Сбор документов - первое, с чем вы столкнетесь после выбора помещения для своего кафе, бара или ресторана. Только после подачи всех заявлений и получения разрешений стоит думать о следующих этапах.
Советуем вам сразу решить, будете вы строить кафе с нуля (искать помещение, оборудовать его, делать перепланировку) или подыщете уже готовое место. Второй вариант гораздо менее хлопотный, вам не нужно будет получать большинство проблемных разрешений, но зато вы не сможете полностью подстроить помещение под себя.
И еще, чтобы не терять данные о продажах, отслеживать самые маржинальные позиции вашего меню, обезопасить себя от воровства персонала и корректно собирать данные для налоговой, советуем в самом начале установить в своем заведении систему автоматизации. Например, Poster можно 15 дней, чтобы понять как работают подобные системы учета и для чего они нужны. А теперь более подробнее про документы.
Так какой выбрать путь и какие документы нужны для открытия кафе?
Готовое помещение
Аренда помещения, где до этого уже было кафе, бар или ресторан. Внутри все обустроено, оборудовано, есть разделения: зал, кухня, туалеты, склад. Плюсы в выборе такого варианта:
экономия начальных вложений;
быстрый запуск проекта;
минимум времени для получения документов и подтверждения разрешений от различных органов (водоснабжение, электричество, пожарная служба, СЭС, энергосбыт и другие).
Для полноценного старта своего бизнеса с таким помещением вам останется только решить организационные вопросы:
выбрать форму налогообложения;
подать документы в налоговую инспекцию;
забрать все разрешительные документы у собственника и отнести их в службы, уже со своим договором аренды;
перезаключить договоры на себя и начать работать.
Пожалуй, единственный минус при таком варианте - ограниченность в выборе концепции, направления заведения. Предположим, вы хотите открыть пиццерию с винным баром. Но часть помещения, выделенная под кухню, слишком маленькая, и, согласно нормам санэпидемслужбы, вы не можете получить на это разрешение, к тому же вам нужно выделить место под бар.
Открытие с нуля
Если помещение, которое вам приглянулось, ранее не использовалось в общепите, для начала лучше обратиться в проектную компанию. Желательно, чтобы она была членом саморегулируемой организации (СРО) по проектным работам. Большинство обычных дизайнерских фирм не смогут полноценно помочь вам получить все необходимые разрешения. Проектная компания помогает вам на этапах:
Проектирования;
Получения разрешения на реконструкцию;
Проведения реконструкции;
Получения разрешения на ввод помещения в эксплуатацию;
Утверждения нового технического плана в БТИ.
Не забудьте перед началом любых проектных работ заключить договор аренды минимум на год и зарегистрировать его в Росреестре или Госреестре, если вы открываетесь в Украине. Это обязательное условие, чтобы в дальнейшем получить лицензию на торговлю алкоголем. Без договора аренды и документов на недвижимость вы не сможете получить лицензию.
При открытии кафе с нуля придется тесно сотрудничать с разными инстанциями:
СЭС (будьте готовы к соблюдению норм, касающихся вентиляции, освещения, влажности, размеров и структуры помещения).
Пожарная инспекция (будет требовать наличие противопожарной защиты, сигнализации, плана эвакуации, нормы вентиляции и т. п.).
Водоканал, энергосбыт.
План действий
Регистрация в налоговой
Если вы собираетесь продавать алкоголь, лучше сразу регистрировать юридическое лицо, только так тогда вы сможете делать это законно. Однако большинство владельцев небольших заведений идут на хитрость и регистрируют кафе с кухней на ИП (индивидуальный предприниматель) или ФЛП (физическое лицо - предприниматель) для Украины, а бар, который продает весь алкоголь, - на ООО. Вы, наверное, не раз замечали, как в заведении вам отдают два чека: отдельно по кухне и по напиткам. Вот это как раз тот яркий пример. Регистрация в качестве ИП или ФЛП значительно упрощает ведение налоговой и бухгалтерской отчетности.
Еще немного про ИП (ФЛП)
Большой недостаток такой формы ведения бизнеса - повышенная ответственность. Вы будете своим имуществом отвечать за любые обязательства и штрафы по вашему ИП (ФЛП). Да, и если вы собираетесь делить бизнес с партнерами или нашли инвестора, такая форма вам также не подойдет.
Подготовка документов в налоговую
Чтобы успешно зарегистрироваться в налоговой инспекции, сразу подготовьте весь пакет документов. Не стоит оставлять некоторые из них на потом: так вы затянете и без того небыстрый процесс.
Регистрация в Украине
Регистрация ФЛП требует минимальных материальных и временных затрат. Достаточно:
заполнить регистрационную форму;
принести и показать паспорт и справку с ИНН.
Регистрация ООО. Главная особенность этой формы в том, что весь уставный капитал разделен на доли, каждый из участников ООО несет ответственность лишь в рамках своей доли.
Размер долей вы выбираете сами и вносите в устав ООО.
Таким образом, вы можете свободно открыть заведение с партнером, инвестором или просто обезопасить свое личное имущество от форс-мажоров. Минус в том, что расходы на регистрацию ООО значительно выше, а необходимый пакет документов больше. Помимо документов, которые нужны для регистрации ФЛП, вам еще понадобятся:
протокол учредительного собрания;
устав ООО;
если участники ООО - юридические лица - еще и их учредительные документы.
Регистрация в России
Нужны будут следующие документы:
нотариальная доверенность для представителя (если он вам нужен).
заявление (если подаете лично, то заверять у нотариуса не нужно);
протокол учреждения и устав ООО в двух экземплярах (для юрлица);
квитанция об уплате госпошлины;
У нас есть еще отдельная статья на тему: « ?», где описаны различные причины для блокировки вашего банковского счета налоговой.
Выбор вида деятельности
Теперь, когда вы будете заполнять документы и дойдете до пункта «Виды деятельности по ОКВЭД», вы не потеряетесь. Для ресторанного бизнеса это:
в России:
56.10 - деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.
Это общий блок, из него нужно выбрать более конкретные коды, которые подходят вашему типу, например:
56.10.1 - деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания;
56.10.21 - деятельность предприятий общественного питания с обслуживанием навынос.
в Украине:
56.10 - деятельность ресторанов, оказание услуг питания.
Блок включает услуги по предоставлению питания потребителям независимо от того, где они предоставляются: в специализированных местах общественного питания или в ресторанах самообслуживания, потребляют в помещении, забирают с собой или заказывают домой. Сюда также относится приготовление и подача пищи для быстрого потребления из автомобилей или передвижных вагончиков.
Есть и специальные пункты с более конкретными видами деятельности (например, если вы планируете также предоставлять услуги кейтеринга):
56.21 Поставка готовых блюд для событий.
56.29 Поставка других готовых блюд.
Выбор формы налогообложения
Для России
ОСН или ОСНО - общий, основной налоговый режим.
Специальные режимы: УСН, ЕНВД, ЕСХН и патент (только для ИП).
Здесь нужно выбирать с учетом предполагаемого оборота, количества наемных сотрудников и других условий.
Если вы рассчитываете на большие доходы, лучше будет сразу перейти на ЕНВД или патент - это фиксированные режимы. Например, ЕНВД рассчитывается в зависимости от площади зала обслуживания, которая определяется по паспорту из БТИ, а патент зависит только от вида деятельности, где заработанный капитал не влияет на налоговую ставку.
Если доходы небольшие, выгоднее перейти на УСН, где налог рассчитывается в зависимости от общих доходов.
Не забывайте, что заявление с выбранным режимом подается вместе со всеми документами в налоговую и поменять его можно только спустя год.
Для Украины
Существует две формы: общая и упрощенная. Но если вы планируете продавать табак и алкоголь, упрощенную выбрать нельзя.
Основное преимущество общей системы - налог уплачивается не со всей выручки, а только с доходов, плюс вы можете заниматься любым видом деятельности (конечно, при наличии нужных разрешений и лицензий). У вас может быть неограниченное количество работников и объем прибыли. Обратная сторона общей системы - сложное ведение бухгалтерского и налогового учета.
Заведения, которые не планируют продавать алкоголь и табачные изделия, смело могут переходить на упрощенную систему налогообложения. Подойдет как вторая, так и первая группа налогоплательщиков - они описаны ниже.
Вторая группа - количество человек, состоящих с вами в трудовых отношениях, не превышает 10. Объем дохода не должен быть больше 1 500 000 грн. Налоговая ставка - до 20% от размера минимальной заработной платы.
Третья группа - количество человек, состоящих с вами в трудовых отношениях, не ограничено. Объем дохода не должен быть больше 5 000 000 грн. Налоговая ставка - 3% от дохода при регистрации НДС или 5% для неплательщиков НДС.
Лицензия на алкоголь
Обычно в кафе стараются добавить в меню алкоголь: его продажа значительно повышает оборот заведения и расширяет круг потенциальных гостей. Здесь не обойтись без лицензии на розничную продажу алкоголя. И не забывайте про срок и тип лицензий. Например, перед тем как , подумайте, планируете ли вы в дальнейшем продавать крепкий алкоголь, ведь от этого будет зависеть тип лицензии, а выдается она на определенный срок.
Россия
Лицензию выдают в администрации субъекта РФ: области, края или республики. Нужны следующие документы:
Заявление;
ИНН (или копия);
Копия свидетельства о регистрации юридического лица;
Квитанция об уплате госпошлины;
Оригиналы и копии учредительных документов;
Документ, подтверждающий полную оплату уставного капитала ООО;
Договор аренды на год и более или документы на помещение (если вы собственник), зарегистрированные в Росреестре.
Лицензия выдается не более чем на 5 лет. Размер госпошлины может меняться.
Не забудьте, что после получения лицензии вам нужно сообщить в Роспотребнадзор о начале деятельности.
Украина
Лицензию можно получить в Минэкономразвития, срок - 1 год. Нужны следующие документы:
Заявление;
Справка из налоговой о постановке на учет;
Копия документа о регистрации электронного кассового аппарата с подписью руководителя.
Лицензия выдается в течение 10 дней.
Документы СЭС для кафе
Обязательно нужно получить заключение санитарно-эпидемиологической службы. Не понадобится оно вам только в том случае, если в арендуемом помещении до этого было другое заведение общепита и вы не планируете реконструировать или переоборудовать его.
Чтобы получить заключение СЭС, нужно предоставить:
удостоверение о госрегистрации;
паспорт налогоплательщика;
справку из БТИ;
архитектурный и технологический проект, включающий схему кондиционирования, вентиляции;
заявление собственника;
копию устава ООО (если вы оформляете заведение на юрлицо);
договор купли-продажи или аренды помещения;
согласование введения объекта в эксплуатацию со стороны СЭС.
Получить заветное согласование СЭС можно в разрешительном центре в районе, где находится ваше заведение.
Для России в этот список входят дополнительные документы для кафе:
перечень реализуемой продукции в 3 экземплярах;
санитарные паспорта;
договор со службой дезинфекции и дератизации;
журнал дезинфекции, зарегистрированный в СЭС;
договор на вывоз мусора;
проект перепланировки или реконструкции помещения, согласованный с СЭС (если она проводилась);
медицинские книжки всех сотрудников со всеми проставленными анализами.
После получения разрешения от СЭС нужно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности.
Безусловно, вы можете доверить сбор документов сторонним компаниям под ключ, но вам в любом случае нужно знать, что и для чего они собирают. Как минимум чтобы потом проверить их работу и контролировать процесс сбора.
Какие еще нужны разрешительные документы для открытия кафе?
Помимо выполнения основных процедур, таких как регистрация в налоговой, оформление договора аренды и получение лицензий на продажу алкоголя, вам нужно заключить договоры на:
Обслуживание с организацией, обеспечивающей противопожарную безопасность;
Вывоз мусора;
Дератизацию и дезинсекцию.
Эти документы помогут вам при прохождении проверок Роспотребнадзора и Государственного пожарного надзора (в Украине эти функции выполняют Государственная инспекция Украины по вопросам защиты прав потребителей и ГСЧС).
Итоги
Открытие вашего заведения и его дальнейшая работа во многом зависят от правильно собранных документов. Законодательные нормы меняются каждый год - не пожалейте времени на их изучение. Даже материал из нашей статьи через некоторое время может быть уже не совсем актуальным или неполным, несмотря на то что мы стараемся постоянно обновлять его. Берегите свои нервы, внимательно и не спеша собирайте документы для открытия кафе. Лучше несколько раз все проверить и уточнить в соответствующих службах.
Вы также можете посмотреть специальный видеоурок из серии «Как открыть кафе», посвященный теме документов для первого заведения.