямам нищо против“;
• Създайте заповед за командировка;
• Проблем пари в брой(дневни, за покриване на бъдещи разходи).

Трябва да се отбележи, че процедура като отмяната изисква задължителни промени в. Ето защо е необходимо незабавно да се обсъди със служителя кога ще вземе останалите дни почивка. Ако иска да продължи да почива след приключване на задълженията си, ще трябва отново да направи регистрация за почивка.

Внимание!Оттеглянето от ваканция изисква и преизчисляване на платената ваканция. Това може да бъде пропуснато, ако служителят иска незабавно да продължи да почива и този период е в същия месец като първата част. В противен случай надплатените средства ще трябва да бъдат върнати на касата или ще бъдат прихванати срещу авансово плащане или суми за пътуване.