O scrisoare de trăsură este un document contabil primar. Servește drept justificare pentru anularea articolelor de inventar de către vânzător și pentru înregistrarea mărfurilor de către cumpărător.
Formularul TORG-12 are o formă unificată, care a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 25 decembrie 1998 nr. 132. Din 2013, organizațiile au dreptul de a-și dezvolta propria formă de scrisoare de trăsură, dar trebuie conțin toate detaliile necesare.
Formular și eșantion de scrisoare de trăsură TORG-12
Probă
Reguli de completare a formularului TORG-12
Deoarece bonul de livrare este verificat de organele fiscale pentru deduceri de TVA, toate coloanele principale din acesta trebuie completate corect:
- Numele organizațiilor implicate în cumpărare și vânzare, adresele acestora, numere de telefon, cont, BIC, cod, coduri OKPO (în coloana din dreapta).
Organizația care livrează mărfurile este listată în rândul de sus. Acesta este fie furnizorul, fie unitatea structurală a acestuia (se indică adresa unității), fie, dacă livrarea este efectuată în conformitate cu Contractul de furnizare printr-un intermediar, sunt indicate coordonatele acestuia.
Adresa depozitului este introdusă în rândul „Unitate structurală” (sau duplicat de pe linia de sus) dacă mărfurile au fost expediate de acolo.
Adresele Expeditorului și ale Destinatarului sunt indicate ca fiind reale. Furnizorul și plătitorul sunt legale. - Baza tranzacției: acord, comandă de lucru, indicând numărul și data executării acestuia.
- Numărul și data înregistrării facturii comerciale însoțitoare.
- Numărul facturii de vânzare în sine și data întocmirii acesteia. Termenele de expediere a mărfurilor trebuie să coincidă cu cele reale, deci se fac fie în momentul expedierii, fie imediat după finalizarea acesteia.
- O parte tabelară cu o descriere a mărfurilor expediate: nume, preț, cantitate, greutate etc. Întreprinderile care funcționează în regim UTII sau fiscal simplificat nu completează coloanele 13 și 15.
- Numărul de foi ale facturii („...are atașament pe...”) și numărul de înregistrări seriale ale mărfurilor.
- Numărul total de piese (cutii, ambalaje etc.), greutate totală netă/brută.
- Blocul din stânga jos: numărul de documente anexate mărfurilor, costul total al mărfurilor în cuvinte, semnăturile persoanelor responsabile cu expedierea cu transcriere: cine a autorizat-o, cine a eliberat direct marfa și viza obligatorie a transportului. contabil-șef al întreprinderii.
- Bloc din dreapta jos.
Rândul „Cargo acceptat” este semnat de persoana care a acceptat direct marfa conform facturii. Acesta este fie șeful întreprinderii însuși, fie un angajat autorizat asigurat printr-o procură în numele șefului. Dacă a fost eliberată o împuternicire pentru a primi încărcătura, indicați numărul acesteia, data pregătirii, precum și funcția, numele complet și semnătura persoanei autorizate. Aplicați sigiliul companiei. Dacă nu există sigiliu, beneficiarul poate semna o împuternicire cu sigiliul reprezentantului furnizorului și se poate înregistra în TORG-12; Acest lucru va fi suficient pentru a confirma primirea mărfii.
În rândul „Marfa a fost primită de destinatar”, poate exista o altă persoană, de exemplu, un angajat al departamentului de contabilitate al organizației-mamă-cumpărător, dacă destinatarul direct a reprezentat sucursala și a acceptat încărcătura prin procură.
Bonul de livrare este completat de o persoană autorizată (angajat contabil, manager, vânzător etc.). Informațiile despre mărfuri și despre expeditor din scrisoarea de trăsură trebuie să fie identice cu informațiile din factură.
Dacă este necesar, puteți adăuga câmpuri și coloane suplimentare în formular și chiar să vă creați propriul formular de factură, dar cu toate câmpurile necesare.
Dacă, după completarea TORG-12, se descoperă o eroare sau o greșeală de tipar, aceasta poate fi corectată prin tăierea cu atenție a celor incorecte și introducerea datelor corecte, confirmându-le cu semnătură și data la care au fost efectuate modificările. Daca sunt multe erori, se anuleaza factura si se intocmeste una noua.
Avizul de trăsură TORG-12 se întocmește în două exemplare: unul rămâne la cumpărător, celălalt cu toate semnăturile este transferat furnizorului.
Exemplu de scrisoare de trăsură TORG-12 în versiune electronică
Legislația permite utilizarea unei forme electronice a scrisorii de trăsură (Partea 5, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Completarea acestuia nu este diferită de completarea unui formular pe hârtie. Formularele fișierelor XML ale documentelor electronice sunt aprobate prin Ordinele Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21.03.2012 NMB-7-6/172@ și MMB-7-6/36@ din 30.01.2012.
Astfel de facturi se depun la organele fiscale și electronic.
Formularele de factură electronică sunt certificate cu semnătură electronică.
Pentru a-l folosi, trebuie să obțineți un certificat și o permisiune care confirmă dreptul unei persoane autorizate de a face semnături electronice.
Pe o copie electronică a TORG-12, este suficientă o semnătură de la furnizor și de la cumpărător. Cu toate acestea, sunt indicate și numele și funcțiile complete ale persoanelor responsabile.
Documentele electronice sunt trimise prin internet. Șoferului care transportă marfa i se eliberează o scrisoare de însoțire în formularul 1-T, în care sunt enumerate toate mărfurile și caracteristicile acestora.
Dacă mărfurile sunt transportate de o organizație intermediară, atunci în formularul electronic TORG-12, numărul și data TTN sunt introduse de către vânzător, iar datele procurii pentru transportul mărfurilor și rubrica „Marfa primită ” se completează de către cumpărător, certificându-le cu semnătura sa electronică.
Arhiva documentelor electronice trebuie să fie localizată pe un computer separat (de exemplu, în departamentul de contabilitate) sau pe un server special al companiei.