Antreprenorii cărora li se cere să păstreze documentele de numerar sunt verificați în mod regulat de către Serviciul Federal de Taxe pentru a verifica caracterul complet al contabilității veniturilor. Este întocmit de PKO, așa că vom lua în considerare câteva exemple de completare a unui ordin de primire și penalități pentru absența acestora.
Formulare tipizate de documente contabile au fost aprobate prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr.88 din 18 august 1998. Conform Procedurii de Întreținere, acestea sunt utilizate pentru toate plățile în numerar. Când fondurile ajung la casieria organizației, se întocmește un ordin de primire de numerar, vom explica cu exemple cum să îl completam corect, astfel încât să nu existe întrebări în timpul verificării .
PKO (Formular nr. KO-1) confirmă intrarea în casa de marcat, cu alte cuvinte, afișarea numerarului primit:
- ca urmare a prestării de servicii, vânzării de bunuri, efectuării muncii (venituri, inclusiv din divizii separate);
- restituirea soldului de bani dat angajaților ca despăgubire pentru prejudiciul cauzat;
- plata unei cote din capitalul autorizat de către un nou participant la o societate cu răspundere limitată;
- drept plată pentru bunuri, echipamente vândute;
- retrase din contul curent al organizaţiei pentru nevoi specifice.
Astfel, acest document documentează orice bani primiți la casierie, indiferent de sursă. Companiile care operează ca agenți de plată completează comenzi separate folosind banii clienților și propriile venituri.
Formularul PKO și procedura de completare
Ordinele de numerar se întocmesc într-un singur exemplar. Nu sunt permise marcaje sau corecții; dacă este deteriorat, trebuie doar să completați unul nou. De obicei, este scris de contabilul șef, dar o astfel de îndatorire poate fi atribuită prin fișa postului oricărui angajat. În lipsa lor, managerul face asta. Un exemplu de completare a unui ordin de primire de numerar este prezentat în Figura 1.
Formularul este împărțit de o linie de rupere în două părți, cea din stânga rămâne în organizație, iar chitanța este returnată deponentului. Caracteristici de umplere:
- Numele complet al organizației și unității structurale este introdus dacă aceasta are propria casă care acceptă bani.
- Sunt indicate codurile OKPO și OKUD atribuite în timpul înregistrării.
- Numărul corespunde numărului de serie din jurnalul de înregistrare (formular nr. KO-3). Acestea se completează secvenţial, de la începutul anului calendaristic.
- Data întocmirii coincide cu ziua transferului de bani, scrisă în formatul 00.00.0000 cu cifre arabe, de exemplu: 03/01/2015.
- Cod unitate structurală, indicat dacă este disponibil; cod de destinație - atunci când fondurile sunt primite din cont pentru un anumit scop.
- În coloanele „Debit” și „Credit” sunt înscrise conturile corespunzătoare pentru a reflecta tranzacția în curs de desfășurare.
- În rândul „Acceptat”, indicați numele dvs. complet în cazul genitiv. Dacă banii au venit dintr-un cont - numele băncii și detaliile casieriei sau altei companii.
- Fundația este o tranzacție comercială. Detaliile documentului (nume, număr etc.) trebuie indicate în acest rând. Dacă sunt atașate la chitanță și stocate împreună cu aceasta, atunci datele sunt introduse în linia „Atașament”. Acestea trebuie anulate cu ștampila „Primit” care indică data.
- Suma este scrisă în cuvinte, dar nu uitați de disciplina de numerar: nu poate depăși 100.000 de ruble. Acceptarea mai multor comenzi de primire pentru o sumă totală mai mare decât cea permisă va constitui, de asemenea, o încălcare.
- „Inclusiv” - valoarea TVA este indicată în cifre, cu excepția cazurilor de depunere a banilor dintr-un cont curent sau dintr-un subraport. Organizațiile care nu plătesc această taxă, precum și în cazul în care un serviciu sau un produs nu este supus acesteia, fac înscrierea: „Fără TVA”.
Toate spațiile goale din linii sunt completate cu o liniuță. La acceptarea banilor, casieria verifică semnăturile cu mostrele disponibile, prezența documentelor justificative și corespondența sumei indicate cu suma efectivă. Chitanța este semnată și certificată printr-un sigiliu, care este de obicei aplicat astfel încât o parte din ea să rămână pe forma ordinului de primire în numerar. Dacă se găsesc erori, chitanța le bifează și le returnează departamentului de contabilitate. Este permisă eliberarea unui PKO pentru suma totală a veniturilor zilnice la sfârșitul zilei de lucru, pe baza unor formulare stricte de raportare, casetă de marcat, dacă organizația lucrează folosind sisteme de case de marcat.
Următoarele motive pot fi invocate pentru primirea de numerar:
- plata produselor expediate conform facturii;
- plata pentru munca prestata conform actului;
- repararea prejudiciului material prin hotărâre judecătorească (ordonanță);
- efectuarea unui avans conform contractului;
- returnarea fondurilor neutilizate emise pentru raportare;
- compensare pentru lipsurile identificate pe baza unui audit sau a unei comenzi.
Cum să completezi o comandă de chitanță în numerar în acest caz? Să dăm o mostră.
Dacă nu există PQR sau este completat cu erori
Respectarea cerințelor de procesare a tranzacțiilor cu numerar este verificată de către autoritățile fiscale, inclusiv: caracterul complet al încasării veniturilor. Pentru încălcarea ordinului, sunt prevăzute amenzi administrative: pentru întreprinzătorii individuali până la 5.000, pentru organizații - până la 50.000 de ruble (articolele 14.1, 15.1 din Codul administrativ).
Atenție! Deficiențele în procedura fluxului de documente nu se referă la încălcări financiare. Ele sunt considerate în conformitate cu regulile articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse, iar pentru neglijarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor pot urma pedepse (amenda de până la 30.000 de ruble).
Următoarele sunt considerate nepoliticoase: absența documentelor primare, inclusiv comenzi, facturi, facturi; reflectarea incorectă a tranzacțiilor comerciale pe conturi. Erorile de completare, dacă nu au avut ca rezultat, de exemplu, înregistrarea incompletă sau acumularea unui sold în exces în casa de marcat, nu se aplică acestora.
Un exemplu din practica judiciară. (caz Nr. A52-2365/2010, Rezoluția FAS SVO din 02.07.2011).
În timpul unei inspecții de către Serviciul Fiscal Federal, au fost descoperite ordine de primire executate incorect: fără semnătura contabilului șef, casierului și cu chitanțe. O amendă de 40.000 de ruble a fost aplicată organizației, în baza articolului 15.1 din Codul administrativ. La contestarea Curții de Arbitraj, s-a constatat că executarea incorectă a PKO, în acest caz, nu a condus la încălcări ale contabilității financiare. Decizia a fost luată în favoarea persoanei juridice.