Главная » Задолженность

Учет расчетов с подотчетными лицами г. Нормативные документы регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные, представительские и командировочные расходы.

Счет 71 - активно-пассивный. По дебету счета отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту счета - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Сальдо по счету 71 - дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность подотчетных лиц, т.е. сумму невозмещенного перерасхода.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и др. в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Оплату товаров с карточного счета отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальный карточный счет».

Схема основных бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, приведена в таблице 1.

Таблица 1 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Выданы подотчетные суммы из кассы предприятия

Получены подотчетным лицом денежные суммы по чеку с расчетного счета, с валютного счета, со специальных счетов в банках

Выдан подотчетному лицу чек из чековой книжки, аккредитив

Оприходовано оборудование, приобретенное за наличный расчет

Оприходованы материалы, приобретенные за наличный расчет

Отнесены на увеличение фактической себестоимости материалов транспортно-заготовительные и прочие расходы, оплаченные наличными денежными средствами

Отнесена на себестоимость продукции (работ, услуг) основного или вспомогательного производства стоимость работ, выполненных сторонними организациями, оплаченных наличными денежными средствами

Приняты к учету командировочные расходы общепроизводственного персонала

Отражена оплата работ и услуг для обеспечения управленческой деятельности, приняты к учету командировочные расходы работников управления организации

Оплачены наличными денежными средствами расходы жилищно-коммунальных хозяйств, дошкольных учреждений, учреждений бытового назначения, подразделений общественного питания

Приняты к учету командировочные расходы работников

торговли, общественного питания

Сдан в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы

Отражена выдача заработной платы в структурных подразделениях организации (подотчетными лицами - раздатчиками)

Оплачены наличными денежными средствами расходы по содержанию имущества, переданного в аренду; расходы, связанные с рассмотрением дел в судах; расходы, оказываемые с оплатой услуг кредитных организаций

Отражена сумма невозвращенного аванса

Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения отличается от состава представительских расходов и порядка их признания в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете представительские расходы в качестве коммерческих формируют расходы по обычным видам деятельности предприятия (п. 5-8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999г. № 33).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией основных средств. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств.

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или счете 15 «Заготовление или приобретение материальных ценностей» в зависимости от выбранной учетной политики.

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полном объеме и в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты. В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего (отчетного) периода.

Порядок признания представительских расходов в целях налогообложения зависит от того, каким методом организация признает доходы и расходы - методом начисления или кассовым методом.

При методе начисления дата признания представительских расходов - это день утверждения акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей. При кассовом методе доходы и расходы учитываются для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены.

Также представительские расходы могут быть включены в состав прочих расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный период организация может учесть эти расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда предприятия за этот период.

Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде. Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу. Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счету учета затрат, или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.

На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или списать.

Если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, бухгалтеру необходимо составить бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит налог на добавленную стоимость. Сумму «входного» налога на добавленную стоимость по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены следующие условия:

представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма налога на добавленную стоимость;

представительские расходы оплачены, а сумма налога на добавленную стоимость выделена в платежном документе отдельной строкой;

представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается налогом на добавленную стоимость.

Налог на добавленную стоимость по нормируемым расходам можно возместить только в том размере, который соответствует сумме представительских расходов, которая укладывается в норматив. То есть той части расходов, которая учитывается при расчете налога на прибыль. Налог на добавленную стоимость, который приходится на сверхнормативные расходы нельзя ни предъявить к налоговому вычету, ни учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Так как сумма «входного» налога на добавленную стоимость, которая приходится на сверхнормативные расходы, включена в состав расходов в бухгалтерском учете, а в целях налогообложения не учитывается, то возникает постоянная разница. На основе этой разницы бухгалтер должен сформировать постоянное налоговое обязательство. Его сумма рассчитывается путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль.

В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом с начала года в целях налогообложения организация может уложиться в установленный норматив. В этом случае вся сумма налога на добавленную стоимость, списанная на затраты, должна быть восстановлена и предъявлена к налоговому вычету.

Что касается алкогольных напитков, то Налоговое законодательство РФ конкретно не говорит, что расходы на приобретение алкоголя можно отнести к представительским расходам. Но вместе с тем и не запрещает этот делать. Поэтому налогоплательщики могут отнести расходы на приобретение спиртного к расходам на представительские цели. Главное - подтвердить их документально и доказать их экономическую обоснованность. Количество приобретенных алкогольных напитков должно способствовать реализации цели официального мероприятия - установить или поддерживать взаимовыгодное сотрудничество.

Количество выпитого алкоголя должно находиться в пределах разумных норм употребления спиртных напитков.

Организация может разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки. А затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.Командировочные расходы работника отражают в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Командировки, целью которых является приобретение оборудования, нематериальных активов, материалов также считаются служебными, однако их отражение в бухгалтерском учете имеет ряд особенностей. Вышеуказанные командировочные расходы будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования, нематериальных активов и материалов. Если командировка связана с приобретением материалов, то затраты на эту командировку будут относиться на стоимость материалов и включаться в себестоимость продукции по мере использования материалов в производственных целях.Для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений при условии их документального подтверждения и производственной направленности.До 1 января 2016г. размер суточных в целях налогообложения прибыли был ограничен нормативами, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93н «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В частности, при командировках на территории РФ в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль можно было включить суточные в размере, не превышающем 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. С 1 января 2016г. нормирование суточных не было отменено. Организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.).

С 1 января 2016г. установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления налога на доходы физических лиц:

для командировок по России - 700 рублей в сутки;

для зарубежных командировок - 2500 рублей в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться налогом на доходы физических лиц.

В бухгалтерском учете суточные полностью включают в состав расходов предприятия. В налоговом учете суточные учитывают в составе прочих расходов только в пределах норм, которые установлены в коллективном договоре или приказе руководителя. Если суточные выдают в пределах норм, которые установлены приказом руководителя, то их сумму в налоговом учете включают в состав прочих расходов. Если суточные выдают сверх установленных норм, то сумму превышения в состав прочих расходов не включают и налогооблагаемую прибыль она не уменьшает.

Расходы на проезд учитываются в целях налогообложения в сумме фактических затрат, подтвержденных первичными документами. Организация может учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, фактически понесенные расходы на проезд, подтвержденные первичными документами.

В последнее время все больше распространения получают электронные авиабилеты (билеты, оформленные в бездокументной форме). Новая форма билета вызывает интерес не только у пассажира, но и у каждой организации, поскольку является документом, подтверждающим расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Покупка такого билета не препятствует возможности учесть его стоимость в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Оправдательными документами в этом случае могут являться распечатка электронного документа на бумажном носителе и посадочный талон.

Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. Если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально, то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль.

Расходы на бронирование жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Если организация установит в локальном акте правило, согласно которому плата за бронирование жилья командированному работнику возмещается в полном размере, она вправе учесть данные затраты в составе расходов по налогу на прибыль.

Организация имеет право на вычет сумм налога на добавленную стоимость по командировочным расходам, в том числе по расходам на проезд к месту командировки и обратно. По расходам на проезд налог на добавленную стоимость принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов), в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не нужен. При этом вычет возможен только в том случае, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет с приложенным к нему бланком использованного билета. Если сумма налога на добавленную стоимость в билете не выделена, то она расчетным путем не определяется и к вычету не принимается. При этом полная стоимость билета включается в расходы при исчислении налога на прибыль.

В коллективном договоре или локальном нормативном акте организации следует предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость оплаты такси. Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком контрольно-кассовой техники и приложить его к авансовому отчету.

При поездке командированного работника до места командировки и обратно к месту постоянной работы на собственном автомобиле, работник может подтвердить свои расходы на проезд с помощью квитанций установленного образца, свидетельствующих о приобретении бензина на автозаправочной станции, об оплате услуг автостоянки.

Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице и чеков ККТ (при оплате гостиницы за наличный расчет). Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности. До 1 декабря 2016г. для гостиниц таковым являлся гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина от 13.12.1993г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». С 1 декабря 2016г. это может быть бланк любой формы, содержащий все необходимые реквизиты. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. За дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывается квитанция по форме № 12-Г., тоже представляющая собой бланк строгой отчетности. Кассовый чек в данном случае необязателен.

Если в бланке строгой отчетности налог на добавленную стоимость выделен отдельной строкой, то эту сумму можно заявить к вычету без счета-фактуры. Если счет гостиницы, привезенный работником, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, то для вычета налога на добавленную стоимость обязательно нужен счет-фактура. Счет-фактура должен быть выставлен гостиницей на имя организации, командировавшей работника. Если счет-фактура выставлен на имя командированного работника, то вычет по такому счету-фактуре не представляется.

Вычет налога на добавленную стоимость по расходам по найму жилого помещения возможен только в том случае, если речь идет о проживании на территории Российской Федерации. По расходам на проживание на территории иностранных государств (в том числе и на территории государств - участников Содружества Независимых Государств) сумма налога на добавленную стоимость к вычету не принимается, даже если она выделена в документах отдельной строкой.

Каждое российское предприятие вправе использовать наличные средства для выдачи заработной платы, оплаты в адрес контрагентов или передачи денег под отчет, а также для достижения иных целей. Для каждого отдельного случая использования наличности установлены свои правила оформления и отражения в бухгалтерии компании. Принимая во внимание распространенную практику предоставления средств на производственные нужды, целесообразно отдельно изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

Нормативное регулирование операций с наличностью

Необходимо отметить, что, несмотря на предоставление широких возможностей использования компаниями наличных денег, предприятия не имеют права тратить средства из кассы исключительно по своему усмотрению.

Детальный перечень случаев, когда компания может использовать наличность, изложен Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У . Пунктом 2 данного нормативного акта установлено, что ни предприниматели, ни компании не вправе по своему усмотрению расходовать выручку, поступившую в кассу. Исключения из общего предписания установлены этим же п. 2 Указаний , согласно которому прямо допускается возможность расходования наличности, поступившей в кассу компании, для выдачи под отчет.

Но в названных Указаниях не предусмотрен порядок оформления расчетов с подотчетными лицами.

Алгоритм таких действий детально описан Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 11.03.2014 № 3210-У . Общим требованием для использования наличности является организация компанией работы кассы.

Если предприятие планирует аккумулировать денежные средства в кассе, то целесообразно рассчитать и установить лимиты на соответствующий остаток. Наличие сверхлимитных денег у предприятия в конце рабочего дня не допускается.

Для оформления всех операций с наличными необходимо использовать расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер. Формы указанных документов утверждены Госкомстатом Российской Федерации в Постановлении от 18.08.1998 № 88 . Они применяются для оформления операций по расходованию наличности из кассы компании, в том числе и для выдачи денег на производственные нужды подотчетным лицам.

Выдача наличных денег под отчет

Также следует помнить, что до момента предоставления авансового отчета по соответствующим деньгам или возврата подотчетных средств подотчетное лицо не может получить новое финансирование на производственные нужды.

Немаловажное значение при выдаче наличных денег под отчет имеет тот факт, что Центробанк Российской Федерации в пункте 6 своих Указаний от 07.10.2013 № 3073-У прямо отметил, что лимиты наличных расчетов в размере 100000 рублей не применяются в случае выдачи средств на производственные нужды. Отсюда следует, что компании вправе предоставлять наличность под отчет без какого-либо ограничения по сумме денег, подлежащих выдаче по этому основанию.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н , которым утвердило План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также Инструкцию по его применению. Данные нормативные документы подлежат использованию и в настоящее время.

Указанным выше Приказом Минфина предусмотрен счет 50 «Касса», который применяется для обобщения информации по операциям с наличными денежными средствами, и субсчет 50-1 «Касса организации», используемый для оформления движения денег в кассе предприятия.

Следует помнить, что по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в кассу организации, а деньги, выдаваемые предприятием, отражаются на кредите счета 50.

Указанному счету корреспондирует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который применяется в случае выдачи средств на производственные нужды или возврата таких денег в кассу предприятия.

Передача ответственному лицу наличных средств из кассы компании оформляется по дебету счета 71, которому корреспондирует кредит счета 50.

Возврат лицом, получившим деньги на производственные нужды, сумм, по которым не предоставлен авансовый отчет (неизрасходованных денежных средств), оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В силу прямого указания норм отечественного права компании, применяющие наличные расчеты, должны безошибочно вести учет всех кассовых операций и неукоснительно соблюдать кассовую дисциплину. Если данные обязанности предприятием нарушаются, то высока вероятность наложения на такую компанию штрафов, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации.

Подотчетные лица - нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье - имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

  • указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • КоАП РФ;
  • Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию .

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

  • Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
  • Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
  • Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением .
  • Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
  • По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация .

  • Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале .

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

  • Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
  • Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

  • распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, - ст. 16-19 ТК РФ;
  • определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, - ст. 137 ТК РФ;
  • устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника - ст. 138 ТК РФ;
  • обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности - в материале .

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность - по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам - данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Итоги

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой. Об этом и о многом другом вы узнаете из представленной статьи.

Выдача наличных денег из кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 этого документа деньги выдаются на:

Хозяйственно-операционные расходы;

Расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

Расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяются руководителем организации.

Суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

Обратите внимание!

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Лица, получившие подотчетные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1-6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

Заполняя оборотную сторону формы, подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы б и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 №03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Командировочные расходы

Оформление документов

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

Служебное задание (форма № Т-10а).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Позже такая позиция была изложена в Письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442.

Мы же рассмотрим ситуацию, когда составляется командировочное удостоверение.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.98 № 62).

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ фирма обязана ему оплатить:

Стоимость проезда;

Расходы по найму жилья;

Суточные;

Иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Обратите внимание!

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Обратите внимание!

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

Командировочное удостоверение или приказ о командировании;

Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).

Бухгалтерский учет

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. 5, п. 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Налогообложение и налоговый учет

«Входной» НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 № 03-04-11/165).

К сведению!

Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112).

Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

ПРИМЕР 1

ООО «Старт» направило работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации следует оформить следующие проводки:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) -включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС) Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 763 руб. -учтен НДС по авиабилетам Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) -включена в расходы сумма, указанная в счете гостиниць за оплату (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 2500 руб. - суточные Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. -5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Арбитражная практика

В Постановлении ФАС Уральского округа от 11.10. 2003 № Ф09-3729ЮЗ-АК суд пришел к выводу, что для вычета НДС не обязательно применять счет-фактуру или счет, оформленный на бланке строгой отчетности.

В п. 1 ст. 172 НК РФ сказано, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиками товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Налоговое законодательство допускает вычет сумм налога, уплаченных по расходам на командировки, не только на основании счетов-фактур или документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но и на основании иных документов. Суд аргументирует тем, что при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также организациями, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур (в которых НДС выделена отдельной строкой) считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом согласно п. 6 ст. 171 НК РФ соответствующая сумма налога включается в цену товара (работ, услуг), и в документах, выдаваемых покупателю, сумма НДС не выделяется.

Материалами дела установлено, что работники, находясь в командировках, заключали договоры проживания от своего имени. При этом соответствующими организациями им выдавались документы установленной формы, подтверждающие факт оплаты услуг. При таких обстоятельствах суд исходил из того, что организация вправе принять НДС к вычету.

Однако обращаем ваше внимание на то, что это все же частный случай и нет гарантий, что в вашем округе суды будут придерживаться такой же позиции. Поэтому, если вы хотите избежать спора с налоговиками, лучше иметь либо счета гостиницы, оформленные на бланках строгой отчетности с выделенным НДС, либо счета-фактуры и кассовый чек, где также указан НДС отдельной строкой.

В налоговом учете расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы отражаются в налоговом учете только, когда соответствуют требованиям, установленным ст. 252 НК РФ, - они должны быть обоснованными, подтвержденными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если организация использует метод начисления, расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходами признаются затраты после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Расходы на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. При этом затраты включаются в расходы в части, которая подтверждена документально и не превышает сумму выданного аванса. Если перерасход, то эта часть командировочных включается в расходы только после того, как сумма задолженности будет выплачена работнику.

В случае отсутствия подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются по распоряжению руководителя организации из прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. Включать суточные при исчислении налога на прибыль необходимо в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Суточные уменьшают налогооблагаемую прибыль из расчета 100 руб. в день. Суточные выплачиваются работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни, когда работник находился в дороге, включая время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62).

Судебная практика

Правомерность п. 15 Инструкции № 62 подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147.

Суд исходил из того, что Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлены размеры возмещения расходов на выплату суточных - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены размеры возмещения расходов и нормы расходов организаций на выплату суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения пункта 15 Инструкции в этой части не противоречит действующему законодательству РФ.

Обращаем ваше внимание на такой момент: с 01.01.2006 изменились нормы суточных, выплачиваемых при зарубежных командировках (Постановление Правительства РФ от 13.05.2005 №299).

ПРИМЕР 2

ООО «Мега» направила работника на 3 дня в командировку. Суточные составили 500 руб. в сутки.

В бухучете оформляются следующие проводки: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 1500 руб. - отражены суточные.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные в пределах норм: 100 руб. х 3 дн. = 300 руб.

Из-за разницы между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница в сумме 1200 руб. (1500 руб. -300 руб.), которая приводит к возникновению постоянного налогового обязательства. Д-т сч. 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» К-т сч. 68 «Расчеты по налогу на прибыль» - 288 руб. (1200 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При оплате расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН в пределах норм, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ):

Суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

На провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из вышеуказанного, можно сделать вывод, что налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по ЕСН. Однако не начисляется ЕСН и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Нормы, в пределах которых суточные не подлежат обложению ЕСН, не установлены. В связи с этим Минфин России в своем Письме от 14.01.2005 № 03-05-01-04/1 разъяснил, что организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при определении не облагаемых ЕСН размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729. Остальным же организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 93.

Однако Высший Арбитражный Суд РФ принял решение, отличное от позиции Минфина.

Арбитражная практика

Постановление ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04. При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (п. 1ст11 НКРФ). Между тем законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к ЕСН, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом размеры возмещения в проверяемый период не могли быть ниже размеров, предусмотренных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. С 01.01.2005 это положение отменено Законом от 22.08.2004 № 122-ФЗ.

Что касается страховых взносов в ПФР, то, поскольку объектом обложения страховыми взносами является тот же объект, что и для ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы также не начисляются.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что освобождаются от обложения НДФЛ суточные, которые выплачиваются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Так же как и в случае с ЕСН, нормы суточных законодательством не установлены.

Однако в ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Минфин по этому вопросу придерживается следующей позиции (Письмо от 28.10.2004 № 03-05-01-04/63): чиновники разъясняют, что коллективный договор или локальный нормативный акт организации не устанавливают нормы компенсационных выплат для возмещения командировочных расходов, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов работника, связанных со служебными командировками.

Установленные в коллективном договоре или локальном нормативном акте каждой конкретной организации размеры возмещения затрат, связанных со служебной командировкой, носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых идет речь в п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бюджетным организациям при определении не облагаемых НДФЛ размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением № 729. Остальным организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением № 93.

Размеры суточных, превышающие нормы, утвержденные указанными постановлениями, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Ранее аналогичная позиция была изложена в Письме Минфина России от 20.10.2003 № 04-04-06/191.

Однако ВАС РФ позицию Минфина посчитал неправомерной.

Арбитражная практика

В своем Решении от 26.01.2005 № 16141/04 ВАС РФ отметил, что налоговым законодательством применительно к НДФЛ нормы суточных не установлены. А общий порядок установления таких норм содержит трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ). Постановление № 93 может применяться исключительно для исчисления налога на прибыл

Несмотря на вывод, к которому пришел ВАС РФ, чиновники продолжают отстаивать свое мнение (Письмо Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59).

Приобретение товара

Нередко денежные средства выдаются подотчетному лицу из кассы организации для того, чтобы приобрести товар за «наличку».

Когда совершается сделка, связанная с куплей-продажей товара, подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), то есть действует как частное лицо, приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).

В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:

При продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);

При осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

При продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.

Имейте в виду!

При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству

Пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет. Ведь наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.

Рассмотрим случай, когда подотчетное лицо действует как представитель организации на основании доверенности.

Порядок выдачи доверенности работнику организации установлен гражданским законодательством. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обратите внимание!

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Она оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132).

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица - представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313, от 20.10.2003 № 29-12/58566.

Обратите внимание!

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 рублей (Указание Центрального Банка России от 14.11.2001 № 1050-У).

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168НКРФ).

Понятие подотчетного лица

Определение 1

Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия. Обычно в подотчет выдаются наличные денежные средства для командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, для приобретения материалов и прочие нужды.

Выдаются денежные средства в подотчет по расходным кассовым ордерам, и расходоваться они могут исключительно по назначению. Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц - работников предприятия. Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, подлежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированному на дату утверждения авансового отчета.

К внутриорганизационным документам, используемым в расчетах с подотчетными лицами, относятся:

  • списки подотчетных лиц, утвержденные руководством компании,
  • сметы на представительские расходы,
  • приказы об утверждении смет,
  • авансовые отчеты,
  • журналы регистрации отчетов.

Помимо этого, при направлении работников в командировки, обязательно должны быть оформлены соответствующие приказы. Кассовые операции при расчетах с подотчетными лицами оформляются типовыми формами первичных документов. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег, связанная со служебными командировками, осуществляется в пределах тех сумм, которые причитаются командированным сотрудникам на эти цели. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или другими уполномоченными сотрудниками. Кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющего личность получателя при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

За полученные денежные средства подотчетным лицам необходимо отчитаться, составив авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы за приобретенный товар. К оправдательным документам в данном случае относятся:

  • товарные чеки,
  • кассовые чеки,
  • проездные билеты.

Если приобретенный товар не оприходован на склад организации, то подотчетную сумму необходимо включить в совокупный годовой доход подотчетного сотрудника. Порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности об их определяется приказом руководителя компании.

Сотрудникам, которые получили наличные деньги под отчет, необходимо не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных денежных средствах и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета относится к унифицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Последующая выдача денег под отчет может производиться только при полном отчете конкретного подотчетного лица по авансам выданным ранее. Отчет проверяет бухгалтер.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет должен быть утвержден руководителем и затем принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру подотчетному лицу. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы в определенном порядке.

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами включает в себя:

  • утвержденный список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств,
  • утвержденный порядок подачи заявлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи,
  • соблюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по выданным суммам и сроков возврата остатка средств,
  • отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам,
  • соблюдение запрета на выдачу денежных средств работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
  • ведение аналитического учета командировочных и представительских расходов,
  • оформление необходимых подтверждающих документов к авансовым отчетам,
  • визирование авансовых отчетов.

Командировка - это поездка сотрудника организации по распоряжению руководителя для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы. Не может считаться командировкой направление в поездку предприятием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.

Затратами признаются расходы по командировкам, связанными с управлением производством. Такие затраты формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, который подлежит налогообложению, не включаются:

  • суточные, выплачиваемые в пределах норм,
  • произведенные и подтвержденные документами расходы на проезд до места назначения и обратно,
  • аэропортные сборы,
  • расходы на проезд в места отправления, назначения или пересадок,
  • комиссионные сборы,
  • расходы на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы по оплате услуг связи,
  • расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, и получение виз,
  • расходы, связанные с обменом валюты.

Если командированный сотрудник (налогоплатедьщик) не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством, освобождаются от налогообложения. Предельные суммы составляют: до 700 рублей в день при командировке на территории России и до 2500 рублей в день при заграничной командировке.

Замечание 1

Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются в расходы предприятия без НДС. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом. Суммы налога возмещаются в пределах норм установленных законодательством. Проездной билет, оформленный по установленному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это относится и к электронным проездным билетам. Следует обратить внимание, что вычет возможен, только если налог выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах.

Еще один вид расчетов с подотчетными лицами - это расчеты по представительским расходам. Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров. Не относятся к представительским расходам расходы на развлечения, отдых, профилактику и лечение заболеваний. Следует отметить, что представительские расходы включаются в прочие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на оплату труда за отчетный период.

К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами, относятся:

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, которая выдана под отчет. Для обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет на расходы, предприятиями используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму выданных под отчет средств 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется со счетами учета денежных средств. На сумму израсходованных подотчетными лицами средств 71 счет кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей, или иными счетами, выбор которых определяется характером произведенных расходов.

Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установленный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из заработной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания из заработной платы.