В учреждениях государственного сектора периодически проводятся инвентаризации. Результаты проведенных проверок отображаются в специальных формах бухгалтерской документации.
Форма 0504835 утверждена Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Согласно этому законодательному акту учреждения для контроля наличия используют специальные формы инвентаризационных описей, ведомостей расхождений и актов результатов проверки.
Применение акта о результатах инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации формы 0504835 относится к унифицированным формам первичного учета. Он обобщает и отражает полученные результаты проверки. В акте отражаются сведения обо всех установленных расхождений с данными бухгалтерского учета. Это могут быть недостачи, излишки, порча материальных ценностей, а также объекты, которые не относятся к группе «актив».
Порядок проведения инвентаризации в учреждениях состоит из нескольких этапов: по предприятию издается приказ, производятся подготовительные мероприятия, берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что все ценности, закрепленные за ними, оприходованы или списаны, в назначенное время начинается проверка в присутствии всех членов комиссии и ответственного лица.
Составляется акт результатов инвентаризации после того, как проведена проверка соответствия фактического наличия ТМЦ и имущества с данными бухгалтерского учета, сформированы описи. Бланк акта о результатах инвентаризации по ф. ОКУД 0504835 можно скачать или приобрести в специализированных магазинах.
Акт оформляется по каждому виду ценностей:
- Денежные средства в кассе учреждения и на банковских счетах .
За каждый объект, который подлежит проверке, ответственность несет материально-ответственное лицо, назначенное приказом по учреждению.
Акт результатов инвентаризации будет считаться недействительным без таких документов, как: приказ о начале инвентаризации и назначении комиссии; инвентаризационной описи с подробным описанием ценностей, подлежащих проверке; сличительной ведомости.
Особенности оформления ф. 0504835
В результате инвентаризации формируются описи по каждому подотчетному лицу, подразделению и счету бухгалтерского учета. Результаты проверки объединяются в форме 0504835. Скачать бланки Акта о результатах инвентаризации по форме 0504835, инвентаризационной описи и ведомости расхождений можно в сети интернет.
Акт результатов инвентаризации составляется на основании всех инвентаризационных описей. Он состоит из трех частей:
- Реквизиты документа – указывается наименование и код формы, название субъекта, оформившего акт, дата формирования;
- Фиксация сведений о проведенной проверке – указываются члены комиссии, объекты инвентаризации и итоги;
- Заключительное оформление – ставятся и расшифровываются подписи всех членов инвентаризационной комиссии, указываются должности.
Если в ходе инвентаризации не было выявлено никаких отклонений между данными бухгалтерского учета и фактически установленным наличием, то акт ф.0504835 составляется на основе инвентаризационных описей.
В случае выявления расхождений, к акту ф. 0504835 прикладывается сличительная ведомость. Она формируется только по тем объектам, по которым выявлены количественные расхождения с учетными данными. Ведомость показывает обнаруженные расхождения по каждой позиции, демонстрируя излишки или недостачи в количестве и сумме. В этом случае в акт результатов ревизии включаются сведения из ведомости расхождения.
Ответственное лицо по выявленным фактам расхождений составляет объяснительную записку, которая также должна прилагаться к акту результатов инвентаризации.
Расхождения фактического и документального наличия ценностей могут образоваться по нескольким причинам:
- Брак, обнаруженный во время проверки;
- Пересортица;
- Погрешности в учете и списании материалов и ценностей;
- Ошибки, допущенные в учете и списании;
- Воровство.
Оформленный акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает документ руководитель учреждения. По результатам проверки руководитель выносит соответствующее решение: недостача взыскивается с виновного лица или списывается на финансовый результат текущего года, а излишки приходуют.
Образец заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835
Смотрите и скачайте пример заполнения акта о результатах проведения инвентаризации по форме ОКУД 0504835:
Ошибки и исправления в акте
В акте о результатах инвентаризации не допускаются помарки, но исправить ошибки можно, соблюдая определенные правила. Неточности внесенных в акт сведений корректируются путем зачеркивания неправильных записей и проставлением сверху над ними правильных данных. Исправления согласовываются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. Незаполненные строки документа прочеркиваются.
Инвентаризация является одним из инструментов контроля организации за своими ценностями и обязательствами. Инвентаризация проводится на предприятии ежегодно для корректировки сведений учета. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов утверждаются приказами руководителя организации.
Порядок проведения инвентаризации
Регламент осуществления инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995). Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 . Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора.
Инвентаризация - это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства. Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов.
Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:
- члены администрации, представители руководства организации;
- главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
- другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).
В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии. Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек. На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации.
Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации. Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования - списаны.
В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.
Оформление результатов инвентаризации
По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.
Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения. Для подведения итогов инвентаризации по каждому из исследуемых участков существует установленная форма описи и ведомости (например, инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации основных средств ИНВ-18).
После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.
Приказ по результатам инвентаризации (образец)
Руководитель предприятия рассматривает акты инвентаризации, сличительные ведомости, протокол заседания комиссии и ведомость учета результатов, которые были получены в ходе осуществления ревизии. На основании этих документов директор принимает окончательное решение в отношении итогов инвентаризации и утверждает его приказом об итогах инвентаризации.
В приказе указываются наименование организации, ее организационная форма, дата приказа, перечисляются документы, которыми руководствуется директор при принятии решения. Приказом утверждаются результаты инвентаризации, назначается исполнитель приказа и ответственный, контролирующий его исполнение. Обязательным реквизитом приказа об утверждении результатов инвентаризации является порядок устранения расхождений, установленных в ходе осуществления ревизии. Распоряжение руководителя подписывается им, а также визируется бухгалтером для подтверждения ознакомления. Приказ передается в бухгалтерский отдел для исполнения. Этот документ будет служить основанием для действий бухгалтерии в части списания недоимки на убытки либо оприходования излишков по установленной цене.
образец приказа об утверждении результатов инвентаризации
Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально
Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.
В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.
Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.
Когда нужен протокол инвентаризации?
Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.
Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.
Содержание и образец заполнения протокола инвентаризации
Типовая форма протокола не утверждена, поэтому каждое предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом общих требований, предъявляемых к делопроизводству. Для того чтобы документ мог объективно отражать результаты инвентаризации и принятые решения, он должен содержать следующую основную информацию:
- Наименование компании.
- Дата и место проведения проверки (населенный пункт).
- Структурное подразделение, в котором проводилась инвентаризация.
- Состав комиссии.
- Проведенные в ходе проверки мероприятия.
- Итоги проверки.
- Перечень нарушений, если они обнаружены.
- Виновные лица, если они установлены.
- Предложение рабочей группы по результатам проверки.
- Перечень выступивших на заседании лиц и содержание их выступлений.
- Принятые решения по всем вопросам.
Образец протокола по результатам инвентаризации можно скачать по ссылке ниже:
Не знаете свои права?
Протокол подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. В случае необходимости к нему прилагаются документы: объяснения ответственных лиц, решения государственных органов и т. п.
Решения по итогам проведения инвентаризации
Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.
- Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
- Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
- Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
- Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.
О том, как оформить выявленные в ходе инвентаризации излишки, читайте .
При выявлении любых отклонений фактических данных от учетных должны быть получены объяснения ответственных лиц.
***
Итоги инвентаризации подводятся на заседании комиссии. Образец протокола проведения инвентаризации не утвержден и может быть разработан компанией самостоятельно, так, чтобы отразить все существенные аспекты проведенной проверки. Протокол должен обязательно содержать в себе решения по выявленным в ходе проверки отклонениям.
Все формы и бланки инвентаризационных описей на 2020 год смотрите и скачивайте в статье. Опись заполняют вручную или на компьютере. Покажем, как правильно заполнить и подписать такой документ.
Таблица форм инвентаризационных описей и актов инвентаризации в 2020 году
Номер формы |
Наименование формы |
|---|---|
|
Инвентаризационная опись основных средств |
|
|
Инвентаризационная опись нематериальных активов |
|
|
Инвентаризационный ярлык |
|
|
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей |
|
|
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных |
|
|
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
|
|
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути |
|
|
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них |
|
|
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях |
|
|
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них |
|
|
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств |
|
|
Акт инвентаризации расходов будущих периодов |
|
|
Акт инвентаризации наличных денежных средств |
|
|
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности |
|
|
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
|
Приложение к форме № ИНВ-17 |
Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов |
|
|
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей |
|
|
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации |
|
|
Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации |
|
|
Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей |
|
|
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций |
|
|
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией |
*Форм сличительных ведомостей по этому виду имущества и обязательств не предусмотрено. Для выявления результатов инвентаризации применяется сам акт (опись), в котором объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей
Как заполнить инвентаризационные описи в 2020 году
Сколько у компании основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, ценных бумаг и БСО, фиксируют в инвентаризационных описях. Они выполняют ту же роль, что и акты инвентаризации: позволяют сопоставить фактические остатки с данными бухучета.
ИНВ-1. Инвентаризационная опись основных средств
Соответствует ли состав и количество основных средств данным бухгалтерского учета, отражают в инвентаризационной описи. Документ оформляют и на собственные, и на арендованные объекты. В первом случае - в двух экземплярах, во втором - в трех (один для арендодателя). Один экземпляр передается в бухгалтерию, еще один остается у материально ответственного сотрудника.
Объекты основных средств заносятся в описи с указанием индивидуальных признаков (краткая характеристика, инвентарные и заводские номера). По основным средствам, в которых содержатся драгоценные металлы и камни, дополнительно заполняют графу 9 «Номер паспорта».
На объекты, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляют отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших к непригодности (порча, полный износ и т. п.).
Форму ИНВ-1 не применяют при инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте. В этом случае составляют акт по форме ИНВ-10. При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме ИНВ-18.
Образец описи основных средств
ИНВ-1а. Инвентаризационная опись нематериальных активов
Нематериальные активы отражают в инвентаризационной описи, как и основные средства. Но форма своя. Ее подписывают члены комиссии и работник, ответственный за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы. Что проверить при инвентаризации нематериальных активов , смотрите в Системе Главбух.
Достаточно заполнить два экземпляра. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй – остается у сотрудника, ответственного за сохранность документов.
Если данные описи расходятся с бухучета, на основании формы ИНВ-1а составляют сличительную ведомость по форме ИНВ-18.
ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
Опись товарно-материальных ценностей оформляют в двух экземплярах - для бухгалтерии и МОЛ. В документе отражают, сколько товаров, сырья, материалов, готовой продукции есть у компании на определенную дату.
При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризации на основании формы № ИНВ-3 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-19.
Обратите внимание: если все ТМЦ невозможно проверить в течение одного дня, на пересчитанные объекты прикрепляют инвентаризационные ярлыки по форме ИНВ-2. Одни члены инвентаризационной комиссии продолжают работу по пересчету оставшихся ценностей, а другие заполняют инвентаризационные описи ИНВ-3 на пересчитанное ранее имущество.
Чтобы правильно оформить ревизию, скачайте памятки по заполнению:
ИНВ-5. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение составляется по имуществу, которое числится на счетах:
- 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
- 003 «Материалы, принятые в переработку»;
- 004 «Товары, принятые на комиссию».
Документ оформляют двух экземплярах. Подписывают члены комиссии и МОЛ.
При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризации на основании формы № ИНВ-5 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-19. Образец заполнения формы № ИНВ-19 и памятку к форме № ИНВ-5 смотрите в Системе Главбух/
ИНВ-8а. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах, оборудовании, приборах и других изделиях
При инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях данные приводятся в пересчете на чистую массу.
Опись составляется в двух экземплярах по каждой единице объекта. Ее подписывают члены комиссии и МОЛ.
ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Сличительную ведомость ИНВ-19 составляют только по тем ТМЦ, по которым выявлены расхождения. То есть ИНВ-19 составляют после оформления и подписания формы № ИНВ-3.
В ведомости фиксируют количество и стоимость излишков (недостач) ТМЦ, выявленных при инвентаризации. Оба экземпляра подписывает бухгалтер, ответственный за учет ТМЦ, и МОЛ.
ИНВ-25. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации
Применяется для регистрации проведенных контрольных проверок правильности инвентаризации ценностей. Форма не является обязательной. - в Системе Главбух.
Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?
Откройте счет на специальных условиях - закажите звонок прямо сейчас!
Инвентаризация помогает выявлять хищения, махинации или просто халатность работников складов, цехов, бухгалтерии.
В результате халатности и неправильного учета в бумагах появляется путаница, а сверка дает возможность привести в соответствие фактическое наличие и учет на бумаге.
Разработан целый ряд типовых бланков актов инвентаризации:
| Номер п/п | Номер типовой формы документа | Название документа |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | 4 | товарно-материальных ценностей |
| 2 | 6 | товарно-материальных ценностей, которые должны скоро поступить |
| 3 | 8 | Акт инвентаризации драгметаллов и изделий, изготовленных их них |
| 4 | 9 | Акт инвентаризации драгкамней, алмазов природных и изделий, изготовленных их них |
| 5 | 10 | начатых и не выполненных в полном объеме ремонта основных средств |
| 6 | 11 | Акт инвентаризации расходов будущих периодов |
| 7 | 15 | наличных денег |
| 8 | 17 | расчетов с дебиторами и кредиторами, а также поставщиками и покупателями |
| 9 | 24 | Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей |
Проводят сверки, инвентаризации по разным поводам и основаниям. При уклонении от проведения инвентаризации составляется акт об отказе материально ответственного лица в проведении инвентаризации.
В любом случае, приказом руководителя создается специальная комиссия , в присутствии которой должны быть предъявлены все товары, материалы или иные ценности – например, бланки строгой отчетности. Комиссия составляет опись предъявленного, а по результатам работы составляется акт.
Инвентаризационной описи основных средств.
Акта инвентаризации наличных денежных средств.
Товарно-материальных ценностей
Это обычно ежегодная проверка на каждом предприятии, срок осуществления которой – 01 ноября текущего года.
Но если материально-ответственный работник увольняется , он обязан передать числящиеся на его подотчете ценности.
Внеплановая инвентаризация необходима, если предприятие ликвидируется или переходит к другому владельцу, а также в случае кражи, пожара, затопления помещений, где хранились товары или другие ценности.
Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.
Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение.
Заполнения акта об остатках ТМЦ на складе.
Кассы
Проходят раз в квартал, также в тех же случаях, что и при инвентаризации материальных ценностей, а еще при смене кассира . Часто проводятся неожиданные рейды по проверке налички в кассе, это дисциплинирует кассира и препятствует расхищению налички.
Перед началом проверки кассир обязан привести в порядок свои дела – сдать все первичные расходные и приходные ордера, о чем составить расписку. Далее выявленные несоответствия будут считаться нарушением порядка кассового учета.
Излишек наличных средств допустим только в период выдачи аванса, зарплаты, премии, выплат командировочных. Все расхождения должны найти свое отражение в акте.
Строгой отчетности
К бланкам строгого учета относят значительный перечень ценных бумаг , как акции, сертификаты, бумаги по приватизации и т.п.
Сверку делают по сериям, номерам видов бланков. Расхождения между числящимися и имеющимися в наличии бумагами отражаются в акте.
Бланк инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности.
Дебиторской и кредиторской задолженности
Такая проверка состоит в сличении сумм, подлежащих выплатам или получению от должников , по документам первичного учета – актам за выполненные работы, за оказание услуг, оплату материалов или оборудования, а также иного по каждому из юридических или физических лиц, и этих сумм по бухгалтерским бумагам (о том, как составить акт приема-передачи оказанных услуг, читайте ). Выявленные несоответствия должны быть отражены в актах.
Справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
В разрезе этого учета проверяются бухгалтерские счета , выставленные на оплату, и полнота расчетов.
Итоги инвентаризации подробно описываются в справке , которая является обязательным приложением к акту.
Акт обобщает результаты всех справок.
Когда используются?
В ходе инвентаризации составляется опись имеющихся в наличии материальных или нематериальных ценностей, бумаг, имущества и прочего. Путем сличения числящихся в бухгалтерии и попавших в опись, то есть имеющихся объектов инвентаризации выявляется недостающее или то, что фактически есть, но по бумагам учета не проходит.
Акт составляется после окончания составления описи и фактической проверки добра, числящегося на подотчете каждого материально-ответственного лица.
Как заполнить?
В актах обязательно прописывают дату составления, полностью ФИО материально-ответственного лица. Подлежат заполнению также графы о составе комиссии , причем отсутствие члена комиссии и его подписи категорически не допускается.
Обязательным условием правильного оформления есть наличие подписи материально-ответственного лица , присутствующего на проверке.
Без перечисления номенклатурных позиций, по которым выявлены несоответствия, в акт вносятся результаты проверки с указанием общей суммы проверенных ценностей и недостачи или излишка. Если материально-ответственным лицом было подготовлено объяснение, то оно идет приложением к акту.
Приказ, ведомость и акт о проведении инвентаризации отходов производства; инструкцию по заполнению.
Об итогах
Такой акт является обобщающим по предприятию, включает суммы недостач или излишков . Если перечень выявленных несоответствий содержит несколько пунктов, то приложением к итоговому акту будет ведомость расхождений в целом по организации.
Акт может быть отпечатан, а может быть заполнен от руки, главное, чтобы в нем не было никаких исправлений, подтирок, замазок.
Обязательны все подписи – членов комиссии, а также утверждение руководителем.
Разумеется, должна быть проставлена дата.
Этот документ дает основание руководству делать выводы о степени доверия к работникам бухгалтерии и тех, кто занимает должности с материальной ответственностью, а также о наказании виновных , если будут выявлены серьезные нарушения.
Форму 0504835 акта о результатах инвентаризации.
Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.
Об участии доверенных лиц
Членами комиссии, которые будут ставить свои подписи после проверки наличия ценностей, могут быть только надежные люди с незапятнанной репутацией , причем они должны по долгу службы досконально знать всю номенклатуру, чтобы материально-ответственное лицо не смогло убедить членов комиссии, что они видят фактически другой ценный материал, деталь, оборудование, ценные бумаги и др.
Комиссия может выразить свое несогласие с результатами проведенной инвентаризации.
В состав комиссии входят как минимум три человека . Это представитель бухгалтерии, представитель инженерной службы, если это завод, стройка или другое крупное предприятие, или в небольшой фирме любой работник аппарата.
В малых предприятиях может быть привлечен любой из работников, за неимением отдельного специалиста. Если непосредственно перед проведением проверки включенный в состав комиссии и указанный в приказе руководителя работник не может принять участие по причине болезни, командировки или иной, то вместо это работника должен быть назначен другой.
Резюме
Инвентаризация выполняется по срокам , которые предусмотрены законом для каждого вида. Это работа серьезная, трудоемкая, требующая внимания и скрупулезности при сверке факта наличия и бухгалтерского учета.
Такие проверки дисциплинируют работников, а также дают возможность навести близкий к идеальному порядок в учете.
Никому, кроме недобросовестных или нечистых на руку работников, проверки особо не досаждают, это необходимая работа , которую лучше всего могут контролировать и выполнять специалисты, хорошо знакомые со всеми номенклатурными единицами.