Предприемачите, от които се изисква да поддържат касови документи, редовно се проверяват от Федералната данъчна служба за пълнота на отчитането на приходите. Той се съставя от PKO, така че ще разгледаме няколко примера за попълване на заповед за получаване и санкции за тяхното отсъствие.
Стандартните форми на счетоводни документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет № 88 от 18 август 1998 г. Съгласно Процедурата за поддръжка те се използват за всички плащания в брой.Когато средствата пристигнат в касата на организацията, се съставя касов ордер, ние ще обясним с примери как да го попълните правилно, така че да няма въпроси по време на проверката .
PKO (формуляр № KO-1) потвърждава влизането в касата, с други думи, осчетоводяването на получените пари в брой:
- в резултат на предоставяне на услуги, продажба на стоки, извършване на работа (приходи, включително от отделни подразделения);
- връщане на остатъка от парите, дадени на служителите като компенсация за причинени щети;
- плащане на дял в уставния капитал от нов участник в дружество с ограничена отговорност;
- като плащане за продадено имущество, оборудване;
- теглени от разплащателната сметка на организацията за конкретни нужди.
Така този документ документира всички пари, получени в касата, независимо от източника. Компаниите, работещи като платежни агенти, попълват отделни поръчки, използвайки парите на клиентите и собствените си приходи.
PKO формуляр и процедура за попълване
Касовите ордери се изготвят в един екземпляр. Не се допускат бележки или корекции в него, ако е повреден, просто трябва да попълните нов.Обикновено се изписва от главния счетоводител, но такова задължение може да бъде възложено от длъжностната характеристика на всеки служител. В тяхно отсъствие това прави управителят. Пример за попълване на касова бележка е показан на фигура 1.
Формулярът се разделя с линия на разкъсване на две части, лявата остава в организацията, а разписката се връща на вложителя. Характеристики на пълнене:
- Вписва се пълното наименование на организацията и структурната единица, ако има собствена каса, която приема пари.
- Посочват се кодовете OKPO и OKUD, зададени по време на регистрацията.
- Номерът съответства на поредния номер в регистрационния дневник (формуляр № КО-3). Те се попълват последователно, от началото на календарната година.
- Датата на съставяне съвпада с деня на превода на парите, написана във формат 00.00.0000 с арабски цифри, например: 01.03.2015 г.
- Код на структурната единица, посочва се при наличие; дестинационен код - при получаване на средства от сметката за определена цел.
- В колоните „Дебит“ и „Кредит“ се въвеждат съответните сметки за отразяване на извършваната транзакция.
- В реда „Прието“ посочете пълното си име в родителен падеж. Ако парите са от сметка - името на банката и данните на касата или друга фирма.
- Основаването е бизнес сделка. Подробностите за документа (име, номер и т.н.) трябва да бъдат посочени в този ред. Ако те са приложени към разписката и се съхраняват с нея, тогава данните се въвеждат в ред „Приложение“. Те трябва да бъдат анулирани с печат „Получено“, посочващ датата.
- Сумата е написана с думи, но не забравяйте за касовата дисциплина: тя не може да надвишава 100 000 рубли. Приемането на няколко касови бележки за обща сума, по-голяма от разрешената, също ще бъде нарушение.
- “Включително” - сумата на ДДС се посочва с цифри, освен в случаите на внасяне на пари от разплащателна сметка или от подотчет. Организациите, които не са платци на този данък, както и ако дадена услуга или продукт не подлежат на него, правят запис: „Без ДДС“.
Всички празни места в редовете се допълват с тире. При приемане на пари касиерът проверява подписите с наличните образци, наличието на оправдателни документи и съответствието на посочената сума с действителната сума. Разписката се подписва и заверява с печат, който обикновено се поставя така, че част от него да остане върху бланката на приходния ордер. Ако се открият грешки, разписката ги зачертава и ги връща в счетоводството. Разрешено е издаването на един PKO за общата сума на дневните приходи в края на работния ден въз основа на формуляри за стриктно отчитане, касова лента, ако организацията работи с касови системи.
Могат да се посочат следните причини за получаване на пари в брой:
- плащане на изпратените продукти по фактура;
- заплащане на извършената работа по акта;
- обезщетение за материални щети по съдебно решение (заповед);
- извършване на авансово плащане по договора;
- връщане на неизползвани средства, издадени за отчет;
- обезщетение за установени липси въз основа на ревизия или заповед.
Как да попълните касов ордер в този случай? Да дадем проба.
Ако няма PQR или е попълнен с грешки
Спазването на изискванията за обработка на касови транзакции се проверява от данъчните власти, включително: пълнота на получаване на приходи. За нарушение на заповедта са предвидени административни глоби: за индивидуални предприемачи до 5000, за организации - до 50 000 рубли (членове 14.1, 15.1 от Административния кодекс).
Бъди внимателен! Недостатъците в документооборота не са свързани с финансови нарушения. Те се разглеждат съгласно правилата на член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация и може да последва наказание за грубо пренебрегване на правилата за отчитане на приходите и разходите (глоба до 30 000 рубли).
За грубо се считат: липсата на първични документи, включително поръчки, фактури, фактури; неправилно отразяване на стопански операции по сметки. Грешки при попълването, ако не са довели до например непълно осчетоводяване или натрупване на излишък в касата, не се отнасят за тях.
Пример от съдебната практика. (дело № A52-2365/2010, Резолюция на FAS SVO от 07.02.2011 г.).
По време на проверка на Федералната данъчна служба са открити неправилно изпълнени разписки: без подпис на главния счетоводител, касиер и с разписки. На организацията е наложена глоба от 40 000 рубли въз основа на член 15.1 от Административния кодекс. При оспорване в Арбитражния съд се установи, че неправилното изпълнение на PKO в този случай не е довело до нарушения на финансовото счетоводство. Решението е взето в полза на юридическото лице.