Определяются следующими признаками : количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т. е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Организация, если другое не установлено действующим законодательством, самостоятельно выбирает наиболее подходящую для себя систему учета. Выбор системы определяется либо уже сложившейся практикой учета, либо возможностями и профессиональной подготовкой бухгалтера.

Существуют уже апробированные системы учета, которые рекомендуются компетентными правительственными органами в некоторых случаях даже для обязательного применения. К ним относятся:

• простая система учета (без двойной записи хозяйственных операций);
• мемориально-ордерная система учета ;
• журнально-ордерная система учета с ее модификациями (простая, упрощенная, полная или типовая).

С широким внедрением электронно-вычислительной техники четкая классификация систем учета стала практически невозможной, т. е. все программы бухгалтерского учета позволяют на практике сформировать любую комбинацию из общепринятых систем учета.

Система бухгалтерского учета должна соответствовать виду , быть полностью достоверной, исключать возможность пропуска информации о хозяйственной деятельности, позволять осуществлять любую выборку о состоянии, движении или источниках средств организации, обеспечивать простоту в регистрации хозяйственных операций и составлении бухгалтерской отчетности, иметь защиту от утечки коммерческой информации, иметь приемлемую себестоимость.

Себестоимость применяемой системы учета должна быть прямо пропорциональна хозяйственным оборотам организации и не снижать ее доходность.

Мемориально-ордерная форма учета

Рис. 1.1. Схема мемориально-ордержной формы учета (Сплошный линии показывают последовательность выполнения учетныз записей, пунктирные — сверку итогов).

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета (рис. 1.1) представляет собой набор мемориальных ордеров, в каждом из которых группируются проводки по однородным хозяйственным операциям по итогам одного месяца работы организации. Состав и количество мемориальных ордеров в системе бухгалтерского учета зависят от содержания, количества, степени повторяемости хозяйственных операций. Каждый мемориальный ордер должен иметь свои реквизиты. В зависимости от величины организации и его бухгалтерской службы ордера составляются бухгалтером или главным бухгалтером, а затем проверяются и подписываются главным бухгалтером. Перечень мемориальных ордеров утверждается директором организации на финансовый год.

При мемориально-ордерной форме учета синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.

Мемориальный ордер составляется на каждую хозяйственную операцию. Если группа хозяйственных операций объединена в сводном документе, то мемориальный ордер составляется на группу операций. В мемориальном ордере необходимо указать бухгалтерскую проводку, дату ее составления и сумму. Мемориальный ордер может составляться в виде отдельного документа. В некоторых случаях на бланках предусматривается место для мемориального ордера или на документах делается соответствующий оттиск штампом.

Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера.

Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Каждому мемориальному ордеру присваивается определенный порядковый номер.

После отражения в регистрационном журнале данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или в заменяющую ее многографную ведомость.

В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а на правой стороне счета — по кредиту.

Счета имеют многографную форму, в которой по дебету и кредиту счета указываются корреспондирующие счета. Такая система отражения хозяйственных операций в Главной книге обеспечивает простоту и наглядность записей.

Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, которая построена с использованием синтетических счетов.

На основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости аналитического учета, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Оборот по дебету и кредиту синтетических счетов сверяется с оборотом в журнале регистрации мемориальных ордеров.

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета бухгалтерский баланс организации составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетно-клавишных машин, копировального способа регистрации. Однако ей присущи существенные недостатки: составление большого количества мемориальных ордеров, дублирование одних и тех же данных в различных учетных регистрах. К тому же раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров приводит к отставанию аналитического учета от синтетического.

Журнально-ордерная форма учета

В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета (рис. 1.2) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Для обеспечения рациональности учета могут применяться специальные разработочные таблицы.

Рис. 1.2. Схема журнально-ордерной формы учета

По некоторым видам , по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. На основе их данных в конце месяца составляются оборотные ведомости.

Кроме того, при журнально-ордерной форме учета ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Они представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.

Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций, т. е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Итоги за месяц каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах-ордерах служит одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в разрезе корреспондирующих счетов.

Для проверки правильности записей в журналах-ордерах подсчитывают общий итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналам, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим. Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

И другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической записей, отмены ряда записей. Данная форма учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.

В условиях применения различных видов электронно-вычислительной техники, ориентации организаций на совершенствование управления и развитие рыночных отношений все шире начинает внедряться автоматизированная форма бухгалтерского учета, в основе которой лежит принцип двойной записи при отражении хозяйственных операций. Одновременная запись производимой хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов способствует систематизации хозяйственных операций и обеспечивает действенный контроль за правильностью отражения их на счетах бухгалтерского учета.

Типичные хозяйственные операции предварительно кодируются. По тем хозяйственным операциям, которые носят несистематический характер, используется принцип предварительного накопления информации.

Автоматизированные системы управления дают возможность получать информацию не только по объекту в целом, но и по отдельным его частям: по конкретному поставщику материалов, конкретному покупателю продукции и т. п. При этом обеспечивается автоматический ввод различных данных хозяйственных операций в ЭВМ с документов через систему периферийного оборудования. Исходная информация обрабатывается в ЭВМ по разным программам с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информацией.

При автоматизированной форме учета обеспечивается органическая взаимосвязь бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Совершенствованию организации бухгалтерского учета в значительной степени способствуют создаваемые в организациях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).

ЛЕКЦИЯ № 11. Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет выполняет информационную и контрольную функции. Он обеспечивает информацию о наличии и состоянии хозяйственных средств, необходимых для осуществления торговой, заготовительной, производственной деятельности организаций и предприятий потребительской кооперации; о величине издержек обращения и производства; о выполнении заданий по объекту товарооборота, производству продукции, услуг и работ.

Контрольная функция бухгалтерского учета проявляется в осуществлении предварительного и текущего контроля над эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, над сохранностью кооперативной собственности. Таким образом, для ведения учета нужны определенные, закрепленные законодательством, формы.

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами, и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств.

Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

1. Мемориально-ордерная форма

Мемориально-ордерная система учета возникла в конце 1920-х – начале 1930-х гг. в результате творческой переработки новой итальянской формы бухгалтерского учета. Эта форма стала применяться на всех предприятиях и организациях страны, особенно в годы Великой Отечественной войны и в послевоенный период, когда для ведения учета были привлечены сотни тысяч человек, не имеющих достаточного опыта и специальной подготовки.

Положительные качества – в довольно простом построении. Вместо многочисленных регистров синтетического учета используется один регистр – Главная книга. Она открывается на каждый месяц.

Итак, простая мемориально-ордерная система учета – это такая форма учета, при которой на все финансово-хозяйственные операции составляются отдельные мемориальные ордера (проводки). Напомним, что мемориальный ордер или проводка – это бухгалтерское оформление хозяйственной операции с отображением ее суммы на счетах бухгалтерского учета.

Составление мемориальных ордеров

Мемориальный ордер № 1

Мемориальный ордер № 2

Мемориальные ордера составляются по всем финансово-хозяйственным операциям за отчетный период. Затем все мемориальные ордера разносят в две контрольные ведомости (так называемые «контрольки») по соответствующим счетам: дебетовую и кредитовую.

После заполнения контрольных ведомостей составляется оборотный баланс, в который заносятся сальдо по всем счетам на начало отчетного периода, обороты за отчетный период (из «контролек») и выводится сальдо на конец периода.

Полученные в оборотном балансе сальдо на конец отчетного периода заносятся в бланк баланса по установленной форме.

Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов. Так подтверждается правильность разноски по счетам. Проводки из мемориальных ордеров по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета.

В Главной книге отражаются обороты только по синтетическим счетам, сальдо не выводится.

Преимущества мемориальной ордерной формы: техника записи несложная, обеспечивается полнота учета хозяйственных операций за счет сверки данных синтетического и аналитического учета, составления журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

1) многократность записей одной и той же суммы в учетные регистры, увеличивается объем работ, а значит, и вероятность допущения ошибок;

2) отсталость и открываемость аналитического учета от синтетического;

3) приспособленность к использованию ручного труда и средств малой механизации.

2. Журнально-ордерная форма

Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Регистрация производится по кредитовому признаку, т. е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров. При этом сумма хозяйственной операции записывается лишь однажды, но показываются как дебетуемый, так и кредитуемый счета.

Для удобства записей в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведется по одному счету или по нескольким близким по своему содержанию счетам.

Журнал-ордер открывается на месяц. В каждом из них отражаются кредитовые обороты конкретных счетов. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах.

Вспомогательные(накопительные) ведомости применяются тогда, когда необходимые данные трудно отразить непосредственно в журналах-ордерах. В этом случае на основании первичных документов показатели накапливаются в ведомостях и группируются по корреспондирующим счетам, статьям аналитического учета. Итоги из ведомостей переносятся в соответствующие журналы-ордера.

В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной сверки записей по отдельным счетам.

Сами бухгалтерские работники могут вносить соответствующие изменения, дополнения, упрощения в приведенные формы, учитывая специфику своего производства на предприятии, если это не ломает саму структуру журнально-ордерной формы учета.

Главная книга

Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того, в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов. После перенесения соответствующих сумм в Главную книгу проверяют, чтобы сумма всех оборотов по дебету счетов была равна сумме всех оборотов по кредиту счетов. Если такого равенства нет, то следует искать ошибку в подсчетах оборотов или перенесении (записи) сумм из журналов-ордеров.

После соответствующей проверки выводятся сальдо по дебету и кредиту счетов. При этом следует помнить, что активные счета счета конкретных средств) имеют сальдо по дебету, которое находится суммированием сальдо по дебету на начало месяца и оборота по дебету счета за вычетом оборота по кредиту счета. Пассивные счета (счета источников средств) имеют сальдо по кредиту, которое находится путем суммирования сальдо по кредиту на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету счета за месяц.

Кроме этого, необходимо проверить, чтобы сумма сальдо всех счетов на конец месяца по дебету была равна сумме сальдо по кредиту. Если такое равенство соблюдается, то указанные суммы сальдо по дебету или кредиту счетов (у активно-пассивных счетов и по дебету, и по кредиту) переносятся в Баланс предприятия.

Главная книга открывается на 1 год. Одному месяцу должна соответствовать одна строка в Главной книге. Одному счету в Главной книге отводят 1 разворот листа, а если этого недостаточно – 2–3 разворота.

Министерством финансов РФ составлен «Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы» (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59), в котором регламентируется учетная работа предприятий, применяющих журналь-но-ордерную форму учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Ведомости, производственно-финансовые отчеты, листки-расшифровки, разработочные таблицы – вспомогательные регистры. Как правило, они применяются при необеспечении аналитических показателей в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется в них.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

При книжно-журнальной форме учета аналитический учет оторван от синтетического. Обычно по большинству счетов оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют после составления Главной книги, а зачастую после составления отчетности. На практике это приводит к тому, что отчетные данные (балансы) не всегда отражают действительное наличие хозяйственных средств организаций, предприятий.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета отставания аналитического учета от синтетического не может быть. Это обусловлено тем, что в ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок.

Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Ряд журналов-ордеров заменяют сводные группировочные книги по аналитическим счетам, на основе которых составлялось два или три мемориальных ордера. По данным книг К-2, К-3, К-4, К-5 при книжно-журнальной форме учета составлялось три мемориальных ордера по каждому субсчету 41 «Товары». Наличие четырех регистров по счету 41 «Товары», по содержанию мало чем отличающихся друг от друга, не упрощает учет, а, наоборот, усложняет его, создает путаницу в их применении. Вместо указанных книг пре-!усмотрен единый унифицированный журнал-ордер для всех субсчетов.

Все отчеты о движении товаров и тары, товарно-денежные отчеты и др. в разрезе субсчетов накапливаются в едином регистре, в котором для отражения оптового, розничного, в том числе мелкого оптового оборота, а также оборота по продукции собственного производства, заготовительного оборота предусмотрены отдельные графы. На основе кредитовых оборотов по счету № 41 «Товары», отраженных в журнале-ордере, осуществляются записи в Главную книгу.

По мере совершения и оформления документами хозяйственные операции записываются в журналы-ордера. Систематическая запись в журналах – это одновременно и хронологическая запись. Ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета не имеет смысла.

Поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов, то не составляются мемориальные ордера.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно. Месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, а обороты по дебету вносят в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Главная книга и журналы-ордера взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета. Сальдо на начало следующего месяца выводится после проверки и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Должны быть равны суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо.

По данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей составляются бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Значительно уменьшить трудоемкость учета позволяет применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета. Это достигается с помощью совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Опыт применения журнально-ордерной формы учета в промышленности, агропромышленном комплексе, предприятиях Министерства торговли показал, что работники учета, которые систематически накапливают в регистрах данные первичных документов, разработали применительно к принципам этой формы график документооборота, добились ритмичности в работе аппарата, сократили сроки представления отчетности, устранили отставание аналитического учета от синтетического, а также повысили достоверность учетных и отчетных показателей.

Одним из главных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, вытекающих из принципов журнально-ордерной формы учета, является своевременное поступление и обработка данных первичных документов работниками учета, что возможно при налаживании правильного документооборота. Если документы в бухгалтерию поступают неритмично, то регистры составляются с опозданием, что сводит на нет контрольные функции этой формы счетоводства.

Необходимо составлять график документооборота с учетом того, чтобы все журналы-ордера, ведомости, листки-расшифровки велись систематически, начиная с первого числа месяца.

Бухгалтерия организации, предприятия потребительской кооперации может состоять из ряда подразделений, отделов, подотделов или групп. Структура ее зависит от объема и содержания учетной работы. При журнально-ордерной форме учета очень важно правильно распределить обязанности и нагрузку между счетными работниками, с учетом равномерной занятости их в течение месяца.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Составление Главной книги

Прежде чем производить записи в Главную книгу, осуществляют взаимную сверку учетных регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учетных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной формы учета на предприятии.

Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Главную книгу, исправляются также корректурным способом.

Обнаруженные ошибки после записи в Главную книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.

После исправления возможных ошибок в журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги.

Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных записей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса. Главная книга открывается на весь год.

Записи данных журналов-ордеров в Главную книгу следует начинать с кредитового оборота, т. е. сначала переносится итог кредитовых оборотов журнала-ордера в графу «Оборот по кредиту» в Главной книге. Эти итоги откладываются в отчетно-вычислительной машине или счетах и по мере записи отдельных сумм в дебет соответствующих счетов, корреспондирующих с кредитом счета, отраженного в журнале-ордере, постепенно их снимают.

Это позволяет контролировать правильность записей по счетам в Главную книгу, так как сумма, отраженная по кредиту одного счета, обязательно должна соответствовать суммам, отраженным по дебету соответствующих счетов.

После окончания записей в Главной книге подсчитывают итоги по дебету каждого балансового счета. Обороты по дебету сверяются с оборотами по кредиту, т. е. сумма дебетовых оборотов по счетам должна равняться суммам кредитовых оборотов.

В случае несоответствия оборотов подсчитывают кредитовые обороты по всем журналам-ордерам, и если они совпадают с суммой оборотов по кредиту счетов, отраженных в Главной книге, значит, ошибка допущена при осуществлении записей по дебету счетов.

После сверки оборотов по дебету и кредиту счетов выводится сальдо на конец месяца. Полученные в Главной книге обороты по дебету и кредиту счетов, а также выведенные по этим счетам сальдо представляют собой оборотный баланс.

3. Простая форма бухгалтерского учета

В соответствии с Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина РФ от 21.12. 1998 г. № 64н) малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из утвержденных соответствующими органами, исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников.

Так, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства. Малые предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т. п.), из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

1) единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

2) взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

3) сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

4) накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета и регистрах бухгалтерского учета, применяемых малым предприятием, осуществляется посредством двойной записи. Сущность двойной записи заключается во взаимосвязанном отражении каждой совершенной операции одновременно на двух счетах бухгалтерского учета.

Например, операция по покупке материалов взаимоувязывает показатели, отражаемые на счете учета купленных ценностей (дебет счета 10 «Материалы») и счетах учета расчетов или денежных средств, уплаченных поставщику (кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 51 «Расчетный счет» и др.), начисление суммы по оплате труда взаимоувязывает показатели, отражаемые на счетах учета затрат на производство продукции (работ, услуг) (дебет счета 20 «Основное производство» и др.) и счетах учета расчетов по оплате труда работников предприятия (кредит счета 70 «Расчеты по оплате труда») и т. д.

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 100 в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий составляет рабочий план счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (в дальнейшем – Книга) по форме № К-1.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками, по подоходному налогу с бюджетом, малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год.

В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.

Затем в графе 3 «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

В течение месяца на счете 20 «Основное производство» в графе «Затраты на производство – дебет» собираются затраты на производство продукции (работ, услуг).

По завершении месяца данные затраты в сумме, приходящейся на реализованную в течение месяца продукцию (работы, услуги), списываются на счета учета финансовых результатов, с отражением соответственно в графах Книги «Затраты на производство– кредит» и «Реализация – дебет», при этом в графе 3 Книги «Содержание операции» делается запись «Списаны затраты на производство реализованной продукции».

Финансовый результат от реализации продукции (работ, услуг) выявляется как разница между оборотом, показанным по графе «Реализация – кредит», и оборотом по графе «Реализация – дебет».

Выявленный результат отражается в Книге отдельной строкой.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств.

После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца.

4. Таблично-автоматизированная форма учета

В последнее время все большую распространенность получает автоматизированная форма бухгалтерского учета. Такой форме свойственна последовательность обработки информации: машинный носитель информации – ЭВМ.

Организации активно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ – компьютерами, которые позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры просты и удобны в эксплуатации, что позволяет снабдить ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Использование машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:

1) высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;

2) механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;

3) увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации;

4) повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.

Элементы компьютерной системы

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации.

Современное предприятие – большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).

В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-организационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порожденными деятельностью предприятия.

Непременными элементами структуры, управляющей информационными потоками, являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры менеджмент), которые могут эффективно ее использовать.

Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует активных действий, преобразований, движения – иначе не выжить.

Главное – определить и сформулировать цели преобразований, правильно выбрать направление и понять, какими средствами готово пожертвовать предприятие для их достижения.

Целью, например, может быть повышение эффективности бизнеса, улучшение деятельности всего предприятия или его некоторых направлений.

Необходимо оценить, что дает в данном случае внедрение и использование ИС. При этом ее полезность может необязательно измеряться в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.

В настоящее время руководителю российского предприятия приходится выносить решения в условиях неопределенности и риска, а это вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, которая отражена в огромном количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно и хорошо обработанная и систематизированная информация в определенной степени является гарантией эффективного управления производством.

Если исключить умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета осуществляются либо по небрежности, либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании нелегальных или устаревших или версий программных комплексов.

Переход от изучения единичных факторов к общим выводам называется индукцией.

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, несведущий в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с бухгалтерской программой.

Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а так же построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, которая автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.

При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, которая должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае нужно ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения.

Однако современные бухгалтерские программы неспособны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.

Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто.

Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок.

В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требование ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр.

Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и другая информация храниться в программе для ее правильного функционирования.

Нужно иметь обязательно возможность редактирования справочника, добавления и удаления из него информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие.

Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять: начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета.

Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако необходимо применять более дорогую версию программы. Работа с большими объемами информации требует чрезвычайно приемлемой скорости обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли работать с одной информационной базой большого размера и скорость работы при этом не снижалась, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей и количества первичных документов и проводок.

Бухгалтеры в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными и значительно больше операций придется выполнять вручную.

Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.

Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с определенным автоматизированным торговым и складским оборудованием.

Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т. е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec, до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее.

Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.

Характеристика автоматизированных систем

Идеал для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной технической разработкой и поддержкой проекта) позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только звеньями цепи и частью целого. А это, в свою очередь, дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсом компании – товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью.

Правильный выбор программного продукта – один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты:

1) приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.

2) составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях;

3) доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии. Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя. Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющегося налогового законодательства, изменение форм отчетности определяет необходимость адаптации практически любой системы.

Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Разработка программ ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых – автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления.

Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Классификация бухгалтерских автоматизированных систем Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:

1) ориентация на размер предприятия;

2) локальные и сетевые версии;

3) ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;

4) отечественные и зарубежные программы.

Классификационным признаком бухгалтерских программ является их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Опыт составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить и их группы.

Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп.

Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка> Главная книга> Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин».

Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета.

Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.

Пакет «Мини-бухгалтерия» предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3–4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3–4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы – до 60 человек, в оптовой торговле – до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения – до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня – интегрированных систем.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2–5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте – на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка – Главная книга – Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.5, 7.7»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бух-алтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х гг. для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х гг. обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При возникновении персональных компьютеров тенденция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции сохранилась.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета интерфейс-обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности, развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов-комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМА, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции.

Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др.

Состав пакетов может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер». Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т. д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время такие системы получат в России большое распространение и спрос на них будет опережать предложение.

Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».

Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация «Парус», фирма «1С» и др. Несомненным достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы «под ключ», сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями.

Составление бухгалтерской отчетности с использованием автоматизированной системы

Бухгалтерская отчетность составляется и формируется с применением ПК ABACUS Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов произвольного вида.

Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской отчетности: Бухгалтерский баланс (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (форма № 2), Отчет об изменениях капитала (форма № 3), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Для расчета отчетных документов в подразделе «Список показателей» заводится перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде древовидного справочника, структура которого может быть определена самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование. Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности, кроме корневой группы.

Показателю определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты. Порядок расчета можно задать с помощью так называемой «Кнопочной настройки», либо с помощью алгоритма ABACUS Designer (SBW).

Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут рассчитываться данные по показателям. Периоды расчета хранятся. Можно выполнить предварительный расчет показателей в подразделе «Результаты расчета» данного раздела. Для этого показатель или группа показателей помечается и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в рублевом или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под заявленную валюту.

Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и конечное (дебетовое и кредитовое)), одновременно определяются данные в рублях, в количестве и в валюте.

Расчет и печать отчетного документа производится по данным, сформированным за выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа. При повторной печати сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования отчетной формы.

Система ABACUS Professional не позволяет вести бухгалтерский учет в полной мере, как требует предприятие.

Учет капитальных вложений ведется по договорам, контрагентам, статьям затрат.

По основным средствам: дата начала и окончания действия системных характеристик недоступны для корректировки, т. е. дата начала действия характеристики начинается с даты приобретения, а не со следующего месяца; не предусмотрена настроечная таблица корреспонденций, счет учета амортизации соответствующих каждому субсчету учета первоначальной стоимости, с затратными счетами; предусмотрено внутреннее перемещение инвентарного объекта от одного МОЛ другому, передачи в другое подразделение, перемещение с субсчета на субсчет, тогда как внутреннее перемещение это передача ИО от одного МОЛ другому, так как перемещение между субсчетами не является внутренним перемещением; не предусмотрена связь инвентарного объекта с процедурой списания НДС.

По складскому учету необходимо в структуру справочной информации добавить справочник складов предприятия, приход и расход материальных ценностей привязывается не только к счету и субсчету на счетах с аналитическим признаком «Складской учет», но и к коду склада, кроме того, необходима привязка материальных ценностей к подразделению и к частному лицу (МОЛ);

Раздел должен содержать справочник складов со следующими реквизитами: код склада, наименование склада, код подразделения, которому принадлежит склад.

По капитальному строительству: необходимо производить ввод справочной и оперативной информации об объектах капитального строительства; на основании справочной и оперативной информации формировать записи в истории проводок по выполненному объему строительно-монтажных работ (СМР), материалам, расходуемым на строительство объекта, в качестве ХО или ХПО используя объект капитального строительства; производить расчет налога на добавленную стоимость в зависимости от способа строительства (подрядный или собственными силами); производить расчет сумм возмещения НДС при вводе объекта; формировать отчеты по незавершенному строительству на основании справочной и оперативной информации.

Недостаточно продумана контрольная функция системы, т. е. если случайно или умышленно будет удалена операция или проводка, то это никак не отражается в программе – нельзя проследить, как это произошло и кто это сделал.

Системе ABACUS Professional недостаточно быстродействия, так как несколько операций, формирование документов, отчетов может занимать достаточно продолжительное время, а при большом количестве работников бухгалтерии это достаточно большой минус системе.

5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

Торговля – сфера деятельности предприятия, осуществляющего доведение произведенного продукта до потребителя, т. е. реализация функции полезности и признания потребительских качеств товара.

Особенности:

1) современное предприятие продолжает процесс производства и в сфере обращения (обычно только что прибывшие товары не готовы к немедленной реализации, нужна предварительная подготовка (разделка мяса, фасовка), поэтому появляются дополнительные расходы, накладываемые на оптовые цены);

2) торговля оказывает непосредственное влияние на формирование рынка, создание соответственной рыночной конъюнктуры, формирование спроса;

3) эта сфера оказалась самой подверженной рыночным изменениям: реорганизация, реструктуризация и трансформация в различных организационно-правовых формах и разных формах собственности, т. е. все рыночные нововведения и отношения коснулись торговли;

4) воздействие государства проявляется через налоговые санкции и льготы;

5) выручка от реализации в большей степени (более 90 %) поступает в наличной форме, поэтому в основном торговые предприятия формируют кассовую наличность банков;

6) характерно распределение объемов реализации по отдельным пунктам, и при этом только ведущая организация имеет самостоятельный баланс и составляет финансовую и бухгалтерскую отчетность;

7) очень важен вопрос организации кассового хозяйства;

8) высок удельный вес работников, облеченных материальной ответственностью, и высоки риски при найме;

9) огромные объемы «проходящих» товарных масс и денежных средств, поэтому нужно организовывать контроль движения денег и соответствующей документации. В настоящее время предприятиям малого бизнеса можно использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров – Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета хозяйственных операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций).

Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, применяются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Записи в учетные регистры производятся на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета хозяйственных операций, а уже затем – в соответствующие ведомости.

Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетный счет» Книги учета хозяйственных операций, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета хозяйственных операций. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости и затем расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчиты-ваются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать.

Информация о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используется для составления бухгалтерского баланса.

В настоящий период организации имеют право сами выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм предприятия могут разрабатывать свои оригинальные формы, создавать программы регистрации и обработки, совершенствовать учетные регистры.

Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.

Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.1).

Бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме проводится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов.

┌───────────────────┐

┌────┤Первичные документы├───────────┐

│ └─────────┬─────────┘ │

│ ┌─────────┴─────────┐ │

│ │Таблицы, ведомости,│ │

│ │ карточки │ │

│ └─────────┬─────────┘ │

│ ┌─────────┴─────────┐ ┌──────┴──────┐

└────│ Журналы - ордера ├────┤ Кассовая │

└─────────┬─────────┘ │ книга │

│ └─────────────┘

┌─────────┴─────────┐

│ Главная книга │

└─────────┬─────────┘

┌─────────┴─────────┐

│Баланс и отчетность│

└───────────────────┘

Рис.6.1. Схема журнально-ордерной формы

Кроме того, обработка включает внесение сведений из данных документов в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости и в кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. (Сведения по ряду операций не заносятся во вспомогательные документы, а поступают сразу в журналы-ордера.) Расчеты по кассе оформляются дополнительно в кассовой книге, а затем из нее переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебетам счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам.

По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность предприятия (месячная, квартальная и годовая).

В настоящее время на больших и средних предприятиях применяется 16-ти журнальная форма, дополненная совокупность ведомостей.

Перечень журналов-ордеров (Ж-О) этой формы представлен ниже:

Ж-О N 1 "Касса" (счет 50);

Ж-О N 2 "Расчетные счета" (счет 51, 57) и Ж-О N 2/1 "Валютные счета" (счет 52, 57);

Ж-О N 3 "Специальные счета в банках" (счет 55);

Ж-О N 4 "Учет кредитов и займов" (счета 66, 67);

Ж-О N 5 "Учет финансовых вложений" (счет 58);

Ж-О N 6 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (счет 60) и Ж-О N 6/1 "Учет операций по заготовке и приобретению материальных ценностей" (счета 15, 16);

Ж-О N 7 "Расчеты с подотчетными лицами" (счет 71);

Ж-О N 8 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (счета 58, 62, 68, 73, 75, 76);

Ж-О N 9 "Внутрихозяйственные расчеты" (счет 79);

Ж-О N 10 и Ж-О N 10/1 "Учет затрат на производство" (счета 02, 04, 05, 10, 11, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 69, 70, 76, 94, 97);

Ж-О N 11 "Учет отгрузки и реализации" (счета 41, 42, 43, 44, 45, 62, 90) и Ж-О N 11/1 "Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов" (счета 01, 03, 04, 91).

Ж-О N 12 "Учет источников собственных средств и целевых поступлений" (счета 14, 59, 63, 80, 81, 82, 83, 84, 86, 96).

Ж-О N 13 "Учет собственных основных средств, долгосрочно арендуемых основных средств и нематериальных активов" (счета 01, 03, 04, 91).

Ж-О N 14 "Учет переоценки ценностей" (счет 14, 59).

Ж-О N 15 "Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов" (счета 84, 91, 98, 99).

Ж-О N 16 "Учет капитальных вложений" (счета 07, 08, 11).

Примечания: Журнал-ордер N 5 открывается при большом объеме учета в журнале-ордере N 8. Журнал-ордер N 6/1 открывается по необходимости, в противном случае счета 15 и 16 входят в журналы-ордера N 10 и N 10/1. Журнал-ордер N 11/1 может быть заменен журналом-ордером N 13.

При среднем и небольшом объеме учета может быть использована 8-ми журнальная форма, в которой журналы-ордера группируют счета по экономическим признакам:

Ж-О N 1 "Учет денежных средств" (счета 50, 51, 52, 55, 56, 57, 58);

Ж-О N 2 "Учет кредитов, ссуд, займов" (счета 66, 67);

Ж-О N 3 "Учет основных средств и уставного капитала" (счета 01, 02, 03, 04, 05, 80, 81);

Ж-О N 4 "Учет производства" (счета 10, 14, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 97);

Ж-О N 5 "Учет отгрузки и реализации" (счета 41, 42, 43, 44, 45, 90, 91);

Ж-О N 6 "Учет расчетов" (счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79);

Ж-О N 7 "Учет доходов и резервов" (счета 59, 63, 82, 83, 84, 91, 94, 96, 98, 99);

Ж-О N 8 "Учет капитальных вложений" (счета 07, 08, 11).

Рассмотрим принципы построения журналов-ордеров и Главной книги.

Журнал-ордер представляет собой таблицу, в которую заносятся данные хозяйственных операций по кредитовому признаку.

Для лучшего понимания как составляется баланс разными формами ведения бухгалтерского учета, рассмотрим один условный пример и решим его всеми формами ведения бухгалтерского учёта.

Для наглядного представления механизма формирования журналов-ордеров, обработки в них поступивших сведений и перенесения их в Главную книгу, а также составления Главной книги и обработки в ней данных хозяйственных операций рассмотрим упрощенный пример.

Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 предназначены для учета кассовых операций, отра­жаемых на счете 50 «Касса». Записи в этот журнал-ордер и ведомость производятся итога­ми за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним докумен­тами. При незначительном количестве кассовых документов допускается записи опера­ций в регистры делать не ежедневно, а за 3-5 дней в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за ко­торые осуществляются записи, например: 1-3, 15-17.

Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской корреспонденции, предварительно простав­ляемой в отчете кассира или на документах.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Для контроля и оперативных целей на протяжении месяца используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в со­ответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федера­ции, утвержденного письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции от 26 фев­раля 1996 г.).

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата Рос­сии от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и по учету результатов инвентариза­ции» (в редакции Постановлений Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 и от 3 мая 2000 г. № 36).

Журнал-ордер № 2

Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 предназначены для учета операций, отражаемых на счетах 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Записи в этот журнал-ордер и ве­домость производятся на основании выписок банка по расчетному (валютному) счету и приложенных к ним документов по корреспондирующим счетам итогами по одной или нескольким выпискам банка. Когда записи делаются итогами по нескольким выпискам, в графе «Дата» должны быть приведены начальная и конечная даты этих выписок.

Суммы для отражения в журнале-ордере и ведомости необходимых итогов группируются путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним докумен­тах согласно приведенным в них бухгалтерским корреспонденциям. Корреспонденция счетов указывается как в банковских выписках, так и на документах.

Остаток средств на расчетных (валютных) счетах в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Для оперативных целей на протяжении месяца используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

Журнал-ордер № 3

Журнал-ордер № 3 предназначен для учета операций, отражаемых по кредиту счетов 55 «Специальные счета в банках» (по субсчетам 55-1 «Аккредитивы»; 55-2 «Чековые книж­ки»; 55-3 «Депозитные счета» и др.), 57 «Переводы в пути» и 58 «Финансовые вложения» (по субсчетам 58-1 «Паи и акции», 58-2 «Долговые ценные бумаги», 58-3 «Предо­ставленные займы», 58-4 «Вклады по договору простого товарищества» и др.), в этом журнале-ордере осуществляется также аналитический учет по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» и 58 «Финансовые вложения».

Данные, необходимые для аналитического учета по счету 55, содержатся непосредствен­но в выписках банка по этому счету.

Записи операций в журнал-ордер по счету 55 производятся на основании выписок банка (соответствующих документов) в разрезе корреспондирующих счетов итогами по одно­родным операциям.

Обороты по кредиту счетов 55, 57 и 58, за исключением сумм, отражаемых в корреспон­денции с дебетом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», зано­сятся в журнал-ордер № 3 по первичным документам. Суммы, относимые в дебет счетов 50, 51, 52, отражаются итогами за месяц на основе соответствующих данных ведомостей № 1 и № 2.

Аналитический учет на субсчете 55-1 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

Аналитический учет на субсчете 55-2 «Чековые книжки» ведется по каждой полученной чековой книжке.

Аналитический учет на субсчете 55-3 «Депозитные счета» ведется по каждому вкладу.

Основанием для принятия к учету на счет 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательного бан­ка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкас­саторам и т.п.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывается на счете 57 обособленно.

Аналитический учет на счете 58 «Финансовые вложения» ведется по видам финансовых вложений и объектам, в которые осуществлены эти вложения (организациям - продав­цам ценных бумаг; другим организациям, участником которых является организация;

организациям-заемщикам и т.п.). Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о краткосрочных и долгосрочных активах.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета является наиболее распространенной к применению среди представителей любых форм бизнеса. Она же реализована и в большинстве компьютерных программ, позволяющих вести учет в электронном виде на предприятии.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и журналы-ордера

Что же представляет из себя журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета? Своего рода это совокупность как синтетического, так и аналитического отражения фактов хозяйственной деятельности организации, ведущегося системно и в хронологическом порядке. Основной характеристикой журнально-ордерной формы учета является регистрация всех операций в хронологическом порядке в особых накопительных ведомостях – журналах-ордерах.

Единой утвержденной формы журнала-ордера, обязательной к использованию всеми организациями, не существует, поскольку, как известно, регистры бухучета и конкретные применяемые для работы бланки организация вправе разработать и утвердить в собственной учетной политике самостоятельно. Однако есть вполне еще действующее письмо Минфина РФ от 24 июля 1992 года № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях», в котором представлены в том числе и инструкции по ведению единой журнально-ордерной формы счетоводства. В этом же документе приводится перечень типовых форм таких ведомостей, которые предприятия могут использовать в зависимости от собственной отраслевой принадлежности. В то же время в письме также подтверждается, что ту или иную форму регистра организация вправе самостоятельно приспособить под конкретную специфику своей деятельности.

Принцип построения журнала-ордера

Разумеется, в основу строения журналов ордеров положен признак фиксирования тех или иных операций или бухгалтерских записей традиционно на основании первичных учетных документов. Это правило соблюдается вне зависимости от того, типовую ли, либо же самостоятельно разработанную форму регистра применяет конкретное предприятие. Совокупность отражения первичных документов как раз и находит свое воплощение в журналах-ордерах.

Записи в рамках заполнения ведомости журнально-ордерной формы проводятся лишь по кредиту отражаемых операций. Такой подход помогает избежать дублирования отражаемых в учете данных. Допускается также ведение журналов-ордеров за квартал, полугодие или год в целом. При этом записи как синтетического, так и аналитического учета, в большинстве случаев отражаются в одном регистре, а сама информация по тем или иным операциям представлена в разрезе таких показателей, которые необходимы для осуществления контроля и составления бухгалтерской отчетности.

Внешне журналы-ордера – это отдельные листы с представленными в них в виде таблицы данными по одному конкретному счету и по связанным с ним счетам. Таким образом на основании журнала-ордера можно в итоге отследить данные накопительным итогом за период по кредиту такого «заглавного» счета, а в самой таблице будут прослеживаться составляющие цифры оборотов по нему в корреспонденции с дебетом других счетов. Журнал-ордер может быть составлен по кредиту любого счета, как то 50 «Касса», 51 «Расчетные счета », 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками » и так далее.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, пример

Журнал-ордер №2 по кредиту счета 51 «Расчетные счета»

		С кредита счета 51 «Расчетные счета» в Дебет счетов
		50 «Касса»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	68 «Расчеты по налогам и сборам»	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	91 «Прочие доходи и расходы»

Наряду с журналами-ордерами при ведении учета по журнально-ордерной форме применяются так называемые вспомогательные ведомости. Дополнительные регистры как правило не используются. Однако, если того требуют задачи ведения учета организации в целом, например, если требуется расшифровать более детально какие-либо данные в ведомостях, то компания вправе использовать также дополнительные специально разработанные таблицы. Опять же, применение таких форм необходимо закрепить в